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Un año más, lo han vuelto a conseguir y se han superado. Sevilla nos acogió el pasado 01 y 02 de Junio en el Palacio de Congresos y Exposiciones, para celebrar el evento más esperado por toda la comunidad SAP de España, el Fórum Ausape 2022. Esta vez bajo el lema “Humanos Digitales”, en su XVII edición, albergó a más de 1.000 participantes entres clientes, parters y proveedores de soluciones, superando así todas las expectativas. Se determinaron espacios para el networking, zona de exposición para la interacción con los asistentes, y zona para el foro de empleo. La agenda, que estaba muy enfocada a la innovación y transformación digital, también incluía una cena de Gala en la Finca “La Soledad”, para culminar así la primera jornada de este enriquecedor encuentro. En el evento, pudimos ser partícipes de sesiones plenarias, mesas redondas así como también de notables ponencias de las diferentes consultoras tecnológicas más importantes del país, donde se realizaron más de 40 sesiones paralelas y que hicieron de este encuentro un evento de gran calidad. Desde AmyPro, pudimos presentar el caso de éxito de nuestro cliente Cepsa, en la ponencia “Procesamiento Inteligente de Facturas”, dirigida por Ruth Alcalde, responsable de compras España y nuestro socio, Director de AmyPro, Francisco Fernández. Fue un gran éxito en el que conseguimos superar el aforo con más de 50 asistentes. En la ponencia, pudimos explicar a todos los asistentes, como nuestro cliente Cepsa en su camino hacia la “Transformación Digital” ha evolucionado con la ayuda de AmyPro, las soluciones  Kofax Capture y Kofax Transformation, las cuales  tenían implantadas desde hace más de 10 años a Kofax Total Agility, para establecer un proceso global de captura, clasificación y extracción de datos integrado completamente con los procesos financieros de la compañía, en este caso, integrándola con VIM, solución que ya tenían en funcionamiento desde hace más de 10 años. Por lo tanto, se ha conseguido pasar de una plataforma de Captura (KC-KTM) a una plataforma de “Automatización Inteligente” (KTA) para la automatización de procesos y la integración con otros módulos, subprocesos y componentes externos o de terceros, permitiendo implementar la automatización con los procesos de Captura dirigidos. Cabe destacar también la participación de Berta Mateos, directora de Impacta con LinkedIn Antonio Peñalver socio director de People First Consulting y Manuel Navarro director de Byte TI , en la mesa redonda en la cual se debatió y habló sobre “el papel de las personas y la digitalización”.  En este foro, se trató y habló sobre la búsqueda de empleo a través de nuestras redes sociales, como por ejemplo LinkedIn, y el impacto que ha generado la “transformación digital” en el trabajo. Quedamos a la expectativa del próximo Fórum 2023. Mientras tanto, nos quedamos con Sevilla y todas las experiencias enriquecedoras y valiosas que nos ha brindado, confirmando una vez más, que AUSAPE ha organizado un evento absolutamente coordinado, organizado y eficaz, con una logística de diez. ¡NOS VEMOS EN EL PRÓXIMO FÓRUM 2023!

