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CASO DE ÉXITO: Cepsa, es una de las compañías de referencia más importantes del sector energético, con presencia en los cinco continentes y con más de 90 años de trayectoria en el mercado. Es una de las compañías internacionales líderes en el compromiso con la movilidad y la energía sostenible y actualmente se encuentra entre las diez primeras empresas de Europa por volumen de facturación. Este gran volumen de facturación requiere una implementación en sus acciones internas enfocadas dentro del entorno SAP, para mejorar la recopilación de datos en todas sus facturas entrantes. Para poder gestionar todos sus procesos internos, CEPSA conocía y tenía implementado las herramientas de Kofax Capture y Kofax Transformation, pero necesitaba mejoras y optimizaciones en los procesos de automatización. ¿Cuáles eran las dificultades y desafíos por los que atravesaba Cepsa? Dado a su gran volumen de facturación, Cepsa necesitaba modernizar y optimizar los procesos en sus departamentos de “cuentas por pagar”. Como paso inicial en su camino a la “Transformación Digital”, Cepsa, necesitaba ampliar las características y necesidades de las herramientas actuales de automatización de facturas que tenían implementadas, Kofax Capture y Kofax Transformation por una más completa y con mayor funcionalidad, que permitiese mejorar sus procesos internos de negocio, en este caso la “Automatización de facturas de Proveedor”  ¿Cómo lo hicimos? Nuestro Caso de éxito: Cepsa confió en nosotros para llevar a cabo la automatización y modernización del proceso de facturación para así mejorar la productividad, optimizar el flujo de caja, llevar un mejor control de sus procesos internos y mejorar la relación con sus proveedores. Nuestros profesionales analizaron y auditaron las necesidades que presentaba CEPSA en ese momento, y es ahí donde se les propuso como solución la herramienta Kofax Total Agility  como plataforma de factura OCR, una plataforma más moderna, más completa y con mayor funcionalidad, ejecutando así el proyecto, minimizando la gestión de cambios por parte del usuario y obteniendo una mejora en la usabilidad de la herramienta. Por lo tanto, conseguimos pasar de una plataforma de Captura (KC-KTM) a una plataforma de “Automatización Inteligente” (Kofax Total Agility) debido a sus características para la automatización de procesos y la integración con otros módulos, subprocesos y componentes externos o de terceros, permitiendo implementar la automatización con los procesos de Captura dirigidos. Está plataforma, permitió su integración con VIM  (solución de gestión de facturas de proveedor en SAP) y OpenText (repositorio y gestor documental), dos de las plataformas para SAP que ya tenía el cliente para la “Automatización de Facturas” ¿Qué resultados logramos en CEPSA? Gracias a la auditoria de AmyPro como partner especializado en los productos de Intelligent Automation y  Kofax, como socio colaborador y líder mundial en soluciones de automatización y captura inteligente, CEPSA ha alcanzado unos resultados y mejoras visibles gracias a la implementación de la plataforma KTA: El nivel de automatización se mejora en un 95%. Se redefinen algunos procesos que se adaptan a los requisitos legales y de cumplimiento, basándose en la herramienta BPM que ofrece KTA. Reestructuración del área de negocio. Mejora en la extracción online de datos de hasta un 100% Ahorro de tiempo en los procesos y contabilidad de facturas. Automatización de flujos de trabajo en caso de fallo. Mejor seguimiento de los procesos internos. Esta solución ha mejorado tanto las métricas de la compañía como la gestión de datos para el entorno SAP y la aparición de ventajas sobre los productos de su competencia. De esta forma, existe la posibilidad de añadir nuevos procesos de negocio y otro tipo de documentos como los de RRHH, en caso de ser necesarios. Actualmente seguimos colaborando con Cepsa actualizando su plataforma, mejorando sus procesos y extendiendo estas mejoras a otros países de su compañía. ¿Te ha parecido interesante este caso? ¿Quieres implementarlo en tu empresa? En AmyPro, analizamos los procesos y las formas de trabajar de las compañías. Contáctanos y nuestro equipo de profesionales analizará los procesos, realizará un diagnóstico completo y te explicará las posibles soluciones que se adecuen a tus necesidades. 

