GESTIÓN EFICIENTE DE EXTRACTOS BANCARIOS EN SAP

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GESTIÓN EFICIENTE DE EXTRACTOS BANCARIOS EN SAP

 

EL PROCESO TRANSVERSAL. GESTIÓN DE COBROS

Con el tiempo, la sistematización de los procesos administrativos ha favorecido un mayor nivel de control y promoción de la eficiencia al interior de las empresas. Es en este sentido donde SAP ha soportado estos procesos mediante el uso de módulos altamente direccionados como la mejor herramienta de gestión en la que pueda apoyarse nuestro recurso humano.

La acción interdependiente de las actividades de las diferentes áreas empresariales se ven reflejadas en el alto nivel de integralidad entre los módulos SAP, encadenando asertivamente los procesos.

Como resultado de la operación empresarial, (sin importar su tipo de negocio), se generan aquellos efectos que permiten sostener y crecer a las empresas en el primer punto de integralidad que se corresponde con el proceso (y módulo) de facturación. Todas las facturas en SAP cuentan con mecanismos de identificación múltiples que servirán de engranaje para las siguientes operaciones al interior del módulo como de los sucesivos en el proceso transversal.

Las facturas, a su vez, tienen atributos particulares, estados, novedades y diferentes variaciones en el dinámico estado de su gestión. Esto genera efectos (segundo punto de integralidad) en los movimientos contables que nos permiten valorar la situación de la empresa, base fundamental para la toma de decisiones.

Sin embargo, toda estimación debe contar con un cotejo contra el recurso económico disponible lo más preciso posible para que la toma de decisiones sea viable y completa. Es aquí donde cobra tanta importancia un tercer paso en la gestión: el movimiento de tesorería se vuelve fundamental.

Hasta aquí todo parece algo perfectamente alcanzable, pero la realidad es otra. Los departamentos de tesorería efectúan movimientos de recursos económicos en base a la información enlazada con otros módulos. Esto nos ofrece una información relativamente absoluta de la situación económica empresarial, pero su máximo grado de certeza se alcanza con el conocimiento y entendimiento de los extractos bancarios que mostrarán el estado de las cuentas bancarias y por lo tanto, la realidad del recurso, lo que hoy por hoy es el calvario de toda la gestión.

Este cuarto aspecto, la conciliación bancaria, se logra primero, mediante la transcripción de la información del extracto bancario hacia la arquitectura del sistema empresarial y posteriormente identificando y asociando los movimientos en la cuenta bancaria con los movimientos en Tesorería.

Asumiendo que los cruces de información den un estado próximo a la realidad absoluta, será posible el quinto aspecto de la gestión (más bien un aspecto de interpretación y decisión) que se corresponde con el mencionado cotejo entre lo estimado, lo realizado y el estado del recurso económico en bancos.

DIFICULTADES Y PROBLEMÁTICAS EN LOS DEPARTAMENTOS DE TESORERÍA

Existe una gran variedad en la recepción de extractos bancarios, el más común es el formato PDF. Este factor, depende siempre de los bancos, no de las empresas.

A partir de esta información, nuestro personal en tesorería buscarán algún mecanismo manual o automatizado para transcribir la información del extracto bancario en alguna base de datos.

Será necesaria la revisión y comparación de los datos que podrá abarcar, según el grado de trabajo,  desde la comprobación manual al muestreo(para estimar la validez de los datos), así como la ejecución de diversos métodos de rastreo al interior de la información capturada.

Los sistemas automatizados también presentan variaciones entre sí y diversos grados de versatilidad, que redundan en el nivel de trabajo correctivo sobre los datos capturados por parte del personal que trabaje sobre ellos.

Este será un aspecto altamente desgastante y tedioso,  repitiéndose mes tras mes y  ocupando horas de trabajo de ajuste del personal.

La validación de los datos transcritos es solo una parte del proceso, ya que aún nos quedaría una de las piezas más importantes en este tedioso procedimiento: “la conciliación en sí.”

Esta, implica tanto la identificación de los diferentes movimientos bancarios, como aspectos que claramente se puedan asociar a movimientos de tesorería y estos a su vez a movimientos contables y de facturación.

Y como aspecto nunca faltante cada mes, la eterna presentación de registros en el extracto no asociables a nada o a muchas cosas. La comparación entre los apuntes contables de la empresa contra las cuentas bancarias.

FS2 AUTOBANK, HERRAMIENTA PARA ALIVIAR ESTAS PROBLEMATICAS

Ante las problemáticas descritas tenemos una opción con un alto nivel de satisfacción y alivio a la gestión de tesorería. FS2 Autobank es una solución integrada en el entorno SAP ( S/4HANA , ECC, y otros sistemas SAP) que permite la digitalización de los extractos bancarios sean de tipo impreso, PDF, Excel u otros. El sistema se encargará de enlazar la información al interior de cada documento con sus respectivos apuntes contables.

La automatización de la conciliación bancaria se consigue con el reconocimiento de datos del extracto bancario por medio de herramientas de identificación de los caracteres sobre las imágenes para posteriormente ser volcados al sistema SAP de forma ordenada, clasificada y categorizada, lo que permite ahorrar tiempo y minimizar errores.

Sin embargo, es habitual encontrar:

  • La presencia de comisiones bancarias de diferentes valores.
  • Más de un movimiento bancario para una misma factura

Estas son situaciones que el sistema podrá sortear en la gran mayoría de casos conforme a una apropiada parametrización. Aun así, en aquellos pequeños porcentajes de casos donde quedan rezagos de movimientos bancarios que no pudieron ser exitosamente asociados a movimientos contables / facturas, nuestro sistema los hará fácilmente visibles para poder investigarlos y gestionarlos.

El grado estimado de automatización esperado oscila entre el 90 al 95% de los datos, generando un claro alivio a la carga laboral en la empresa relacionada con la transcripción de información de extractos, validación y homologación.

Por todo ello consideramos que FS2 Autobank es la solución más idónea para la gestión del flujo de caja y conciliación de extractos bancarios en tu empresa. Si tienes dudas de la solución o quieres una demostración no dudes en contactarnos.

 

FDO: Karina Cantor