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“10 AÑOS JUNTOS”

¡¡Estamos de celebración!!

Sí, estamos de enhorabuena y muy entusiasmados porque esta pequeña y a su vez gran empresa,  está celebrando su “Décimo Aniversario”. Pero esto es solo el principio…¡esperamos cumplir muchos más!

AmyPro Solutions nace del entusiasmo, ganas e ilusión de unos amigos que decidieron crear y apostar por este proyecto. Desde aquel 2011 que decidimos embarcarnos en él, y tras muchas horas, trabajo y esfuerzo, hemos ido creciendo tanto personal como profesionalmente. Entusiasmados con lo que hacemos, nos fascina seguir aprendiendo día a día y poder compartirlo con todos vosotros. 

¡10 años parecen muchos pero no son nada!.

Llevamos una década guiando y apoyando a nuestros clientes a digitalizar sus procesos de gestión documental, automatizando su recepción de facturas y optimizando sus departamentos de cuentas a pagar entre otras muchas cosas, utilizando siempre estrategias y soluciones de negocio líderes en la industria en la gestión de contenido y robotización de procesos en entornos SAP.

Toda una DÉCADA, quién nos lo iba a decir hace diez años…

Echando la vista atrás nos enorgullece ver todo lo que hemos construido en este tiempo, motivo más que suficiente de celebración y agradecimiento a familiares, amigos, clientes y compañeros.

¡GRACIAS a nuestros familiares y amigos!

Por apoyarnos incondicionalmente en esta aventura. Gracias por ayudarnos a levantar cuándo caemos y a seguir adelante cuándo queremos tirar la toalla. 

¡GRACIAS a nuestros clientes!

A  los que fueron, los que son y los que vendrán. Habéis confiado en nosotros para los procesos de transformación digital de vuestras empresas, confiando siempre en nosotros para abordar vuestros proyectos. ¡ESTAMOS ETERNAMENTE AGRADECIDOS! 

¡GRACIAS a nuestros partners!

Compañeros y amigos del sector, que nos han recomendado y que han apostado por nosotros confiando en AmyPro para trabajar codo con codo en sus proyectos.

¡GRACIAS a nuestro equipo!

Si a alguien tenemos que agradecer su esfuerzo, dedicación, profesionalidad y gran trabajo, es al gran equipo HUMANO que forman parte de esta empresa.  La gran familia que hay detrás, llena de grandes profesionales con gran talento, dispuestos a dejarse la piel en cada trabajo, en cada proyecto. Sin ellos, y por los que en algún momento estuvieron y por circunstancias ya no están, no hubiera sido posible seguir cumpliendo años.

!GRACIAS POR VUESTRO ESFUERZO Y POR FORMAR PARTE DE ESTA GRAN FAMILIA¡

¡QUE 10 AÑOS JUNTOS SEA SÓLO EL PRINCIPIO!

DE CORAZÓN

¡¡GRACIAS!!

GESTIÓN EFICIENTE DE EXTRACTOS BANCARIOS EN SAP

EL PROCESO TRANSVERSAL. GESTIÓN DE COBROS

Con el tiempo, la sistematización de los procesos administrativos ha favorecido un mayor nivel de control y promoción de la eficiencia al interior de las empresas. Es en este sentido donde SAP ha soportado estos procesos mediante el uso de módulos altamente direccionados como la mejor herramienta de gestión en la que pueda apoyarse nuestro recurso humano.

La acción interdependiente de las actividades de las diferentes áreas empresariales se ven reflejadas en el alto nivel de integralidad entre los módulos SAP, encadenando asertivamente los procesos.

Como resultado de la operación empresarial, (sin importar su tipo de negocio), se generan aquellos efectos que permiten sostener y crecer a las empresas en el primer punto de integralidad que se corresponde con el proceso (y módulo) de facturación. Todas las facturas en SAP cuentan con mecanismos de identificación múltiples que servirán de engranaje para las siguientes operaciones al interior del módulo como de los sucesivos en el proceso transversal.

Las facturas, a su vez, tienen atributos particulares, estados, novedades y diferentes variaciones en el dinámico estado de su gestión. Esto genera efectos (segundo punto de integralidad) en los movimientos contables que nos permiten valorar la situación de la empresa, base fundamental para la toma de decisiones.

Sin embargo, toda estimación debe contar con un cotejo contra el recurso económico disponible lo más preciso posible para que la toma de decisiones sea viable y completa. Es aquí donde cobra tanta importancia un tercer paso en la gestión: el movimiento de tesorería se vuelve fundamental.

Hasta aquí todo parece algo perfectamente alcanzable, pero la realidad es otra. Los departamentos de tesorería efectúan movimientos de recursos económicos en base a la información enlazada con otros módulos. Esto nos ofrece una información relativamente absoluta de la situación económica empresarial, pero su máximo grado de certeza se alcanza con el conocimiento y entendimiento de los extractos bancarios que mostrarán el estado de las cuentas bancarias y por lo tanto, la realidad del recurso, lo que hoy por hoy es el calvario de toda la gestión.

