Para aprovechar al máximo la “Transformación Digital”, deberíamos comenzar por “Automatizar” la recepción de Facturas de Proveedor.
La tecnología 3.0 está aquí y ofrece soluciones y servicios que mejoran la actividad y productividad de las empresas como la digitalización de las facturas y pagos a proveedores que ofrece VIM. Es en esta solución en la que nos centraremos hoy para desglosar todas las características, beneficios, actualizaciones, etc que ofrece al entorno SAP.
¿Qué es VIM?
Vendedor Invoice Management, conocido por sus siglas en inglés como VIM, es una solución de OpenText para aquellas empresas que quieran incluir una herramienta que gestione y automatice el procesamiento de las facturas recibidas y a su vez, esté integrada con SAP ERP.
Gracias a esta solución, las empresas y organizaciones pueden optimizar sus procesos de información en todas sus etapas (recepción, administración y revisión). VIM es una herramienta segura porque ofrece privacidad de datos desde un extremo a otro de la transformación de la información.
Vendor Invoice Management de OpenText facilita reglas, roles y acciones totalmente configuradas en los flujos de trabajo y con ello, permite automatizar al cien por cien la recepción y el registro de las facturas de los proveedores en diferentes formatos.
Beneficios de Vendor Invoice Management
VIM de OpenText ofrece una gran ventaja: eliminar el papel y enfocar el proceso de facturación de una forma más cómoda como es la digitalización de facturas y pagos a los proveedores. Por ello, podemos destacar ciertos beneficios de esta solución integrada en SAP:
- Reduce el tiempo para el tratamiento de las facturas.
- Extracción de datos (automática, rápida y fiable).
- Elimina duplicidad de pagos.
- Mejora la relación entre proveedor-empresa.
- Mejora la gestión y aprobación de las facturas.
- Define los flujos trabajo, tareas y permisos.
- Crea una base de datos única.
Proceso para la digitalización de las facturas con VIM
Con estos beneficios y ventajas, el proceso de VIM se reduce al escaneo y envío de la factura al servidor Intelligent Capture (anteriormente la solución era ICC). Seguido, se facilita la extracción de la información con una lectura automática de los datos, que debe ser validada y completada por el responsable. Finalmente, se procede al pago tras la contabilización de la misma.
1º Preparación
Es la primera etapa del proceso, por ello, se basa en la entrada de la propia factura por mail, fax, EDI etc. En esta fase, se procede al escaneado de la factura y su archivado para SAP.
2º Transformación
Integración y transformación de la factura escaneada y archivada. Es decir, se procede a la interpretación de la factura (reconocimiento óptico de la información y caracteres, conocido como OCR).
3º Verificación
Entramos en el proceso de la propia herramienta SAP Invoice Management (VIM). En este escalón, se verifica el tratamiento y la transformación de la información en la anterior etapa.
4º Colaboración y Monitorización
Se continúa dentro de la gestión VIM. En esta fase, surge la posibilidad de incluir comentarios en los diferentes flujos de trabajo y en la gestión de excepciones. Son importantes todas las figuras del proceso (colaboración), ya que se procede a la monitorización de la factura y su información.
5º Cierre
Es la última etapa de la herramienta VIM, en la cual se realiza la contabilización de la factura y su cierre.
6º Pago
Como su propio nombre indica, una vez se ha digitalizado la factura del proveedor y ha sido aprobado en todas sus fases, se puede proceder al pago de la misma.
Implementa VIM con AmyPro
Es importante que el tratamiento de facturas que realicen los departamentos de cuentas por pagar, estén bien organizados y controlados para no tener pérdidas de información o duplicidad en los flujos de trabajo.
Por ello, desde AmyPro recomendamos la implementación de VIM como uno de los módulos de SAP que ayudan a digitalizar y optimizar los procesos de gestión de facturas y pagos a proveedor. Como expertos en esta solución de OpenText dentro del entorno SAP, ayudamos y guiamos a tu organización tanto en su integración como en su posterior mantenimiento, para que puedan verse beneficiados tanto los equipos de “cuentas por pagar”, como tu propia compañía.
¡Contáctanos para ampliar la información sobre Vendedor Invoice Management by OpenText!