Hasta el momento, todas las empresas y trabajadores por cuenta propia que facturan a organismos públicos en España están obligadas a hacerlo mediante factura electrónica tras la aprobación y publicación de la Ley 25/2013 de 27 de Diciembre de impulso de la facturación electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Con la llegada de la nueva “Ley Crea y Crece”, publicada en el Boletín Oficial del Estado el 29 de Septiembre 2022 ( Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas) y la cuál entró en vigor el pasado 19 de Octubre, todas las empresas y trabajadores por cuenta propia, tendrán la obligación de expedir, remitir y recibir sus facturas electrónicamente. Esta medida entrará en vigor progresivamente: Todas aquellas empresas o trabajadores por cuenta propia que tengan una facturación superior a 8 millones de euros anuales, tendrán un plazo de 1 año para aplicar esta medida. Todas aquellas empresas o trabajadores por cuenta propia que tengan una facturación inferior a 8 millones de euros anuales, tendrán un plazo de 2 años para aplicar esta medida. Con la aprobación de esta ley, se pretende potenciar la digitalización en las empresas y mitigar la morosidad comercial. CARACTERÍSTICAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Las facturas electrónicas pasan a tener la misma validez que las facturas recibidas en papel, siempre y cuando cumplan con los requisitos que establece el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.: En primer lugar, para poder emitir las facturas en formato electrónico (PDF, HTML, XML…) es necesario el consentimiento expreso o tácito del destinatario. Para asegurar su autenticidad de origen y la integridad del contenido, se tendrá que utilizar la firma electrónica avanzada, el EDI (intercambio electrónico de datos) o cualquier otro medio aprobado por la Agencia Tributaria. La factura electrónica deberá tener la misma información que las facturas en formato papel: (Razón social, CIF, Fecha factura, nº factura, base imponible, IVA etc) Tendrá que ser legible y deberán ser conservadas el tiempo que establezca la ley (4años aun cuando termine la relación contractual) ¿QUÉ BENEFICIOS TIENE EL USO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA?  Reducimos costes en la gestión  Ya no solo costes de impresión y envío, si no costes operativos, ya que, gracias a la expedición y recepción de factura electrónica, todos los procesos administrativos se reducen, aumentando así la productividad y eficiencia en los departamentos de facturación. Reducimos errores humanos  La intervención humana se reduce al mínimo ya que todo el proceso se vuelve automático, utilizando herramientas de digitalización o de captura de datos a través de tecnología OCR y tecnología RPA que nos permite automatizar la recepción del correo capturando de forma automática la información y adjuntos de las facturas recibidas mediante esa vía. Acceso rápido a la información  Con las soluciones de gestión documental que hay actualmente en el mercado, tendrás acceso a tus facturas de manera remota, en tiempo real y desde cualquier lugar y dispositivo. Cumplimiento de las leyes  Gracias a las soluciones y herramientas que existen en la actualidad utilizadas para la gestión de procesos de factura electrónica, te aseguras de que estas queden custodiadas cumpliendo los plazos que marca la ley. Ayuda a mejorar el medio ambiente  La producción de papel como facturas, contratos, albaranes, y su respectivo almacenaje significan un alto porcentaje de emisión de Co2, una excesiva tala de árboles, y además, provocan la extinción de especies de flora y fauna. La facturación electrónica y la digitalización de documentos contribuyen a preservar el medio ambiente y a la protección de los bosques primarios. Tanto el gobierno de España como la Unión Europea apuestan por el uso de estas tecnologías para afrontar los retos del cambio climático y la degradación del medio ambiente.   En AmyPro apostamos por la «digitalización de procesos empresariales», entre ellos la implementación de  factura electrónica y te ayudamos en todo el proceso de implantación, proporcionándote herramientas y soluciones líderes en el mercado. Ponte en contacto con nosotros y nuestro equipo de expertos te asesorará de la solución que mejor se adapte a tu negocio.   Artículos relacionados: https://amypro.es/recepcion-de-facturas-en-formato-pdf/ https://amypro.es/automatiza-la-recepcion-de-facturas-con-vim/ https://amypro.es/nueva-ley-crea-y-crece-2022/