Este cuarto aspecto, “la conciliación bancaria”, se logra primero, mediante la transcripción de la información del extracto bancario hacia la arquitectura del sistema empresarial y posteriormente identificando y asociando los movimientos en la cuenta bancaria con los movimientos en Tesorería.

Asumiendo que los cruces de información den un estado próximo a la realidad absoluta, será posible el quinto aspecto de la gestión (más bien un aspecto de interpretación y decisión) que se corresponde con el mencionado cotejo entre lo estimado, lo realizado y el estado del recurso económico en bancos.

DIFICULTADES Y PROBLEMÁTICAS EN LOS DEPARTAMENTOS DE TESORERÍA

Existe una gran variedad en la recepción de extractos bancarios, el más común es el formato PDF. Este factor, depende siempre de los bancos, no de las empresas.

A partir de esta información, nuestro personal en tesorería buscarán algún mecanismo manual o automatizado para transcribir la información del extracto bancario en alguna base de datos.

Será necesaria la revisión y comparación de los datos que podrá abarcar, según el grado de trabajo,  desde la comprobación manual al muestreo(para estimar la validez de los datos), así como la ejecución de diversos métodos de rastreo al interior de la información capturada.

Los sistemas automatizados también presentan variaciones entre sí y diversos grados de versatilidad, que redundan en el nivel de trabajo correctivo sobre los datos capturados por parte del personal que trabaje sobre ellos.

Este será un aspecto altamente desgastante y tedioso,  repitiéndose mes tras mes y  ocupando horas de trabajo de ajuste del personal.

La validación de los datos transcritos es solo una parte del proceso, ya que aún nos quedaría una de las piezas más importantes en este tedioso procedimiento: “la conciliación en sí.”

Esta, implica tanto la identificación de los diferentes movimientos bancarios, como aspectos que claramente se puedan asociar a movimientos de tesorería y estos a su vez a movimientos contables y de facturación.

Y como aspecto nunca faltante cada mes, la eterna presentación de registros en el extracto no asociables a nada o a muchas cosas. La comparación entre los apuntes contables de la empresa contra las cuentas bancarias.

FS² AUTOBANK, HERRAMIENTA PARA ALIVIAR ESTAS PROBLEMATICAS

Ante las problemáticas descritas tenemos una opción con un alto nivel de satisfacción y alivio a la gestión de tesorería. FS² Autobank es una solución integrada en el entorno SAP ( S/4HANA , ECC, y otros sistemas SAP) que permite la digitalización de los extractos bancarios sean de tipo impreso, PDF, Excel u otros. El sistema se encargará de enlazar la información al interior de cada documento con sus respectivos apuntes contables.

La automatización de la conciliación bancaria se consigue con el reconocimiento de datos del extracto bancario por medio de herramientas de identificación de los caracteres sobre las imágenes para posteriormente ser volcados al sistema SAP de forma ordenada, clasificada y categorizada, lo que permite ahorrar tiempo y minimizar errores.

Sin embargo, es habitual encontrar:

• La presencia de comisiones bancarias de diferentes valores.
• Más de un movimiento bancario para una misma factura

Estas son situaciones que el sistema podrá sortear en la gran mayoría de casos conforme a una apropiada parametrización. Aun así, en aquellos pequeños porcentajes de casos donde quedan rezagos de movimientos bancarios que no pudieron ser exitosamente asociados a movimientos contables / facturas, nuestro sistema los hará fácilmente visibles para poder investigarlos y gestionarlos.

El grado estimado de automatización esperado oscila entre el 90 al 95% de los datos, generando un claro alivio a la carga laboral en la empresa relacionada con la transcripción de información de extractos, validación y homologación.

Por todo ello consideramos que FS² Autobank es la solución más idónea para la gestión del flujo de caja y conciliación de extractos bancarios en tu empresa. Si tienes dudas de la solución o quieres una demostración no dudes en contactarnos.

 

FDO: Karina Cantor

“RECEPCIÓN DE FACTURAS EN FORMATO PDF”

No son pocas las empresas que nos preguntan y se interesan por saber cuáles son las ventajas de recibir las facturas electrónicamente y que requisitos se deben cumplir para que una factura recibida en formato PDF sea válida.

En este artículo, os contaremos precisamente estas cuestiones, que ventajas tiene recibir las facturas en formato PDF y que requisitos se deben cumplir para que la factura electrónica sea igual de válida que las facturas en papel.

¿Qué supone la recepción de las facturas en PDF para las empresas?

La recepción y emisión de las facturas en formato papel, resulta un trabajo tedioso para los “Departamentos de Facturación”. Las personas encargadas en estos departamentos de tramitar las facturas recibidas de nuestros proveedores, lo han de hacer de manera manual, primero registrando las facturas con todos sus datos y segundo, poniéndolas en custodia durante todo el periodo de conservación establecido para cumplir la Ley.

¿Qué supone este procedimiento para el trabajador? Recibir la factura en papel y registrarlas de manera manual hace que aumenten los tiempos de gestión y a su vez, hace que aumente la probabilidad de error durante el proceso.

