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Consecuencias del Covid en las empresas. Tras el impacto sufrido por el Covid-19 y la transición a la denominada “nueva normalidad”, las empresas se enfrentan en su día a día a continuos retos. Nos hemos visto obligados a adaptarnos a nuevas formas de teletrabajo, qué si bien es cierto que poco a poco se iban asentando en las empresas, con el SARS-CoV-2 hemos tenido que hacerlo en tiempo récord, por lo que las empresas han tenido que acelerar sus procesos de digitalización y automatización. Se pude decir que la eliminación del papel es inminente. A estas problemáticas, hay que sumarles la cantidad de tiempo invertido por los empleados en sus jornadas laborales a la hora de buscar, ordenar, clasificar, modificar etc, toda la documentación que manejamos. Normalmente, esta nos llega desde muchas fuentes (por correo ordinario, a través de fax, email, incluso a través del móvil) y a través de muchos formatos (papel, PDF, documentos WORD…). Gestionar toda esta información puede suponernos un auténtico caos si no disponemos de una buena herramienta de Gestión Documental, haciendo perder a las empresas tiempo, dinero y eficiencia. Además, debemos tener en cuenta que un proceso de digitalización implica saber cómo manejar toda la documentación  para cumplir con las leyes de Protección de datos gestionándolos y almacenándolos debidamente. Es muy importante que la herramienta de Gestión Documental elegida cumpla con las leyes que estén en vigor. *La nueva ley RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) implantada hace unos años por la Unión Europea, regula la protección de los datos de todos los ciudadanos que vivan en la UE. Oficinas sostenibles Además de las problemáticas que surgen por no tener una buena estrategia de «Gestión Documental», debemos resaltar y hacer hincapié en el «Impacto medioambiental» que  genera seguir trabajando con papel en nuestro Planeta. “Se puede decir que digitalización es igual a sostenibilidad”. Por esta razón, cada vez son más las empresas que apuestan por las oficinas sostenibles y responsables con el medio ambiente, que evitan el papel y deciden digitalizar todos sus procesos para reducir así el impacto medioambiental que estamos sufriendo. Estas son las llamadas “Oficinas sin Papel”, pero… ¿Saben cómo hacerlo? ¿Tienen las herramientas adecuadas para este cambio? ¡Conocemos la teoría, pasemos a la práctica! Que ventajas tiene implementar un Software de gestión de contenido empresarial ECM En estos tiempos de pandemia, una de las mayores ventajas que podemos resaltar es el poder disponer de la información de forma centralizada y permitir trabajar con ella desde cualquier lugar del mundo, ya sea en tu oficina, tu casa o incluso desde el móvil. Para ello, necesitamos un Software de gestión adecuado. El ECM (Enterprise Content Management) engloba la gestión de documentos y la gestión de información. Este sistema nos asegura tener una información organizada y eficiente, la cual repercutirá directamente en la productividad empresarial.  AmyPro es “Socio Tecnológico” del mayor fabricante europeo de software ECM: “SER Group”. “SER Group, es una empresa dedicada a la gestión documental  y gestión de contenidos empresariales e identificada como VISIONARIOS en el último Cuadrante Mágico de Gartner”. SER Group cuenta con una de las mejores herramientas de gestión documental en el mercado, su solución tecnológica DoxiS4 ECM. Gracias a esta herramienta, las empresas podrán decir adiós al papel para dar la bienvenida a la digitalización de documentos. DoxiS4 es capaz de capturar, clasificar, procesar, validar y almacenar de manera centralizada toda la documentación recibida a través de las distintas formas y formatos descritos en párrafos anteriores. En resumen, con DoxisS4 las empresas podrán conseguir: Automatizar sus procesos, obteniendo una mayor eficiencia en su gestión. Por lo tanto, podremos Minimizar costes: Doxis4 digitaliza e indexa toda la correspondencia en papel, facturas, certificados, albaranes…eliminando los cuellos de botella y consiguiendo así más eficiencia y menos coste para la empresa. Mejorar las comunicaciones tanto internas como externas: Gracias a DoxiS4, podremos tener acceso a toda la documentación tanto dentro como fuera de la compañía. Se podrán compartir documentos de manera segura con colaboradores externos. Cumplir con las leyes. Todos los datos de nuestros procesos quedan archivados correctamente y solo podrán acceder las personas adecuadas. Nos aseguramos de que cumplimos las normativas que se encuentren en vigor en ese momento. Compartir información de una forma segura y cumpliendo con los requerimientos de GDPR Fdo: Noelia Vaqueriza CONTACTANOS  o solicítanos una DEMO personalizada. Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

Para garantizar una gestión ágil y eficiente en los pagos a proveedores, es imprescindible la Digitalización del proceso de Cuentas por Pagar. Esta es una etapa clave en la “Transformación Digital” que están viviendo cada vez más empresas.    ¿MI EMPRESA AÚN RECIBE FACTURAS Y ALBARANES EN PAPEL?  Un proceso de recepción de facturas es más eficaz si conseguimos digitalizar la recepción de estas y automatizar la entrada de datos en nuestro ERP, optimizando aquellas partes del proceso que son más tediosas y reduciendo las tareas manuales. ¿CUÁLES SON LOS DESAFÍOS Y LAS PROBLEMÁTICAS MÁS COMUNES A LOS QUE SE ENFRENTAN LOS DEPARTAMENTOS DE CUENTAS POR PAGAR?  1. La gran variedad de formatos y métodos de entrega de facturas de proveedor: vía email, portal web, PDF, Word, papel… Poder administrarlas supone un gran desafío para las empresas, ya que su ciclo de vida es: Recepción y administración de la factura. Ingresar los detalles de las facturas en SAP. Archivar correctamente y por el periodo de tiempo adecuado todas las facturas. 