  Hoy entra en vigor la nueva Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas aprobada el pasado 28 de Septiembre por el Congreso de los Diputados para simplificar la creación de empresas, disminuir obstáculos regulatorios, combatir la morosidad y fomentar su crecimiento y desenvolvimiento.    ¿De qué trata la Ley Crea y Crece?  Con la nueva Ley «Crea y Crece», el proceso para construir una empresa será mucho más fácil, rápido y económico. Por un lado, se establece la posibilidad de constituir una Sociedad de Responsabilidad Limitada con un capital social de 1 euro, frente al mínimo legal de 3.000 euros establecidos hasta el momento, permitiendo a las empresas utilizar estos recursos en usos alternativos para su puesta en marcha. Por otro lado, se facilita y agiliza su constitución gracias a los procedimientos telemáticos a través de la ventanilla única del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), lo que garantiza una reducción en los plazos para su creación y de los costes notariales y registrales. (en menos de 10 días, se podrá constituir una empresa)   20% de los beneficios hasta alcanzar los 3.000 euros  Aunque la Ley Crea y Crece establece que se podrá constituir una Sociedad Limitada con un Capital de tan solo 1 euro, el 20% de los beneficios obtenidos por la empresa, deberán de ir destinados OBLIGATORIAMENTE a la partida de “Reserva Legal” hasta alcanzar los 3.000 euros, cantidad mínima con la que cuál podías constituir una empresa antes de la nueva Ley. En el caso de que la empresa se disolviera sin llegar a subsanar dicho importe, serán los socios quienes tendrán que responder de manera solidaria y asumir la diferencia del capital social acumulado, hasta los 3.000 euros que se requieren.   ¿Qué medidas se adoptan para luchar contra la morosidad?    La norma incluye, entre otras, medidas para avanzar en la lucha contra la morosidad comercial, por lo que la expedición y recepción de factura electrónica será obligatoria en todas las operaciones comerciales de las empresas, modificando así la normativa actual. Con esta medida se quiere favorecer la “transformación digital” de las empresas, y con ello la trazabilidad y control de las fechas de pago de las facturas. Gracias a esta precisión, se podrá conocer la realidad de morosidad comercial. *Actualmente, la facturación electrónica será obligatoria a partir del 2023, para todas aquellas empresas que facturen más de 8 millones de euros y del 2025 para todas aquellas que facturen menos de 8 millones.  Como otra medida más para luchar contra la morosidad, se establece que las empresas que no cumplan los plazos de pago establecidos en la Ley de Morosidad (Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales) no podrán acceder a subvenciones públicas, ni ser entidad colaboradora en su gestión. Estas medidas afectarán positivamente a los autónomos y pequeñas empresas, ya que son las que sufren las consecuencias de los retrasos o falta de pago por parte de las grandes empresas. Asimismo, se creará un Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que hará un seguimiento y análisis de los datos de los plazos de pagos y publicará un listado anual de empresas morosas. También se incluye en la Ley de Sociedades de capital y la Ley de Morosidad la obligación de que las empresas grandes indiquen con mayor detalle en sus memorias anuales el periodo medio de pago a sus proveedores o el número de facturas pagadas en un periodo inferior al máximo establecido en la normativa de morosidad.   Alternativas financieras para las empresas    La nueva Ley Crea y Crece impulsa la financiación participativa, inversión colectiva, el capital riesgo, y potencia mecanismos como el crowdfunding, adaptado a la normativa de la Unión Europea. La industria del capital del riesgo se impulsa, ampliándose el tipo de empresas en las que pueden invertir estas entidades, incluyendo empresas financieras con alta actividad tecnológica. Se amplían las figuras reconocidas para fondos cerrados, contribuyendo a mejorar la financiación empresarial de compañías que hayan visto deteriorada su estructura financiera como consecuencia de la pandemia. En relación con las Instituciones de Inversión Colectiva, se establecen los medios telemáticos como medio de comunicación por defecto y se flexibiliza el régimen de diversificación de inversiones de las entidades de capital riesgo. Artículos relacionados: https://amypro.es/recepcion-de-facturas-en-formato-pdf/

Como cada año, Ausape publica su guía: “Quien es Quien”, siendo esta la única guía que identifica a los mejores socios para los proyectos SAP. En esta guía, que suma ya 12 ediciones, podemos encontrar un directorio completo de partners que contribuyen y forman parte de la comunidad de Ausape. “AmyPro, miembro de Ausape desde 2016”: ser asociado especial de AUSAPE, nos permite estar constantemente actualizados con las últimas novedades dentro del ecosistema SAP y estar en contacto con su red de usuarios (clientes y partners) aportando nuestra experiencia en las soluciones innovadoras dentro del ámbito del ECM. Desde AmyPro, consultora ECM de referencia, queremos invitarte a que nos conozcas un poco más, por qué debes elegirnos y cual es nuestro valor diferencial y fortalezas. Además, podrás descubrir las soluciones y servicios que ofrecemos gracias a nuestro equipo de profesionales avalado por una trayectoria de más de 15 años de experiencia. No dudes en contactarnos o solicitarnos una demo para ampliar información.