¿Qué supone este procedimiento para la empresa? Sin lugar a duda, esta gestión supone para las empresas, ya sean de mayor o menor tamaño, un aumento de “costes” .

Es por ello, que todas las empres de mayor o menor volumen, deberían de Automatizar los procesos de recepción de “Facturas de Proveedor”

¿Qué ventajas tiene recibir las facturas en formato PDF?

Si establecemos en nuestra empresa un modelo de recepción de factura en formato PDF, las personas encargadas de tramitarlas, conseguirán reducir los tiempos en la gestión de las facturas, pudiendo así dedicarse a otras funciones de gran valor en la empresa. Además, verán cómo se reduce la intervención manual. Esto supone una drástica disminución de probabilidad de error durante todo el proceso, consiguiendo así ser más eficientes.

Las empresas verán como disminuyen los gastos de gestión en el procesamiento de las facturas recibidas en formato PDF con lo que conseguirán obtener un ahorro en de costes.

¿Qué validez tienen las facturas recibidas en formato PDF?

Las facturas recibidas en PDF tienen la misma validez que las facturas recibidas en papel, siempre y cuándo se cumplan unos requisitos mínimos que establece el Departamento de Gestión Tributaría de la AEAT.

Según el Real Decreto 1619/2012 de 30 de Noviembre, las facturas recibidas y expedidas en formato PDF, son consideradas facturas electrónicas y por lo tanto, tienen la misma validez que una factura en papel, aunque esta no haya sido firmada digitalmente.

Sin embargo, una factura recibida en papel y escaneada posteriormente para su custodia o archivado, NO se considera factura electrónica.

La conservación de las facturas electrónicas debe asegurar su legibilidad en formato original, sin necesidad de tener que guardarlas en papel (evitamos extravíos y reducimos el uso del papel en nuestra empresa)

¿Qué requisitos debe cumplir la factura en PDF?

Para que una factura electrónica (factura en PDF recibida o expedida por correo electrónico) y una factura en papel sea válida, deben cumplir los siguientes requisitos de garantía:

• La factura siempre deberá de contener los datos del emisor y receptor (razón social, CIF, y domicilio), un número que la identifique y la fecha de expedición.
• Deberemos describir los productos o servicios contratados o prestados, así como el importe de estos servicios desglosando el IVA (esto último es un requisito indispensable para cualquier factura ya sea electrónica o no).
• El cliente, siempre debe dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas en PDF mediante un email. En dicha autorización, que debe ser expresa y por escrito, se debe indicar la cuenta de envío y recepción de las facturas, para evitar así posibles errores.
• Se debe garantizar la autenticidad del origen e integridad del documento. Por ello, se aconseja y acostumbra a utilizar la dirección de correo corporativo de la empresa. El formato recomendado para la recepción y emisión de las facturas suele ser en PDF, ya que con este formato no se puede alterar el contenido de las facturas.

Sobre este último punto, para la gestión de la factura en SAP, se suele almacenar el correo del emisor asociado al registro de la aplicación (en este caso FS2 Accounts Payable), lo que ayudará a identificar de un vistazo rápido el documento original de la factura.

Tras el cumplimiento de estos requisitos y tras la nueva Ley , quedaría suprimida la condición de la firma mediante certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria en las facturas en PDF.

Si quieres saber más, ponte en contacto con nosotros y te informaremos más detalladamente sobre la “facturación electrónica”.

FDO: Noelia Vaqueriza

5 RAZONES PARA ACTUALIZAR TU VERSIÓN DE VIM

En Octubre del 2020, OpenText liberó las nuevas versiones de VIM, “Versión 7.6” para SAP ECC y “Versión 20.4” para SAP S/4HANA. Ambas soluciones serán soportadas hasta el 2025, siendo esta una de las principales razones por las que se debe actualizar la versión, ya que las anteriores dejarán de estarlo, quedándose obsoletas. Cabe destacar, que si aún dispones de la versión SAP ECC 6.0, se amplía el mantenimiento dos años más, por lo que será compatible hasta el 2027.

Las versiones actuales de VIM , nos brindan más herramientas y nuevas ventajas que permitirán expandir y explotar mucho más aún la gran cantidad de información y procedimientos que se realizan antes de llegar a tan importante punto del proceso de aprovisionamiento logístico de cualquier empresa, como lo es el cumplimiento de compromisos a proveedores.

¿ En qué se diferencian las versiones ?

Las nuevas versiones de OpenText, VIM 7.6 y 20.4, nos ofrecen una gran variedad de herramientas y funcionalidades mucho más avanzadas, capaces de incluir roles, reglas y acciones utilizando “Machine Learning” con el fin de optimizar y automatizar mucho más el proceso de la gestión de facturas de proveedores en SAP.

Ambas versiones son similares, si bien es cierto que una de las principales diferencias está en el tipo de instalación SAP que posea la empresa. 

• Versión VIM 7.6, se instalará en empresas que tengan versiones SAP ECC ( Enterprise Central Component ).
• Versión VIM 20.4, se instalará en empresas que tengan la nueva versión S4/HANA.