Uno de los principales beneficios de la facturación electrónica así como de la digitalización de documentos es el ahorro en costos que supone para las empresas al no ser necesario comprar papel, imprimir y entregar facturas físicas. Pero ¿te has preguntado en el beneficio que esto representa para nuestro planeta?  La producción de una tonelada de papel implica la tala de hasta 24 árboles, y poner en circulación un kilo de papel requiere hasta 324 litros de agua y el consumo de cuatro kilovatios de energía. Trabajar con documentación digital ahorra papel, reduce drásticamente los metros lineales de almacenamiento necesarios y evita gastar litros de combustible para las transferencias de un centro de archivo a otro. “Si cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kg de madera, al facturar electrónicamente ese millón de facturas se tramitará sin necesidad de talar un centenar de árboles reduciendo 0,72 Tm emisiones de CO2. El dato: Una empresa emite alrededor de 12,000 facturas al año aproximadamente, al convertirse en emisor electrónico, ayuda a que se salven 57.6 árboles, se ahorren 180,000 litros de agua y se evite la emisión de 14.4 toneladas de dióxido de carbono a la atmósfera, así como 1,872 kilogramos de residuos sólidos al ambiente, de acuerdo con estimaciones de la Comisión Europea. Al usar el intercambio electrónico de documentos se elimina el papel, se reduce la tala de árboles, las emisiones de CO2 derivadas de la energía necesaria para convertir la celulosa en papel y los residuos que produce el proceso, las emisiones generadas en el transporte de ese papel, en la impresión de los documentos y en la fabricación de las impresoras, tóner, etc. También se eliminan las emisiones generadas en la producción de los sobres, los sellos y el trasporte del documento. Las empresas pueden asumir varios cambios para contribuir en el cuidado del medio ambiente. Uno de esos cambios es la implementación de un sistema de facturación electrónica y digitalización de documentos. Mientras más empresas tomen conciencia y se sumen a esta medida, el impacto ambiental será mayor en beneficio de nuestro planeta: la factura electrónica ahorró talar 13.000 pinos en 2020 en España. Concretamente, el informe revela que el uso generalizado de la factura electrónica a nivel nacional y en todos sus ámbitos de utilización (B2B + B2G + B2C) permitió un ahorro en términos de uso de papel equivalente a 12.960 pinos solo en 2020. Esta cifra supone, a modo de ejemplo, el 86 % de la masa forestal del Parque del Buen Retiro de Madrid. Es cierto que gran parte de las empresas han tomado conciencia del cuidado del medio ambiente, intentando reducir los residuos y la contaminación, pero aún es necesario definir objetivos ambientales y trabajar para cumplirlos. ¡¡Poco a poco, lo conseguiremos!!

El pasado 25 y 26 de abril, se celebró en la ciudad de Munich el SerSummit22 evento internacional que abrió sus puertas con alrededor de 250 participantes entre clientes, socios y profesionales de la información. Se llevó a cabo en el Hotel Infinity de Munich con nuevo lema: “Digitize. Understand. Automate” e inició con el discurso de apertura del CEO John Bates: «Una nueva era de automatización a través de la comprensión del contenido». El objetivo de la cumbre es obtener información experta de los líderes sobre cómo  beneficiarse de la automatización inteligente de contenido a través de la suite Doxis4. Toda la información compartida durante el evento pudo ser recogida gracias tanto a las sesiones corporativas, dónde diferentes miembros de Ser Group explicaron y profundizaron sobre el producto y sus nuevas funcionalidades, como a las ponencias de Casos de Éxito de distintos clientes, en dónde expusieron y compartieron con todos los beneficios y mejoras obtenidos gracias a las soluciones implementadas. Las distintas ponencias de estos casos de éxito fueron sin duda alguna, una gran referencia para otros clientes allí presentes. Presenciamos varias demos en distintos Stand, dónde pudimos ampliar información sobre las mejoras en la Suite Doxis4, de las que cabría destacar; Doxis Invoice Master, para el procesamiento de facturas, todo ello integrado en SAP Content bridge, que permite mover datos de SAP y Salesforce en Doxis4. Human Resource, solución implementada de Doxis para la gestión de RRHH. Desde AmyPro, queremos compartir con vosotros nuestra participación en la Cumbre SERSummit22, donde hemos podido vivenciar de primera mano este encuentro en el cual, hemos podido ampliar nuestros conocimientos, participando y presenciando las diferentes conferencias magistrales, charlas estratégicas y soluciones de vanguardia en servicios de contenido y gestión de la información. Os informamos que tenemos muchas novedades novedades que contaros tales como el concepto ICA y el nuevo Marketplace de Ser Si quieres ampliar información sobre que herramientas necesita tu empresa para optimizar y digitalizar todos tus procesos de negocio, ponte en contacto con nosotros o solicítanos una Demo, y nuestro equipo especializado te asesorará en todo lo que necesites.

