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DOXIS Y SAP SUCCESSFACTORS: Gestión de Expedientes de personal

DESAFIOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE RRHH

A menudo, los departamentos de RRHH se enfrentan diariamente a continuos desafíos tanto en la gestión como en la organización y control de toda la información de los expedientes de personal:

Necesitan tener un control y seguridad de la información, quién puede acceder a ella, cuándo pueden acceder, desde que dispositivo o lugar etc. Además, en muchas ocasiones carecen de auditoría y trazabilidad.

Esto conlleva a una falta de transparencia. Si los procesos no están automatizados y/o estandarizados, nos encontramos con un know how perdido por rotación o por la ausencia del personal

Uno de los temas más importantes que deben tener en cuenta los departamentos de RRHH a la hora de gestionar y almacenar los expedientes de personal es el cumplimiento de GDPR. Toda la documentación archivada tiene un ciclo de vida, con unos plazos que se han de cumplir.

Todas las empresas quieren reducir costes operativos. Si las empresas no gestionan de una manera eficiente toda su información, repercutirá en un incremento de costes, ya que se invertirá tiempo en tareas repetitivas y se perderá tiempo en búsqueda de información

¿Qué SON DOXIS Y SAP SUCCESSFACTORS?

DoxiS es una solución de gestión documental de contenido empresarial, la cual unifica todos los procesos de negocio en una sola plataforma. La solución de RRHH de DoxiS cuenta con flujos de trabajos preconfigurados en la misma. En este artículo, nos centraremos en el uso de esta suite con SAP SuccessFactors para nuestros departamentos de RRHH.

SuccessFactors es la interfaz web para nuestros departamentos de RRHH que se integra en la suite DoxiS de Ser Group, para “digitalizar, organizar y archivar” toda la documentación y expedientes de nuestros empleados, así como la documentación de los candidatos que se postulen a algún puesto disponible en nuestra compañía e incluso para las formaciones internas de la empresa.

Esta herramienta, está diseñada para mejorar las necesidades de los usuarios de nuestros departamentos de RRHH. Con ella, se consigue mantener la información de todos los empleados de la compañía de una manera más estructurada, centralizada y a la vez, cumpliendo con los estándares de seguridad y confidencialidad.  Gracias a estos aspectos, se consigue una forma de trabajo más rentable para las organizaciones:

Por un lado, tener toda la información, (documentos, expedientes, nóminas, contratos etc) en una sola interfaz, hace que los equipos de RRHH puedan invertir más tiempo en otro tipo de tareas estratégicas para la empresa.

Por otro lado, evitaremos el extravío de la documentación y expedientes, ya que no será necesario archivarlos y custodiarlos de forma manual, reduciendo también el tiempo en la búsqueda de dichos documentos.

En resumen, reduciremos costes, al evitar el uso del papel gracias al archivado de documentos, y optimizaremos el tiempo del personal de RRHH gracias a la centralización de toda la información y documentación.

“Las organizaciones que realmente se preocupan y se centran en maximizar la experiencia de cada uno de los empleados, lideraran en el futuro, puesto que tienen todos los procesos optimizados y automatizados”.

BENEFICIOS DE SAP SUCCESSFACTORS:

Con la implementación en nuestra compañía de una buena herramienta de gestión documental en RRHH, podremos obtener multitud de beneficios. En este caso, gracias a SAP SuccessFactors, podemos destacar los siguientes beneficios para nuestra empresa:

1.- Tener la documentación de nuestros empleados siempre a mano en un repositorio único, el cuál brinda amplias funcionalidades. Gracias a ello, podremos acceder y archivar la información de una manera más rápida

2.- Cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos, auditorias y reglas de retención.

3.- Se obtiene más tiempo del personal de los departamentos de RRHH para realizar tareas estratégicas, ya que se reduce el tiempo invertido en tareas manuales y repetitivas (reducción de errores humanos)

CARACTERISTICAS DE SAP SUCCESSFACTORS 

Doxis archiva la documentación de manera centralizada, uniforme y estructurada para cada empleado, quedando accesible desde la interfaz de SuccessFactors, la cual tiene como principales características:

1.- Acceso sencillo a la información:

  • Amplias funciones de búsqueda, gracias a atributos y metadatos
  • Búsqueda de contenido
  • Visualización de documentos (sin descarga)
  • Acceso desde navegador o dispositivo móvil
  • Estructurar información dentro de una jerarquía uniforme de directorios
  • Ver los históricos de versiones
  • Recibir por parte de Doxis, notificaciones en fechas señaladas (p.e contrato que va a expirar, permiso de trabajo, valoración de desempeño que necesite ser revisada, etc).

2.- Acceso controlado a la información:

  • Prevenir la edición simultanea
  • Reglas automáticas de retención y expurgo
  • Acceso y borrado controlados
  • Seguridad basada en roles
  • Censura de información sensible
  • Accesos temporales a documentos
  • Auditorias detalladas

3.- Acceso conforme a normativas vigentes:

  • Reglas de retención: evitando así borrados de documentos innecesarios o accidentales gracias a sus dos niveles de retención y Expurgo automático, asegurando que los documentos quedan eliminados del sistema cuándo se debe, cumpliendo siempre los tiempos de custodia y las normativas vigentes en cuánto a protección de datos. Estos periodos de retención ya están pre-configurados en el sistema y funcionan en baste a la fecha relevante del documento, aunque DoxiS también permite definir estos periodos de retención personalizados
  • Funcionalidad de Litigation Hold: gracias a esta función, podemos bloquear cualquier modificación o borrado de cualquier documento, incluso una vez haya finalizado el periodo de retención.
  • Derecho al olvido: al aproximarse la fecha de retención del documento, recibiremos una notificación. Existe la posibilidad de expurgo automático de documentos y todo lo que se quede borrado y eliminado quedará grabado gracias a la Auditoría realizada.
  • Histórico de auditorías: todos los expedientes o documentos de los empleados borrados o eliminados quedarán documentados mediante auditoría. Toda la documentación relacionada o asociada con un expediente de personal, podrá ser exportada para hacérsela llegar en caso de que fuese necesario.

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