5 Razones por las que actualizar tu versión VIM

1.Ciclo de vida.

Ciclo de vida para las versiones S4/HANA

• La versión 20.4 para S4/HANA, dejará de estar soportada en Diciembre del 2025.
• La versión 16.3 para S4/HANA, dejará de estar soportada en Diciembre del 2022.
• La versión 7.5 para S4/HANA dejó de estar soportada en Diciembre del 2019.

Ciclo de vida para las versiones ECC

• La versión 7.6 para ECC dejará de estar soportada en Diciembre del 2025.
• La versión 7.5 para ECC dejará de estar soportada en Diciembre del 2023.

Todas las versiones anteriores, están fuera de soporte actualmente, por lo tanto, deben de hacer el Upgrade para estar dentro del soporte y mantenimiento de SAP / OpenText.

El resto de versiones, tiene algo más de tiempo, pero deberían de ir planificando el Upgrade.

2. Licenciamiento.

Solutions Beyond Invoice (más allá de las finanzas), que permite, bajo el mismo licenciamiento trabajar con las soluciones:

• Pedidos de Venta.
• Confirmación de ordenes.
• Notas de Entrega.
• Cotizaciones.
• Avisos de Pago.

Aunque son soluciones ya conocidas bajo Business Center, el cambio en el licenciamiento va a dar un empuje a las soluciones y ayudará a los clientes a seleccionar estas herramientas.   Este cambio nos permite bajo un mismo licenciamiento trabajar y explotar las soluciones que van de la mano en procesos previos a procesamiento de facturas, para así obtener mejores resultados e información más expedita al momento de necesitarla.

3. Smart Coding para facturas financieras (sin orden de compra).

Gracias a esta nueva funcionalidad de codificación, el sistema aprende automáticamente de facturas que ya se han contabilizado anteriormente detectando facturas similares y proponiendo al usuario acciones basadas en experiencias pasadas.

4. Mejoras Fiori.

Nos brinda mayor comodidad, flexibilidad y accesibilidad en una era de tecnología donde todo gira entorno a dispositivos móviles y es menor el uso de desktops o portátiles en este nuevo mundo llamado 2.0.

La nueva versión trae consigo un reporte en Fiori del ciclo de vida de las facturas.

Se han incluido también mejoras de integración para aprobaciones masivas, sustitutos de aprobadores y traducción de comentarios de usuarios.

5. Facturación Electrónica.

Se pronostica que el mercado global abarcará 550 mil millones de facturas al año. Se espera que cuadriplicará su tamaño para el 2035, Las nuevas versiones de VIM dan soporte a los siguientes formatos de  “Facturación Electrónica”:                      

• FatturaPA (Italia)
• X-Rechnung (Alemania)
• Soporte formato Europeo Facturas UBL / Peppol (por ejemplo, Benelux)
• Reforma de la facturación electrónica en India
• Documento técnico de configuración para países no estándar
• En hoja de ruta para el Q2: Singapur, México,…

Adicionalmente, se integra de forma nativa con SAP Document Compliance (E-Document) lo que permite dar cobertura a muchas otras más localizaciones.   

Estas son algunas de las principales razones por la que debes actualizar tu versión de VIM, pero hay muchas más en las que no vamos a profundizar en este artículo.  Podéis poneros en contacto con nosotros para ampliaros información al respecto.

Estar atentos a nuestras RRSS, porque en los próximos días, daremos información de nuestro próximo Webinar en dónde explicaremos en vivo por qué debes actualizar tu versión de VIM.

GESTIÓN REMOTA Y EFICIENTE DE LA DOCUMENTACIÓN

Consecuencias del Covid en las empresas.

Tras el impacto sufrido por el Covid-19 y la transición a la denominada “nueva normalidad”, las empresas se enfrentan en su día a día a continuos retos. Nos hemos visto obligados a adaptarnos a nuevas formas de teletrabajo, qué si bien es cierto que poco a poco se iban asentando en las empresas, con el SARS-CoV-2 hemos tenido que hacerlo en tiempo récord, por lo que las empresas han tenido que acelerar sus procesos de digitalización y automatización. Se pude decir que la eliminación del papel es inminente.

A estas problemáticas, hay que sumarles la cantidad de tiempo invertido por los empleados en sus jornadas laborales a la hora de buscar, ordenar, clasificar, modificar etc, toda la documentación que manejamos. Normalmente, esta nos llega desde muchas fuentes (por correo ordinario, a través de fax, email, incluso a través del móvil) y a través de muchos formatos (papel, PDF, documentos WORD…). Gestionar toda esta información puede suponernos un auténtico caos si no disponemos de una buena herramienta de Gestión Documental, haciendo perder a las empresas tiempo, dinero y eficiencia.

Además, debemos tener en cuenta que un proceso de digitalización implica saber cómo manejar toda la documentación  para cumplir con las leyes de Protección de datos gestionándolos y almacenándolos debidamente. Es muy importante que la herramienta de Gestión Documental elegida cumpla con las leyes que estén en vigor.