Después de varios meses de trabajo, ha llegado el momento de presentaros nuestro nuevo proyecto: “nuestra web” completamente renovada, con un diseño que refleja nuestra esencia y nuestros valores, en donde cabe destacar el gran equipo humano que forma AmyPro, el cuál ha ido creciendo y aprendiendo, reflejándose así el fruto de muchos años de trabajo y esfuerzo. Nuestra página web ha sido renovada para mejorar la experiencia del usuario con una propuesta moderna, dinámica, con estructura de contenidos mucho más accesible e intuitiva. Está optimizada para funcionar perfectamente en cualquier dispositivo móvil y tamaño de pantalla, con armonía y ligereza visual gracias a su diseño responsive. Mediante los distintos módulos que contiene nuestra página, nuestros clientes pueden acceder cómodamente a las ultimas noticias, eventos, productos y servicios que ofrecemos. ¡La gran novedad! Detrás de cada proyecto y cada trabajo, hay un gran equipo, y es por ello que hemos desarrollado nuestro apartado “Quienes somos”, donde te invitamos a conocer los miembros de nuestro equipo y sus datos de contacto para que podamos ayudarte a resolver cualquier duda o consulta a la mayor brevedad posible. ¡Solicitad una demo! Hemos incorporado y mejorado en nuestro apartado “Contacto” la opción de agendar una reunión con nosotros, en la cual, puedes fácilmente decidir el día y la hora que desees programar. ¡Estaremos encantados de asesorarte! ¡Síguenos en nuestras redes sociales para más novedades! Linkedin Instagram Youtube

Para aprovechar al máximo la “Transformación Digital”, deberíamos comenzar por “Automatizar” la recepción de Facturas de Proveedor. La tecnología 3.0 está aquí y ofrece soluciones y servicios que mejoran la actividad y productividad de las empresas como la digitalización de las facturas y pagos a proveedores que ofrece VIM. Es en esta solución en la que nos centraremos hoy para desglosar todas las características, beneficios, actualizaciones, etc que ofrece al entorno SAP. ¿Qué es VIM?  Vendedor Invoice Management, conocido por sus siglas en inglés como VIM, es una solución de OpenText para aquellas empresas que quieran incluir una herramienta que gestione y automatice el procesamiento de las facturas recibidas y a su vez, esté integrada con SAP ERP. Gracias a esta solución, las empresas y organizaciones pueden optimizar sus procesos de información en todas sus etapas (recepción, administración y revisión). VIM es una herramienta segura porque ofrece privacidad de datos desde un extremo a otro de la transformación de la información. Vendor Invoice Management de OpenText facilita reglas, roles y acciones totalmente configuradas en los flujos de trabajo y con ello, permite automatizar al cien por cien la recepción y el registro de las facturas de los proveedores en diferentes formatos. Beneficios de Vendor Invoice Management  VIM de OpenText ofrece una gran ventaja: eliminar el papel y enfocar el proceso de facturación de una forma más cómoda como es la digitalización de facturas y pagos a los proveedores. Por ello, podemos destacar ciertos beneficios de esta solución integrada en SAP: Reduce el tiempo para el tratamiento de las facturas. Extracción de datos (automática, rápida y fiable). Elimina duplicidad de pagos. Mejora la relación entre proveedor-empresa. Mejora la gestión y aprobación de las facturas. Define los flujos trabajo, tareas y permisos. Crea una base de datos única. Proceso para la digitalización de las facturas con VIM  Con estos beneficios y ventajas, el proceso de VIM se reduce al escaneo y envío de la factura al servidor Intelligent Capture (anteriormente la solución era ICC). Seguido, se facilita la extracción de la información con una lectura automática de los datos, que debe ser validada y completada por el responsable. Finalmente, se procede al pago tras la contabilización de la misma. 1º Preparación Es la primera etapa del proceso, por ello, se basa en la entrada de la propia factura por mail, fax, EDI etc. En esta fase, se procede al escaneado de la factura y su archivado para SAP. 2º Transformación Integración y transformación de la factura escaneada y archivada. Es decir, se procede a la interpretación de la factura (reconocimiento óptico de la información y caracteres, conocido como OCR). 