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El pasado 15 de Junio, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital publicó el borrador de la Ley Crea y Crece 18/2022 de 28 de Septiembre.En él, se recogen las últimas novedades y actualizaciones relacionadas con la “Factura Electrónica Obligatoria”. La Factura Electrónica B2B pasará a ser obligatoria para todas las empresas españolas, incluidas las Pymes y los autónomos. Con la aprobación de esta ley se pretende mitigar la morosidad comercial y potenciar la digitalización en las empresas, en especial de los autónomos y pequeñas y medianas empresas. Características y obligaciones de la factura electrónica obligatoria La factura electrónica deberá asegurar la integridad y autenticidad del contenido. Esto se consigue a través de:“firma electrónica avanzada”, “intercambio electrónico de datos EDI”; “otros medios que hayan sido comunicados y validados previamente por la Agencia Estatal de Administracion Tributaria” Las facturas entre empresarios y profesionales deberán ser expedidas, emitidas y recibidas en formato electrónico. Deberán proporcionar información sobre el estado de las facturas El envío y recepción de facturas entre emisor y receptor deberá de llevarse a cabo a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas con una infraestructura tecnológica que permita el direccionamiento El envío y recepción de facturas podrá realizarse mediante plataformas de facturación electrónica privadas, públicas (las cuáles gestionará la Agencia Estatal de Administración Tributaria a través de FACTURAE) o combinando ambas Durante el primer año, todas las empresas que estén obligadas a emitir la factura electrónica deberán de acompañarla con factura en formato PDF que asegure su legibilidad Esto aplica únicamente a las transacciones que se realicen con empresas y profesionales para los cuales aún no haya entrado en vigor la ley. Quedan excluidos los destinatarios que acepten de manera voluntaria y expresamente, recibirlas en su formato original ¿Cuáles son los plazos para adaptarse a la nueva ley? EL reciente borrador, contempla un espacio de alegaciones en dónde las empresas y proveedores podrán plantear mejoras y sugerencias. El plazo para presentarlo se extiende hasta el 10 de Julio. La medida entrará en vigor progresivamente, siempre y cuando el borrador no sufra modificaciones: Todas aquellas empresas que tengan una facturación superior a 8 millones de euros anuales tendrán un plazo de 12 meses desde la publicación del Reglamento en el BOE para aplicar esta medida. Para el resto de empresas y autónomos tendrán un plazo de 24 meses. Beneficios de la factura electrónica Con la llegada de la factura electrónica, obtendremos multitud de beneficios en los que podríamos destacar: Reducción de costes en la gestión y mejora de la productividad Ya no solo costes de impresión y envío, si no costes operativos. Con la factura electrónica, todos los procesos administrativos se reducen, aumentando así la productividad de tu negocio y la eficiencia en los departamentos de facturación. Reducción de errores humanos La intervención humana se reduce al mínimo gracias a la automatización de procesos, utilizando herramientas de digitalización o de captura de datos a través de tecnología OCR y tecnología RPA. Las compañías han ido minimizando los errores humanos pero no ha sido suficiente.  Mediante la integración de la factura electrónica en las empresas nos aseguramos de minimizar estos errores  ya que los datos provenientes de los sistemas origen vendrán de procesos automatizados. Acceso rápido a la información  Con la facturación electrónica tendrás acceso a la información de manera remota, en tiempo real y desde cualquier lugar y dispositivo. Cumplimiento de las leyes  Gracias a las soluciones y herramientas que existen en la actualidad para la gestión de procesos de factura electrónica, te asegurarás de que estas queden custodiadas cumpliendo los plazos que marca la ley. Cumple con la ley crea y crece En AmyPro podemos ayudarte a cumplir con la nueva normativa gracias a las soluciones que incluimos en nuestro portfolio, entre la que se encuentra «Tungsten Network» de Kofax y que se integra perfectamente con SAP tanto para la emisión como para la recepción de factura electrónica; con ella podrás adaptarte a la nueva normativa. No te quedes atrás en el cambio a la factura electrónica. Cumple con la «ley crea y crece” al simplificar los procesos de generación y recepción de facturas electrónicas a través de múltiples canales. Optimiza tus operaciones y cumple con los requisitos legales de manera eficiente y efectiva. Ponte en contacto con nosotros o solicítanos una demo, estaremos encantados de atender tus dudas.