*La nueva ley RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) implantada hace unos años por la Unión Europea, regula la protección de los datos de todos los ciudadanos que vivan en la UE.

Oficinas sostenibles

Además de las problemáticas que surgen por no tener una buena estrategia de “Gestión Documental”, debemos resaltar y hacer hincapié en el “Impacto medioambiental” que  genera seguir trabajando con papel en nuestro Planeta.

“Se puede decir que digitalización es igual a sostenibilidad”.

Por esta razón, cada vez son más las empresas que apuestan por las oficinas sostenibles y responsables con el medio ambiente, que evitan el papel y deciden digitalizar todos sus procesos para reducir así el impacto medioambiental que estamos sufriendo. Estas son las llamadas “Oficinas sin Papel”, pero… ¿Saben cómo hacerlo? ¿Tienen las herramientas adecuadas para este cambio?

¡Conocemos la teoría, pasemos a la práctica!

Que ventajas tiene implementar un Software de gestión de contenido empresarial ECM

En estos tiempos de pandemia, una de las mayores ventajas que podemos resaltar es el poder disponer de la información de forma centralizada y permitir trabajar con ella desde cualquier lugar del mundo, ya sea en tu oficina, tu casa o incluso desde el móvil. Para ello, necesitamos un Software de gestión adecuado.

El ECM (Enterprise Content Management) engloba la gestión de documentos y la gestión de información. Este sistema nos asegura tener una información organizada y eficiente, la cual repercutirá directamente en la productividad empresarial.

 AmyPro es “Socio Tecnológico” del mayor fabricante europeo de software ECM: “SER Group”.

“SER Group, es una empresa dedicada a la gestión documental  y gestión de contenidos empresariales e identificada como VISIONARIOS en el último Cuadrante Mágico de Gartner”.

SER Group cuenta con una de las mejores herramientas de gestión documental en el mercado, su solución tecnológica DoxiS4 ECM. Gracias a esta herramienta, las empresas podrán decir adiós al papel para dar la bienvenida a la digitalización de documentos.

DoxiS4 es capaz de capturar, clasificar, procesar, validar y almacenar de manera centralizada toda la documentación recibida a través de las distintas formas y formatos descritos en párrafos anteriores.

En resumen, con DoxisS4 las empresas podrán conseguir:

• Automatizar sus procesos, obteniendo una mayor eficiencia en su gestión. Por lo tanto, podremos Minimizar costes: Doxis4 digitaliza e indexa toda la correspondencia en papel, facturas, certificados, albaranes…eliminando los cuellos de botella y consiguiendo así más eficiencia y menos coste para la empresa.
• Mejorar las comunicaciones tanto internas como externas: Gracias a DoxiS4, podremos tener acceso a toda la documentación tanto dentro como fuera de la compañía. Se podrán compartir documentos de manera segura con colaboradores externos.
• Cumplir con las leyes. Todos los datos de nuestros procesos quedan archivados correctamente y solo podrán acceder las personas adecuadas. Nos aseguramos de que cumplimos las normativas que se encuentren en vigor en ese momento.
• Compartir información de una forma segura y cumpliendo con los requerimientos de GDPR

Fdo: Noelia Vaqueriza

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BEST PRACTICES PARA ALCANZAR LA EXCELENCIA EN CUENTAS A PAGAR

Para garantizar una gestión ágil y eficiente en los pagos a proveedores, es imprescindible la Digitalización del proceso de Cuentas por Pagar. Esta es una etapa clave en la “Transformación Digital” que están viviendo cada vez más empresas.   

¿MI EMPRESA AÚN RECIBE FACTURAS Y ALBARANES EN PAPEL? 

Un proceso de recepción de facturas es más eficaz si conseguimos digitalizar la recepción de estas y automatizar la entrada de datos en nuestro ERP, optimizando aquellas partes del proceso que son más tediosas y reduciendo las tareas manuales.

¿CUÁLES SON LOS DESAFÍOS Y LAS PROBLEMÁTICAS MÁS COMUNES A LOS QUE SE ENFRENTAN LOS DEPARTAMENTOS DE CUENTAS POR PAGAR? 

1. La gran variedad de formatos y métodos de entrega de facturas de proveedor: vía email, portal web, PDF, Word, papel… Poder administrarlas supone un gran desafío para las empresas, ya que su ciclo de vida es:

• Recepción y administración de la factura.
• Ingresar los detalles de las facturas en SAP.
• Archivar correctamente y por el periodo de tiempo adecuado todas las facturas.

2. El 15% de las facturas tienen excepciones:  

• Comunicación deficiente con el proveedor (los cambios de precios o acuerdos acordados con el proveedor no se registran correctamente en SAP)  
• Se registran cantidades erróneas e incluso existen demoras en el registro.  
• La factura se envía a la entidad jurídica incorrecta y/o desde la entidad proveedora incorrecta. 
• Moneda incorrecta, impuestos incorrectos y muchas más excepciones. 