3º Verificación Entramos en el proceso de la propia herramienta SAP Invoice Management (VIM). En este escalón, se verifica el tratamiento y la transformación de la información en la anterior etapa. 4º Colaboración y MonitorizaciónSe continúa dentro de la gestión VIM. En esta fase, surge la posibilidad de incluir comentarios en los diferentes flujos de trabajo y en la gestión de excepciones. Son importantes todas las figuras del proceso (colaboración), ya que se procede a la monitorización de la factura y su información. 5º Cierre Es la última etapa de la herramienta VIM, en la cual se realiza la contabilización de la factura y su cierre. 6º Pago Como su propio nombre indica, una vez se ha digitalizado la factura del proveedor y ha sido aprobado en todas sus fases, se puede proceder al pago de la misma. Implementa VIM con AmyPro  Es importante que el tratamiento de facturas que realicen los departamentos de cuentas por pagar, estén bien organizados y controlados para no tener pérdidas de información o duplicidad en los flujos de trabajo. Por ello, desde AmyPro recomendamos la implementación de VIM como uno de los módulos de SAP que ayudan a digitalizar y optimizar  los procesos de gestión de facturas y pagos a proveedor. Como expertos en esta solución de OpenText dentro del entorno SAP, ayudamos y guiamos a tu organización tanto en su integración como en su posterior mantenimiento, para que puedan verse beneficiados tanto los equipos de “cuentas por pagar”, como tu propia compañía. ¡Contáctanos para ampliar la información sobre Vendedor Invoice Management by OpenText! Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

Cada vez se vuelve más importante la digitalización y optimización de procesos y acciones dentro de las empresas y organizaciones. ¿Por qué? La respuesta es sencilla, la sociedad y sobre todo, la tecnología avanzan y facilitan la gestión digitalizada de esos procesos. Así comenzaba su entrevista nuestro Director Comercial Francisco Fernandez de Ocaña, para el periódico “El Mundo”, dónde explica como las empresas han ido adaptándose y sumándose al carro de la transformación digital, gracias a herramientas líderes del mercado como por ejemplo, SAP, Kofax, Opentext o Microsoft. Desde la pandemia, las empresas se han visto con la necesidad de gestionar toda la información desde entornos remotos, colaborativos y seguros, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, pudiendo compartir dicha información en tiempo real con el resto de miembros de la compañía. Esto se conoce como ECM (Enterprise Content Management) y para AmyPro, ha sido un reto adaptarnos al ritmo de transformación que demandaban nuestros clientes. En AmyPro, somos expertos en guiar a nuestros clientes en sus procesos de transformación digital, optimizando sus flujos de trabajo y la gestión de sus contenidos empresariales. No te pierdas la entrevista en dónde podrás encontrar más información y detalles sobre la “Transformación Digital” Ver Entrevista

Coincidiendo con el encuentro anual que ofrece cada año Ausape,  ya está disponible la undécima edición del «Quién es Quién 2021″. Esta guía,  un imprescindible  para toda la comunidad SAP, identifica y da visibilidad a los mejores «Socios» SAP  para los proyectos en este ecosistema. Un año más, podrás encontrarnos como «Asociados Especiales». Búscanos en la guía y descubre nuestras Fortalezas, Soluciones y Servicios y porque elegirnos para implantar cualquier proyecto que gire en torno a SAP. Si quieres saber más no dudes en contactarnos. Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

¡¡Estamos de celebración!! Sí, estamos de enhorabuena y muy entusiasmados porque esta pequeña y a su vez gran empresa,  está celebrando su «Décimo Aniversario». Pero esto es solo el principio…¡esperamos cumplir muchos más! AmyPro Solutions nace del entusiasmo, ganas e ilusión de unos amigos que decidieron crear y apostar por este proyecto. Desde aquel 2011 que decidimos embarcarnos en él, y tras muchas horas, trabajo y esfuerzo, hemos ido creciendo tanto personal como profesionalmente. Entusiasmados con lo que hacemos, nos fascina seguir aprendiendo día a día y poder compartirlo con todos vosotros.  ¡10 años parecen muchos pero no son nada!. Llevamos una década guiando y apoyando a nuestros clientes a digitalizar sus procesos de gestión documental, automatizando su recepción de facturas y optimizando sus departamentos de cuentas a pagar entre otras muchas cosas, utilizando siempre estrategias y soluciones de negocio líderes en la industria en la gestión de contenido y robotización de procesos en entornos SAP. Toda una DÉCADA, quién nos lo iba a decir hace diez años… Echando la vista atrás nos enorgullece ver todo lo que hemos construido en este tiempo, motivo más que suficiente de celebración y agradecimiento a familiares, amigos, clientes y compañeros. ¡GRACIAS a nuestros familiares y amigos! Por apoyarnos incondicionalmente en esta aventura. Gracias por ayudarnos a levantar cuándo caemos y a seguir adelante cuándo queremos tirar la toalla.  ¡GRACIAS a nuestros clientes! A  los que fueron, los que son y los que vendrán. Habéis confiado en nosotros para los procesos de transformación digital de vuestras empresas, confiando siempre en nosotros para abordar vuestros proyectos. ¡ESTAMOS ETERNAMENTE AGRADECIDOS!  ¡GRACIAS a nuestros partners! Compañeros y amigos del sector, que nos han recomendado y que han apostado por nosotros confiando en AmyPro para trabajar codo con codo en sus proyectos. ¡GRACIAS a nuestro equipo! Si a alguien tenemos que agradecer su esfuerzo, dedicación, profesionalidad y gran trabajo, es al gran equipo HUMANO que forman parte de esta empresa.  La gran familia que hay detrás, llena de grandes profesionales con gran talento, dispuestos a dejarse la piel en cada trabajo, en cada proyecto. Sin ellos, y por los que en algún momento estuvieron y por circunstancias ya no están, no hubiera sido posible seguir cumpliendo años. !GRACIAS POR VUESTRO ESFUERZO Y POR FORMAR PARTE DE ESTA GRAN FAMILIA¡ ¡QUE 10 AÑOS JUNTOS SEA SÓLO EL PRINCIPIO! DE CORAZÓN ¡¡GRACIAS!! Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

EL PROCESO TRANSVERSAL. GESTIÓN DE COBROS Con el tiempo, la sistematización de los procesos administrativos ha favorecido un mayor nivel de control y promoción de la eficiencia al interior de las empresas. Es en este sentido donde SAP ha soportado estos procesos mediante el uso de módulos altamente direccionados como la mejor herramienta de gestión en la que pueda apoyarse nuestro recurso humano. La acción interdependiente de las actividades de las diferentes áreas empresariales se ven reflejadas en el alto nivel de integralidad entre los módulos SAP, encadenando asertivamente los procesos. Como resultado de la operación empresarial, (sin importar su tipo de negocio), se generan aquellos efectos que permiten sostener y crecer a las empresas en el primer punto de integralidad que se corresponde con el proceso (y módulo) de facturación. Todas las facturas en SAP cuentan con mecanismos de identificación múltiples que servirán de engranaje para las siguientes operaciones al interior del módulo como de los sucesivos en el proceso transversal. Las facturas, a su vez, tienen atributos particulares, estados, novedades y diferentes variaciones en el dinámico estado de su gestión. Esto genera efectos (segundo punto de integralidad) en los movimientos contables que nos permiten valorar la situación de la empresa, base fundamental para la toma de decisiones. Sin embargo, toda estimación debe contar con un cotejo contra el recurso económico disponible lo más preciso posible para que la toma de decisiones sea viable y completa. Es aquí donde cobra tanta importancia un tercer paso en la gestión: el movimiento de tesorería se vuelve fundamental. Hasta aquí todo parece algo perfectamente alcanzable, pero la realidad es otra. Los departamentos de tesorería efectúan movimientos de recursos económicos en base a la información enlazada con otros módulos. Esto nos ofrece una información relativamente absoluta de la situación económica empresarial, pero su máximo grado de certeza se alcanza con el conocimiento y entendimiento de los extractos bancarios que mostrarán el estado de las cuentas bancarias y por lo tanto, la realidad del recurso, lo que hoy por hoy es el calvario de toda la gestión. Este cuarto aspecto, “la conciliación bancaria”, se logra primero, mediante la transcripción de la información del extracto bancario hacia la arquitectura del sistema empresarial y posteriormente identificando y asociando los movimientos en la cuenta bancaria con los movimientos en Tesorería. Asumiendo que los cruces de información den un estado próximo a la