Un año más, lo han vuelto a conseguir y se han superado. Sevilla nos acogió el pasado 01 y 02 de Junio en el Palacio de Congresos y Exposiciones, para celebrar el evento más esperado por toda la comunidad SAP de España, el Fórum Ausape 2022. Esta vez bajo el lema “Humanos Digitales”, en su XVII edición, albergó a más de 1.000 participantes entres clientes, parters y proveedores de soluciones, superando así todas las expectativas. Se determinaron espacios para el networking, zona de exposición para la interacción con los asistentes, y zona para el foro de empleo. La agenda, que estaba muy enfocada a la innovación y transformación digital, también incluía una cena de Gala en la Finca “La Soledad”, para culminar así la primera jornada de este enriquecedor encuentro. En el evento, pudimos ser partícipes de sesiones plenarias, mesas redondas así como también de notables ponencias de las diferentes consultoras tecnológicas más importantes del país, donde se realizaron más de 40 sesiones paralelas y que hicieron de este encuentro un evento de gran calidad. Desde AmyPro, pudimos presentar el caso de éxito de nuestro cliente Cepsa, en la ponencia “Procesamiento Inteligente de Facturas”, dirigida por Ruth Alcalde, responsable de compras España y nuestro socio, Director de AmyPro, Francisco Fernández. Fue un gran éxito en el que conseguimos superar el aforo con más de 50 asistentes. En la ponencia, pudimos explicar a todos los asistentes, como nuestro cliente Cepsa en su camino hacia la “Transformación Digital” ha evolucionado con la ayuda de AmyPro, las soluciones  Kofax Capture y Kofax Transformation, las cuales  tenían implantadas desde hace más de 10 años a Kofax Total Agility, para establecer un proceso global de captura, clasificación y extracción de datos integrado completamente con los procesos financieros de la compañía, en este caso, integrándola con VIM, solución que ya tenían en funcionamiento desde hace más de 10 años. Por lo tanto, se ha conseguido pasar de una plataforma de Captura (KC-KTM) a una plataforma de “Automatización Inteligente” (KTA) para la automatización de procesos y la integración con otros módulos, subprocesos y componentes externos o de terceros, permitiendo implementar la automatización con los procesos de Captura dirigidos. Cabe destacar también la participación de Berta Mateos, directora de Impacta con LinkedIn Antonio Peñalver socio director de People First Consulting y Manuel Navarro director de Byte TI , en la mesa redonda en la cual se debatió y habló sobre “el papel de las personas y la digitalización”.  En este foro, se trató y habló sobre la búsqueda de empleo a través de nuestras redes sociales, como por ejemplo LinkedIn, y el impacto que ha generado la “transformación digital” en el trabajo. Quedamos a la expectativa del próximo Fórum 2023. Mientras tanto, nos quedamos con Sevilla y todas las experiencias enriquecedoras y valiosas que nos ha brindado, confirmando una vez más, que AUSAPE ha organizado un evento absolutamente coordinado, organizado y eficaz, con una logística de diez. ¡NOS VEMOS EN EL PRÓXIMO FÓRUM 2023!