3. En ocasiones, se duplican los pagos e incluso llegan a perderse facturas.  

4. Poca visibilidad de volúmenes, rendimiento y cuellos de botella.  

5. No es raro que los contratos estén vigentes, pero no se usen porque nadie conoce los término y condiciones más favorables.  

 6. Por último, se pierde un porcentaje significativo de oportunidades de aprovechar descuentos por pronto pago.  

¿QUÉ PODEMOS HACER PARA AFRONTAR ESTOS DESAFÍOS?  

Todos estos desafíos pueden abordarse seleccionando un Software adecuado, pero no solo ello se debería tener en cuenta.   Una buena medición de los departamentos de cuentas por pagar hará que se mejore su eficacia.  Hay dos KPI muy importantes y fáciles de medir:  

• El número de facturas procesadas por FTE de cuentas a pagar refleja el coste de personal del proceso. Tópicos como el ingreso manual de los datos, las múltiples correcciones de datos, la tediosa colaboración y navegación a través de pantallas complejas contribuyen a una baja eficiencia. 
• El tiempo de ciclo está estrictamente relacionado con la calidad del proceso y la capacidad de garantizar un comportamiento de pago predictivo, incluida la captura de todos los descuentos existentes más descuentos adicionales. Un tiempo de ciclo corto también asegura que los libros se cierren lo antes posible y que se eliminen las declaraciones financieras costosas.  

Detrás de todos estos obstáculos, y a consecuencia del COVID 19, las empresas han decidido acelerar sus procesos de registro de facturas y han dado el salto a la “Digitalización de Facturas de Proveedor”.

¿EN QUE CONSISTE DIGITALIZAR Y OPTIMIZAR EL PROCESO?

La Transformación Digital del proceso de cuentas a pagar, no solo consiste en digitalizar las facturas en papel para transformarlas en un documento electrónico (PDF), si no que implica cambiar todo el proceso implementando tecnologías y software que nos permitan pasar de trabajar con documentos en papel y tareas 100% manuales a digitalizar y optimizar tanto la recepción de las facturas, cómo la indexación manual de datos.

¿CÓMO OPTIMIZAMOS LA RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS? 

• Pasando de la recepción de la factura en papel, a automatizar la recepción de las facturas vía correo electrónico.
• Apostando por la Facturación Electrónica. Esta, cada vez se extiende a más países. Nos permite, no solo Automatizar la recepción, sino también la indexación de los datos en nuestro ERP.
• Apostando por la implementación de Portales de Autoservicios de Proveedores, que habilitan una comunicación directa con el proveedor, para que pueda generar directamente la factura y pueda estar en todo momento informado del estado de pago de esta, reduciendo así las consultas e incidencias.  

¿CÓMO AUTOMATIZAMOS EL PROCESO DE INDEXACIÓN DE LOS DATOS Y LA CONTABILIZACIÓN? 

• Podemos utilizar  tecnología RPA (Robotic Process Automation)  que nos permita automatizar la recepción del correo, capturando de forma automática la información y adjuntos que nos llegan.
• A través de tecnología OCR (Optical Character Recognition) capaz de extraer de forma inteligente la información que viene en el documento, transformarla en Metadatos, e insertarla de forma automática en nuestro ERP.  
• Habilitando “Reglas de Negocio” que permitan validar los datos recibidos de forma automática y en base a las excepciones, Enrutar la factura a la persona correspondiente de resolver la excepción en cada momento. 
• Aplicando tecnología Machine Learning: esto permite que el sistema aprenda en base a acciones que se tomaron en el pasado para corregir errores futuros. 

¿QUÉ SE PUEDE ESPERAR GRACIAS A LA DIGITALIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DEL PROCEOS DE REGISTRO DE FACTURAS? 

• Las empresas podrán obtener un ahorro de costes: los errores manuales son costosos y suponen una pérdida de tiempo del personal. Un proceso de facturación optimizado libera recursos y permite que las personas adecuadas hagan lo correcto en el momento adecuado.  
• Con la facturación electrónica, podrás eliminar el papel en tú empresa, apostando por una Oficina Sostenible y reduciendo el Impacto Medioambiental que tenemos en la actualidad.
• Las empresas obtendrán una mayor productividad en sus empleados: podrán dedicar tiempo a otras tareas importantes e imprescindibles para las empresas. 
•  Mejora la comunicación con los proveedores en tiempo real, optimizando la colaboración con ellos y permitiendo acelerar el proceso y eliminar excepciones.  
• Optimiza el flujo de caja: resolver problemas de Cash Flow acelerando la resolución de problemas de pagos y mejorando los programas de descuento.  
• Análisis detallado del proceso en tiempo real, así como la obtención de métricas diarias.  
• Garantizar el cumplimiento legal de las facturas de proveedor.  

 Lleva a la excelencia tú Departamento de Cuentas a Pagar gracias a la Medición, Transformación, Automatización y Digitalización de tus facturas de Proveedor. 

 

Si quieres conocer más sobre cómo podemos optimizar tu proceso de cuentas a pagar y cuál es el Software más adecuado, contáctanos.