CASO DE ÉXITO: Cepsa, es una de las compañías de referencia más importantes del sector energético, con presencia en los cinco continentes y con más de 90 años de trayectoria en el mercado. Es una de las compañías internacionales líderes en el compromiso con la movilidad y la energía sostenible y actualmente se encuentra entre las diez primeras empresas de Europa por volumen de facturación. Este gran volumen de facturación requiere una implementación en sus acciones internas enfocadas dentro del entorno SAP, para mejorar la recopilación de datos en todas sus facturas entrantes. Para poder gestionar todos sus procesos internos, CEPSA conocía y tenía implementado las herramientas de Kofax Capture y Kofax Transformation, pero necesitaba mejoras y optimizaciones en los procesos de automatización. ¿Cuáles eran las dificultades y desafíos por los que atravesaba Cepsa? Dado a su gran volumen de facturación, Cepsa necesitaba modernizar y optimizar los procesos en sus departamentos de “cuentas por pagar”. Como paso inicial en su camino a la “Transformación Digital”, Cepsa, necesitaba ampliar las características y necesidades de las herramientas actuales de automatización de facturas que tenían implementadas, Kofax Capture y Kofax Transformation por una más completa y con mayor funcionalidad, que permitiese mejorar sus procesos internos de negocio, en este caso la “Automatización de facturas de Proveedor”  ¿Cómo lo hicimos? Nuestro Caso de éxito: Cepsa confió en nosotros para llevar a cabo la automatización y modernización del proceso de facturación para así mejorar la productividad, optimizar el flujo de caja, llevar un mejor control de sus procesos internos y mejorar la relación con sus proveedores. Nuestros profesionales analizaron y auditaron las necesidades que presentaba CEPSA en ese momento, y es ahí donde se les propuso como solución la herramienta Kofax Total Agility  como plataforma de factura OCR, una plataforma más moderna, más completa y con mayor funcionalidad, ejecutando así el proyecto, minimizando la gestión de cambios por parte del usuario y obteniendo una mejora en la usabilidad de la herramienta. Por lo tanto, conseguimos pasar de una plataforma de Captura (KC-KTM) a una plataforma de “Automatización Inteligente” (Kofax Total Agility) debido a sus características para la automatización de procesos y la integración con otros módulos, subprocesos y componentes externos o de terceros, permitiendo implementar la automatización con los procesos de Captura dirigidos. Está plataforma, permitió su integración con VIM  (solución de gestión de facturas de proveedor en SAP) y OpenText (repositorio y gestor documental), dos de las plataformas para SAP que ya tenía el cliente para la “Automatización de Facturas” ¿Qué resultados logramos en CEPSA? Gracias a la auditoria de AmyPro como partner especializado en los productos de Intelligent Automation y  Kofax, como socio colaborador y líder mundial en soluciones de automatización y captura inteligente, CEPSA ha alcanzado unos resultados y mejoras visibles gracias a la implementación de la plataforma KTA: El nivel de automatización se mejora en un 95%. Se redefinen algunos procesos que se adaptan a los requisitos legales y de cumplimiento, basándose en la herramienta BPM que ofrece KTA. Reestructuración del área de negocio. Mejora en la extracción online de datos de hasta un 100% Ahorro de tiempo en los procesos y contabilidad de facturas. Automatización de flujos de trabajo en caso de fallo. Mejor seguimiento de los procesos internos. Esta solución ha mejorado tanto las métricas de la compañía como la gestión de datos para el entorno SAP y la aparición de ventajas sobre los productos de su competencia. De esta forma, existe la posibilidad de añadir nuevos procesos de negocio y otro tipo de documentos como los de RRHH, en caso de ser necesarios. Actualmente seguimos colaborando con Cepsa actualizando su plataforma, mejorando sus procesos y extendiendo estas mejoras a otros países de su compañía. ¿Te ha parecido interesante este caso? ¿Quieres implementarlo en tu empresa? En AmyPro, analizamos los procesos y las formas de trabajar de las compañías. Contáctanos y nuestro equipo de profesionales analizará los procesos, realizará un diagnóstico completo y te explicará las posibles soluciones que se adecuen a tus necesidades. 