realidad absoluta, será posible el quinto aspecto de la gestión (más bien un aspecto de interpretación y decisión) que se corresponde con el mencionado cotejo entre lo estimado, lo realizado y el estado del recurso económico en bancos. DIFICULTADES Y PROBLEMÁTICAS EN LOS DEPARTAMENTOS DE TESORERÍA Existe una gran variedad en la recepción de extractos bancarios, el más común es el formato PDF. Este factor, depende siempre de los bancos, no de las empresas. A partir de esta información, nuestro personal en tesorería buscarán algún mecanismo manual o automatizado para transcribir la información del extracto bancario en alguna base de datos. Será necesaria la revisión y comparación de los datos que podrá abarcar, según el grado de trabajo,  desde la comprobación manual al muestreo(para estimar la validez de los datos), así como la ejecución de diversos métodos de rastreo al interior de la información capturada. Los sistemas automatizados también presentan variaciones entre sí y diversos grados de versatilidad, que redundan en el nivel de trabajo correctivo sobre los datos capturados por parte del personal que trabaje sobre ellos. Este será un aspecto altamente desgastante y tedioso,  repitiéndose mes tras mes y  ocupando horas de trabajo de ajuste del personal. La validación de los datos transcritos es solo una parte del proceso, ya que aún nos quedaría una de las piezas más importantes en este tedioso procedimiento: “la conciliación en sí.” Esta, implica tanto la identificación de los diferentes movimientos bancarios, como aspectos que claramente se puedan asociar a movimientos de tesorería y estos a su vez a movimientos contables y de facturación. Y como aspecto nunca faltante cada mes, la eterna presentación de registros en el extracto no asociables a nada o a muchas cosas. La comparación entre los apuntes contables de la empresa contra las cuentas bancarias. FS2 AUTOBANK, HERRAMIENTA PARA ALIVIAR ESTAS PROBLEMATICAS Ante las problemáticas descritas tenemos una opción con un alto nivel de satisfacción y alivio a la gestión de tesorería. FS2 Autobank es una solución integrada en el entorno SAP ( S/4HANA , ECC, y otros sistemas SAP) que permite la digitalización de los extractos bancarios sean de tipo impreso, PDF, Excel u otros. El sistema se encargará de enlazar la información al interior de cada documento con sus respectivos apuntes contables. La automatización de la conciliación bancaria se consigue con el reconocimiento de datos del extracto bancario por medio de herramientas de identificación de los caracteres sobre las imágenes para posteriormente ser volcados al sistema SAP de forma ordenada, clasificada y categorizada, lo que permite ahorrar tiempo y minimizar errores. Sin embargo, es habitual encontrar: La presencia de comisiones bancarias de diferentes valores. Más de un movimiento bancario para una misma factura Estas son situaciones que el sistema podrá sortear en la gran mayoría de casos conforme a una apropiada parametrización. Aun así, en aquellos pequeños porcentajes de casos donde quedan rezagos de movimientos bancarios que no pudieron ser exitosamente asociados a movimientos contables / facturas, nuestro sistema los hará fácilmente visibles para poder investigarlos y gestionarlos. El grado estimado de automatización esperado oscila entre el 90 al 95% de los datos, generando un claro alivio a la carga laboral en la empresa relacionada con la transcripción de información de extractos, validación y homologación. Por todo ello consideramos que FS2 Autobank es la solución más idónea para la gestión del flujo de caja y conciliación de extractos bancarios en tu empresa. Si tienes dudas de la solución o quieres una demostración no dudes en contactarnos. FDO: Karina Cantor Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