Fdo: Noelia Vaqueriza

Facturación Electrónica en Colombia

Colombia, al igual que muchos otros países latinoamericanos, está apostando fuerte por la facturación electrónica, pero ¿Están las empresas colombianas preparadas para emitir y recibir facturas electrónicamente? ¿cuáles son los últimos cambios llevados a cabo por la DIAN?

¡!Te lo explicamos todo en el siguiente artículo¡¡

Un poco de historia

En abril de 2016, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emprendió el “Plan Piloto de Factura Electrónica”. Fue un proyecto en el que participaron 58 empestas colombianas, con el fin de detectar y corregir posibles errores en el modelo de facturación.

El 29 de Diciembre de 2017, se publicó un decreto en el cual se exponía que; “todas las empresas que solicitaron rangos de numeración para factura electrónica conforme al decreto 1929 durante los cinco años anteriores, tenían seis meses para sumarse a la facturación electrónica”.

El pasado 5 de Mayo de 2020, se publicó la Resolución 000042, a través de la cual se da a conocer las definiciones, condiciones y fechas que se deben seguir para la implementación de la facturación electrónica en el ámbito Nacional Colombiano, siendo el 1 de Noviembre de ese mismo año, la fecha inicial para que todas las empresas se sumasen a esta implementación.

¿Qué objeto tiene acatar la norma?

El objetivo principal es que entre los contribuyentes del país se puedan reducir las altas tasas de evasión fiscal de Colombia y minimizar los costos económicos, aumentar la sostenibilidad e incrementar la eficiencia en las empresas

 ¿Cuáles son las principales exigencias del conglomerado de normas vigentes?

1. Todas las facturas electrónicas requieren validación por la DIAN previamente a su expedición.

2. Los fallos de comunicación electrónica que impidan la validación previa deberán corregirse antes de 48 horas.

3. La facturación electrónica aplica a las operaciones de compra y venta de bienes y servicios, pagos de nómina, exportaciones, importaciones y los pagos a favor de “no responsables” del impuesto sobre las ventas (IVA).

4. En el año 2020, solo se permitirá la facturación del 30% de los impuestos descontables, reduciendo dicho porcentaje al 20% y 10% para los años 2021 y 2022 respectivamente.

5.La DIAN ofrece un facturador gratuito para empresas o personas que no realicen grandes operaciones. Para las empresas con grandes operaciones que quieran soportar su facturación ante la DIAN, podrán optar por el uso de proveedores tecnológicos o por mecanismos propios de facturación.

6.Las empresas que no facturen electrónicamente no se le permitirá la deducción de sus gastos de la renta.

7.Las empresas que contraten los servicios de un proveedor de facturación electrónica pueden suscribir pólizas de responsabilidad fiscal ante los eventuales inconvenientes que se presenten frente a la DIAN en relación con el reporte enviado.

8.La facturación electrónica implica tanto la emisión de facturas electrónicas, como la recepción de las facturas de proveedores.

¿Cuáles son los cambios más recientes?

1.Simplificación de las responsabilidades fiscales, dentro de la que se incluye un valor que identifica la situación de no ser responsable fiscal.

2.Reducción de 12 a solo 3 categorías o tipos de documentos electrónicos (Estándar, AIU y Mandatos).

¿Qué consecuencias tiene incumplir la norma?

Por ejemplo, Una empresa que expida factura sin los requisitos solicitados por la DIAN, puede afrontar multas equivalentes al 1 % del valor de las operaciones facturadas, sin exceder un máximo de 950 UVT; aproximadamente 32 millones de pesos. Por no cumplir con los plazos la multa será hasta de 15.000 UVT.

El artículo 657 contempla el cierre temporal del establecimiento a todas aquellas empresas que reincidan en el incumplimiento de los requisitos legales para la generación de facturas electrónicas.

 ¿Qué puedo hacer si no cuento con un sistema adaptado a la recepción de facturación electrónica?

En AmyPro contamos con una amplia trayectoria en la recepción de archivos de facturas electrónicas e integración con el ERP. Ofrecemos el servicio de recepción de facturas de terceros, validación de la información y ajuste de los mecanismos de estructuración conforme a los cambios normativos que se presenten.

Para más Info sobre la legislación vigente:

https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000042%20de%2005-05-2020.pdf

¿Tienes dudas? Puedes contactarnos aquí:

https://amypro.es/contactanos/

Fdo: Karina Cantor

Robotic Process Automation

Cada día las siglas RPA están más presentes y con más fuerza en las actividades diarias de las empresas, pero ¿qué es RPA?

Es el acrónimo de Robotic Process Automation, tecnología que permite a las organizaciones automatizar tareas como si una persona real las estuviera realizando en las propias aplicaciones y sistemas. Imagínese al RPA como un conjunto de robots entrenados que actúan como trabajadores virtuales, ejecutando procesos de información repetitivos basados en reglas, mejorando así la precisión y la eficiencia.

Una de las principales características de la creación de robots (o bots) es la facilidad y rapidez de creación de procesos automáticos.