Hasta el momento, todas las empresas y trabajadores por cuenta propia que facturan a organismos públicos en España están obligadas a hacerlo mediante factura electrónica tras la aprobación y publicación de la Ley 25/2013 de 27 de Diciembre de impulso de la facturación electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Con la llegada de la nueva “Ley Crea y Crece”, publicada en el Boletín Oficial del Estado el 29 de Septiembre 2022 ( Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas) y la cuál entró en vigor el pasado 19 de Octubre, todas las empresas y trabajadores por cuenta propia, tendrán la obligación de expedir, remitir y recibir sus facturas electrónicamente. Esta medida entrará en vigor progresivamente: Todas aquellas empresas o trabajadores por cuenta propia que tengan una facturación superior a 8 millones de euros anuales, tendrán un plazo de 1 año para aplicar esta medida. Todas aquellas empresas o trabajadores por cuenta propia que tengan una facturación inferior a 8 millones de euros anuales, tendrán un plazo de 2 años para aplicar esta medida. Con la aprobación de esta ley, se pretende potenciar la digitalización en las empresas y mitigar la morosidad comercial. CARACTERÍSTICAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Las facturas electrónicas pasan a tener la misma validez que las facturas recibidas en papel, siempre y cuando cumplan con los requisitos que establece el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.: En primer lugar, para poder emitir las facturas en formato electrónico (PDF, HTML, XML…) es necesario el consentimiento expreso o tácito del destinatario. Para asegurar su autenticidad de origen y la integridad del contenido, se tendrá que utilizar la firma electrónica avanzada, el EDI (intercambio electrónico de datos) o cualquier otro medio aprobado por la Agencia Tributaria. La factura electrónica deberá tener la misma información que las facturas en formato papel: (Razón social, CIF, Fecha factura, nº factura, base imponible, IVA etc) Tendrá que ser legible y deberán ser conservadas el tiempo que establezca la ley (4años aun cuando termine la relación contractual) ¿QUÉ BENEFICIOS TIENE EL USO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA?  Reducimos costes en la gestión  Ya no solo costes de impresión y envío, si no costes operativos, ya que, gracias a la expedición y recepción de factura electrónica, todos los procesos administrativos se reducen, aumentando así la productividad y eficiencia en los departamentos de facturación. Reducimos errores humanos  La intervención humana se reduce al mínimo ya que todo el proceso se vuelve automático, utilizando herramientas de digitalización o de captura de datos a través de tecnología OCR y tecnología RPA que nos permite automatizar la recepción del correo capturando de forma automática la información y adjuntos de las facturas recibidas mediante esa vía. Acceso rápido a la información  Con las soluciones de gestión documental que hay actualmente en el mercado, tendrás acceso a tus facturas de manera remota, en tiempo real y desde cualquier lugar y dispositivo. Cumplimiento de las leyes  Gracias a las soluciones y herramientas que existen en la actualidad utilizadas para la gestión de procesos de factura electrónica, te aseguras de que estas queden custodiadas cumpliendo los plazos que marca la ley. Ayuda a mejorar el medio ambiente  La producción de papel como facturas, contratos, albaranes, y su respectivo almacenaje significan un alto porcentaje de emisión de Co2, una excesiva tala de árboles, y además, provocan la extinción de especies de flora y fauna. La facturación electrónica y la digitalización de documentos contribuyen a preservar el medio ambiente y a la protección de los bosques primarios. Tanto el gobierno de España como la Unión Europea apuestan por el uso de estas tecnologías para afrontar los retos del cambio climático y la degradación del medio ambiente.   En AmyPro apostamos por la «digitalización de procesos empresariales», entre ellos la implementación de  factura electrónica y te ayudamos en todo el proceso de implantación, proporcionándote herramientas y soluciones líderes en el mercado. Ponte en contacto con nosotros y nuestro equipo de expertos te asesorará de la solución que mejor se adapte a tu negocio.   Artículos relacionados: https://amypro.es/recepcion-de-facturas-en-formato-pdf/ https://amypro.es/automatiza-la-recepcion-de-facturas-con-vim/ https://amypro.es/nueva-ley-crea-y-crece-2022/