Uno de los principales beneficios de la facturación electrónica así como de la digitalización de documentos es el ahorro en costos que supone para las empresas al no ser necesario comprar papel, imprimir y entregar facturas físicas. Pero ¿te has preguntado en el beneficio que esto representa para nuestro planeta?  La producción de una tonelada de papel implica la tala de hasta 24 árboles, y poner en circulación un kilo de papel requiere hasta 324 litros de agua y el consumo de cuatro kilovatios de energía. Trabajar con documentación digital ahorra papel, reduce drásticamente los metros lineales de almacenamiento necesarios y evita gastar litros de combustible para las transferencias de un centro de archivo a otro. “Si cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kg de madera, al facturar electrónicamente ese millón de facturas se tramitará sin necesidad de talar un centenar de árboles reduciendo 0,72 Tm emisiones de CO2. El dato: Una empresa emite alrededor de 12,000 facturas al año aproximadamente, al convertirse en emisor electrónico, ayuda a que se salven 57.6 árboles, se ahorren 180,000 litros de agua y se evite la emisión de 14.4 toneladas de dióxido de carbono a la atmósfera, así como 1,872 kilogramos de residuos sólidos al ambiente, de acuerdo con estimaciones de la Comisión Europea. Al usar el intercambio electrónico de documentos se elimina el papel, se reduce la tala de árboles, las emisiones de CO2 derivadas de la energía necesaria para convertir la celulosa en papel y los residuos que produce el proceso, las emisiones generadas en el transporte de ese papel, en la impresión de los documentos y en la fabricación de las impresoras, tóner, etc. También se eliminan las emisiones generadas en la producción de los sobres, los sellos y el trasporte del documento. Las empresas pueden asumir varios cambios para contribuir en el cuidado del medio ambiente. Uno de esos cambios es la implementación de un sistema de facturación electrónica y digitalización de documentos. Mientras más empresas tomen conciencia y se sumen a esta medida, el impacto ambiental será mayor en beneficio de nuestro planeta: la factura electrónica ahorró talar 13.000 pinos en 2020 en España. Concretamente, el informe revela que el uso generalizado de la factura electrónica a nivel nacional y en todos sus ámbitos de utilización (B2B + B2G + B2C) permitió un ahorro en términos de uso de papel equivalente a 12.960 pinos solo en 2020. Esta cifra supone, a modo de ejemplo, el 86 % de la masa forestal del Parque del Buen Retiro de Madrid. Es cierto que gran parte de las empresas han tomado conciencia del cuidado del medio ambiente, intentando reducir los residuos y la contaminación, pero aún es necesario definir objetivos ambientales y trabajar para cumplirlos. ¡¡Poco a poco, lo conseguiremos!!

El pasado 25 y 26 de abril, se celebró en la ciudad de Munich el SerSummit22 evento internacional que abrió sus puertas con alrededor de 250 participantes entre clientes, socios y profesionales de la información. Se llevó a cabo en el Hotel Infinity de Munich con nuevo lema: “Digitize. Understand. Automate” e inició con el discurso de apertura del CEO John Bates: «Una nueva era de automatización a través de la comprensión del contenido». El objetivo de la cumbre es obtener información experta de los líderes sobre cómo  beneficiarse de la automatización inteligente de contenido a través de la suite Doxis4. Toda la información compartida durante el evento pudo ser recogida gracias tanto a las sesiones corporativas, dónde diferentes miembros de Ser Group explicaron y profundizaron sobre el producto y sus nuevas funcionalidades, como a las ponencias de Casos de Éxito de distintos clientes, en dónde expusieron y compartieron con todos los beneficios y mejoras obtenidos gracias a las soluciones implementadas. Las distintas ponencias de estos casos de éxito fueron sin duda alguna, una gran referencia para otros clientes allí presentes. Presenciamos varias demos en distintos Stand, dónde pudimos ampliar información sobre las mejoras en la Suite Doxis4, de las que cabría destacar; Doxis Invoice Master, para el procesamiento de facturas, todo ello integrado en SAP Content bridge, que permite mover datos de SAP y Salesforce en Doxis4. Human Resource, solución implementada de Doxis para la gestión de RRHH. Desde AmyPro, queremos compartir con vosotros nuestra participación en la Cumbre SERSummit22, donde hemos podido vivenciar de primera mano este encuentro en el cual, hemos podido ampliar nuestros conocimientos, participando y presenciando las diferentes conferencias magistrales, charlas estratégicas y soluciones de vanguardia en servicios de contenido y gestión de la información. Os informamos que tenemos muchas novedades novedades que contaros tales como el concepto ICA y el nuevo Marketplace de Ser Si quieres ampliar información sobre que herramientas necesita tu empresa para optimizar y digitalizar todos tus procesos de negocio, ponte en contacto con nosotros o solicítanos una Demo, y nuestro equipo especializado te asesorará en todo lo que necesites.