El concepto RPA no es nuevo, pero en la actualidad, con el auge de la inteligencia artificial (AI), la tecnología RPA está ganando valor ya que la AI está haciendo posible que el software RPA realice tareas más complicadas al combinar la automatización de procesos con el aprendizaje automático. Los fabricantes de software están desarrollando robots que pueden abordar funciones de trabajo de nivel superior, incluyendo muchas de las que requieren un cierto grado de juicio. Algunos de estos nuevos roles incluyen verificar una firma en un cheque, evaluar reclamaciones de seguros y detectar fraudes en la documentación aportada.

Mercado Actual y futuro

Según Gartner, el 60% de las grandes multinacionales desplegaron RPA de manera parcial en 2018. Esta tecnología se ha vuelto más popular debido a un cambio general hacia la automatización de tareas en todo tipo de industrias, tratando de conseguir ahorros en los costes y mejorar la productividad. Solo en los servicios financieros, RPA puede ayudar a los trabajadores procesando reclamaciones de seguros o administrando multitud de tareas repetitivas.

Gartner predijo que para 2020, las máquinas inteligentes serían una de las cinco principales prioridades de inversión para más del 30% de los CIO. Por lo tanto, independientemente del momento en que cada empresa se encuentre, el RPA lo tenemos ya aquí y jugará un papel importante en la función financiera del futuro.

Gartner opina que las empresas tendrán “bots” como parte de su fuerza de trabajo digital desplegada en toda la organización. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, si bien la tecnología RPA puede acelerar los procesos organizacionales, los “bots” no pueden reparar procesos rotos; al menos no todavía y resulta imprescindible diseñar correctamente el proceso porque no siempre estamos trabajando de manera efectiva.

Esta tecnología tiene infinidad de casos de uso aplicables, entre los que podemos destacar por nuestra experiencia:

• Procesos de Alta (On-boarding) –(alta de proveedores, incorporaciones, siniestros, incidencias, reclamaciones, altas de usuario, etc.)
• Gestión automática de datos maestros
• Cierre Financiero y Procesos de pagos/facturación (AP / AR)
• Comparativas de Precios – Materiales entre distintos proveedores, buscadores para viajes, hoteles, seguros, etc.)
• Gestión de la Cadena de Suministro
• OSINT – Seguridad Cibernética
• Seguimiento Soporte – Seguimiento de estado de incidencias
• Gestión de Calidad – Revisión automatizada de documentación
• Emisión de documentos generados desde un input automático u otras aplicaciones
• Gestión de respuestas a consultas de proveedores.
• Auditorías de gastos – Elaboración de informes.
• Gestión de órdenes de compra – Gestión automatizada de órdenes de compra.
• Generación de informes (regulatorios/Normativa, terceros interesados, desempeño)
• Validación de datos/Pruebas de migración de datos/interfaces.

Independientemente del sector de actividad en que nos encontremos, existen oportunidades para implementar RPA en todas las áreas de tu organización, desde el equipo de AmyPro podemos ayudarte en el análisis de tus procesos actuales, recomendarte posibles casos  de uso para tu sector y acompañarte en la implantación del proyecto.

Si tienes detectadas oportunidades de automatización dentro de la compañía o quieres que te ayudemos a encontrarlas, AmyPro Solutions puede ayudarte a convertirla en realidad.

PREPÁRATE PARA S/4HANA

Te ayudamos a transitar por el camino que te llevará a SAP S/4HANA

Recientemente SAP ha extendido el “deadline” hasta 2027 para el soporte de sus soluciones ECC, de esta forma todos los clientes deben migrar a S/4 HANA antes de esa fecha si no quieren quedarse fuera de soporte estándar.

SAP estima, a datos de DSAG – 2019, los siguientes porcentajes en cuanto a planificación de sus clientes para la migración a S/4:

Los expertos en SAP aseguran que no menos del 20% del volumen de datos que albergan la mayoría de los sistemas constituyen “datos basura”, sin impacto en la actividad diaria. Por ello aconsejan que, siempre que las empresas migren a nuevas versiones, se libren de estos datos obsoletos que no aportan nada. Muchas veces se resisten porque quieren asegurarse de que podrán volver a la versión anterior en caso de que algo salga mal durante la migración. Incluso si todo va bien, este tipo de datos se suelen conservar en el sistema.

En las versiones precedentes de SAP esta forma de proceder podría no ser significativa ya que los datos se almacenaban únicamente en el disco duro y apenas existían costes adicionales. Sin embargo, SAP HANA conserva permanentemente todos los datos en la memoria principal y el aumento del nivel de almacenamiento eleva considerablemente los costes, razón por la que se justifica una depuración de datos previa a la propia migración.

Adicionalmente, un proceso preventivo de archivado de datos, nos ayudará a simplificar la migración a SAP S/4HANA tanto en tiempo como en costes.

En AmyPro, nuestro equipo de expertos te acompañaran en el tránsito hacia S/4 HANA, asesorándote e involucrándose en aspectos clave de este proceso tales como: limpieza de datos “no necesarios”, estrategia de Archiving, simplificación de procesos, experiencia de usuario (UX), diseño e infraestructura, informes y analíticas, etc. ….