  Hoy entra en vigor la nueva Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas aprobada el pasado 28 de Septiembre por el Congreso de los Diputados para simplificar la creación de empresas, disminuir obstáculos regulatorios, combatir la morosidad y fomentar su crecimiento y desenvolvimiento.    ¿De qué trata la Ley Crea y Crece?  Con la nueva Ley «Crea y Crece», el proceso para construir una empresa será mucho más fácil, rápido y económico. Por un lado, se establece la posibilidad de constituir una Sociedad de Responsabilidad Limitada con un capital social de 1 euro, frente al mínimo legal de 3.000 euros establecidos hasta el momento, permitiendo a las empresas utilizar estos recursos en usos alternativos para su puesta en marcha. Por otro lado, se facilita y agiliza su constitución gracias a los procedimientos telemáticos a través de la ventanilla única del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), lo que garantiza una reducción en los plazos para su creación y de los costes notariales y registrales. (en menos de 10 días, se podrá constituir una empresa)   20% de los beneficios hasta alcanzar los 3.000 euros  Aunque la Ley Crea y Crece establece que se podrá constituir una Sociedad Limitada con un Capital de tan solo 1 euro, el 20% de los beneficios obtenidos por la empresa, deberán de ir destinados OBLIGATORIAMENTE a la partida de “Reserva Legal” hasta alcanzar los 3.000 euros, cantidad mínima con la que cuál podías constituir una empresa antes de la nueva Ley. En el caso de que la empresa se disolviera sin llegar a subsanar dicho importe, serán los socios quienes tendrán que responder de manera solidaria y asumir la diferencia del capital social acumulado, hasta los 3.000 euros que se requieren.   ¿Qué medidas se adoptan para luchar contra la morosidad?    La norma incluye, entre otras, medidas para avanzar en la lucha contra la morosidad comercial, por lo que la expedición y recepción de factura electrónica será obligatoria en todas las operaciones comerciales de las empresas, modificando así la normativa actual. Con esta medida se quiere favorecer la “transformación digital” de las empresas, y con ello la trazabilidad y control de las fechas de pago de las facturas. Gracias a esta precisión, se podrá conocer la realidad de morosidad comercial. *Actualmente, la facturación electrónica será obligatoria a partir del 2023, para todas aquellas empresas que facturen más de 8 millones de euros y del 2025 para todas aquellas que facturen menos de 8 millones.  Como otra medida más para luchar contra la morosidad, se establece que las empresas que no cumplan los plazos de pago establecidos en la Ley de Morosidad (Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales) no podrán acceder a subvenciones públicas, ni ser entidad colaboradora en su gestión. Estas medidas afectarán positivamente a los autónomos y pequeñas empresas, ya que son las que sufren las consecuencias de los retrasos o falta de pago por parte de las grandes empresas. Asimismo, se creará un Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que hará un seguimiento y análisis de los datos de los plazos de pagos y publicará un listado anual de empresas morosas. También se incluye en la Ley de Sociedades de capital y la Ley de Morosidad la obligación de que las empresas grandes indiquen con mayor detalle en sus memorias anuales el periodo medio de pago a sus proveedores o el número de facturas pagadas en un periodo inferior al máximo establecido en la normativa de morosidad.   Alternativas financieras para las empresas    La nueva Ley Crea y Crece impulsa la financiación participativa, inversión colectiva, el capital riesgo, y potencia mecanismos como el crowdfunding, adaptado a la normativa de la Unión Europea. La industria del capital del riesgo se impulsa, ampliándose el tipo de empresas en las que pueden invertir estas entidades, incluyendo empresas financieras con alta actividad tecnológica. Se amplían las figuras reconocidas para fondos cerrados, contribuyendo a mejorar la financiación empresarial de compañías que hayan visto deteriorada su estructura financiera como consecuencia de la pandemia. En relación con las Instituciones de Inversión Colectiva, se establecen los medios telemáticos como medio de comunicación por defecto y se flexibiliza el régimen de diversificación de inversiones de las entidades de capital riesgo. Artículos relacionados: https://amypro.es/recepcion-de-facturas-en-formato-pdf/