No son pocas las empresas que nos preguntan y se interesan por saber cuáles son las ventajas de recibir las facturas electrónicamente y que requisitos se deben cumplir para que una factura recibida en formato PDF sea válida. En este artículo, os contaremos precisamente estas cuestiones, que ventajas tiene recibir las facturas en formato PDF y que requisitos se deben cumplir para que la factura electrónica sea igual de válida que las facturas en papel. ¿Qué supone la recepción de las facturas en PDF para las empresas? La recepción y emisión de las facturas en formato papel, resulta un trabajo tedioso para los “Departamentos de Facturación”. Las personas encargadas en estos departamentos de tramitar las facturas recibidas de nuestros proveedores, lo han de hacer de manera manual, primero registrando las facturas con todos sus datos y segundo, poniéndolas en custodia durante todo el periodo de conservación establecido para cumplir la Ley. ¿Qué supone este procedimiento para el trabajador? Recibir la factura en papel y registrarlas de manera manual hace que aumenten los tiempos de gestión y a su vez, hace que aumente la probabilidad de error durante el proceso. ¿Qué supone este procedimiento para la empresa? Sin lugar a duda, esta gestión supone para las empresas, ya sean de mayor o menor tamaño, un aumento de «costes» . Es por ello, que todas las empres de mayor o menor volumen, deberían de Automatizar los procesos de recepción de “Facturas de Proveedor” ¿Qué ventajas tiene recibir las facturas en formato PDF? Si establecemos en nuestra empresa un modelo de recepción de factura en formato PDF, las personas encargadas de tramitarlas, conseguirán reducir los tiempos en la gestión de las facturas, pudiendo así dedicarse a otras funciones de gran valor en la empresa. Además, verán cómo se reduce la intervención manual. Esto supone una drástica disminución de probabilidad de error durante todo el proceso, consiguiendo así ser más eficientes. Las empresas verán como disminuyen los gastos de gestión en el procesamiento de las facturas recibidas en formato PDF con lo que conseguirán obtener un ahorro en de costes. ¿Qué validez tienen las facturas recibidas en formato PDF? Las facturas recibidas en PDF tienen la misma validez que las facturas recibidas en papel, siempre y cuándo se cumplan unos requisitos mínimos que establece el Departamento de Gestión Tributaría de la AEAT. Según el Real Decreto 1619/2012 de 30 de Noviembre, las facturas recibidas y expedidas en formato PDF, son consideradas facturas electrónicas y por lo tanto, tienen la misma validez que una factura en papel, aunque esta no haya sido firmada digitalmente. Sin embargo, una factura recibida en papel y escaneada posteriormente para su custodia o archivado, NO se considera factura electrónica. La conservación de las facturas electrónicas debe asegurar su legibilidad en formato original, sin necesidad de tener que guardarlas en papel (evitamos extravíos y reducimos el uso del papel en nuestra empresa) ¿Qué requisitos debe cumplir la factura en PDF? Para que una factura electrónica (factura en PDF recibida o expedida por correo electrónico) y una factura en papel sea válida, deben cumplir los siguientes requisitos de garantía: La factura siempre deberá de contener los datos del emisor y receptor (razón social, CIF, y domicilio), un número que la identifique y la fecha de expedición. Deberemos describir los productos o servicios contratados o prestados, así como el importe de estos servicios desglosando el IVA (esto último es un requisito indispensable para cualquier factura ya sea electrónica o no). El cliente, siempre debe dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas en PDF mediante un email. En dicha autorización, que debe ser expresa y por escrito, se debe indicar la cuenta de envío y recepción de las facturas, para evitar así posibles errores. Se debe garantizar la autenticidad del origen e integridad del documento. Por ello, se aconseja y acostumbra a utilizar la dirección de correo corporativo de la empresa. El formato recomendado para la recepción y emisión de las facturas suele ser en PDF, ya que con este formato no se puede alterar el contenido de las facturas. Sobre este último punto, para la gestión de la factura en SAP, se suele almacenar el correo del emisor asociado al registro de la aplicación (en este caso FS2 Accounts Payable), lo que ayudará a identificar de un vistazo rápido el documento original de la factura. Tras el cumplimiento de estos requisitos y tras la nueva Ley, quedaría suprimida la condición de la firma mediante certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria en las facturas en PDF. Si quieres saber más, ponte en contacto con nosotros y te informaremos más detalladamente sobre la «facturación electrónica». FDO: Noelia Vaqueriza Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email