2. El 15% de las facturas tienen excepciones:   Comunicación deficiente con el proveedor (los cambios de precios o acuerdos acordados con el proveedor no se registran correctamente en SAP)   Se registran cantidades erróneas e incluso existen demoras en el registro.   La factura se envía a la entidad jurídica incorrecta y/o desde la entidad proveedora incorrecta.  Moneda incorrecta, impuestos incorrectos y muchas más excepciones.  3. En ocasiones, se duplican los pagos e incluso llegan a perderse facturas.   4. Poca visibilidad de volúmenes, rendimiento y cuellos de botella.   5. No es raro que los contratos estén vigentes, pero no se usen porque nadie conoce los término y condiciones más favorables.    6. Por último, se pierde un porcentaje significativo de oportunidades de aprovechar descuentos por pronto pago.   ¿QUÉ PODEMOS HACER PARA AFRONTAR ESTOS DESAFÍOS?   Todos estos desafíos pueden abordarse seleccionando un Software adecuado, pero no solo ello se debería tener en cuenta.   Una buena medición de los departamentos de cuentas por pagar hará que se mejore su eficacia.  Hay dos KPI muy importantes y fáciles de medir:   El número de facturas procesadas por FTE de cuentas a pagar refleja el coste de personal del proceso. Tópicos como el ingreso manual de los datos, las múltiples correcciones de datos, la tediosa colaboración y navegación a través de pantallas complejas contribuyen a una baja eficiencia.  El tiempo de ciclo está estrictamente relacionado con la calidad del proceso y la capacidad de garantizar un comportamiento de pago predictivo, incluida la captura de todos los descuentos existentes más descuentos adicionales. Un tiempo de ciclo corto también asegura que los libros se cierren lo antes posible y que se eliminen las declaraciones financieras costosas.   Detrás de todos estos obstáculos, y a consecuencia del COVID 19, las empresas han decidido acelerar sus procesos de registro de facturas y han dado el salto a la “Digitalización de Facturas de Proveedor”. ¿EN QUE CONSISTE DIGITALIZAR Y OPTIMIZAR EL PROCESO? La Transformación Digital del proceso de cuentas a pagar, no solo consiste en digitalizar las facturas en papel para transformarlas en un documento electrónico (PDF), si no que implica cambiar todo el proceso implementando tecnologías y software que nos permitan pasar de trabajar con documentos en papel y tareas 100% manuales a digitalizar y optimizar tanto la recepción de las facturas, cómo la indexación manual de datos. ¿CÓMO OPTIMIZAMOS LA RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS?  Pasando de la recepción de la factura en papel, a automatizar la recepción de las facturas vía correo electrónico. Apostando por la Facturación Electrónica. Esta, cada vez se extiende a más países. Nos permite, no solo Automatizar la recepción, sino también la indexación de los datos en nuestro ERP. Apostando por la implementación de Portales de Autoservicios de Proveedores, que habilitan una comunicación directa con el proveedor, para que pueda generar directamente la factura y pueda estar en todo momento informado del estado de pago de esta, reduciendo así las consultas e incidencias.   ¿CÓMO AUTOMATIZAMOS EL PROCESO DE INDEXACIÓN DE LOS DATOS Y LA CONTABILIZACIÓN?  Podemos utilizar  tecnología RPA (Robotic Process Automation)  que nos permita automatizar la recepción del correo, capturando de forma automática la información y adjuntos que nos llegan. A través de tecnología OCR (Optical Character Recognition) capaz de extraer de forma inteligente la información que viene en el documento, transformarla en Metadatos, e insertarla de forma automática en nuestro ERP.   Habilitando “Reglas de Negocio” que permitan validar los datos recibidos de forma automática y en base a las excepciones, Enrutar la factura a la persona correspondiente de resolver la excepción en cada momento.  Aplicando tecnología Machine Learning: esto permite que el sistema aprenda en base a acciones que se tomaron en el pasado para corregir errores futuros.  ¿QUÉ SE PUEDE ESPERAR GRACIAS A LA DIGITALIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DEL PROCEOS DE REGISTRO DE FACTURAS?  Las empresas podrán obtener un ahorro de costes: los errores manuales son costosos y suponen una pérdida de tiempo del personal. Un proceso de facturación optimizado libera recursos y permite que las personas adecuadas hagan lo correcto en el momento adecuado.   Con la facturación electrónica, podrás eliminar el papel en tú empresa, apostando por una Oficina Sostenible y reduciendo el Impacto Medioambiental que tenemos en la actualidad. Las empresas obtendrán una mayor productividad en sus empleados: podrán dedicar tiempo a otras tareas importantes e imprescindibles para las empresas.   Mejora la comunicación con los proveedores en tiempo real, optimizando la colaboración con ellos y permitiendo acelerar el proceso y eliminar excepciones.   Optimiza el flujo de caja: resolver problemas de Cash Flow acelerando la resolución de problemas de pagos y mejorando los programas de descuento.   Análisis detallado del proceso en tiempo real, así como la obtención de métricas diarias.   Garantizar el cumplimiento legal de las facturas de proveedor.    Lleva a la excelencia tú Departamento de Cuentas a Pagar gracias a la Medición, Transformación, Automatización y Digitalización de tus facturas de Proveedor.  Si quieres conocer más sobre cómo podemos optimizar tu proceso de cuentas a pagar y cuál es el Software más adecuado, contáctanos. Fdo: Noelia Vaqueriza Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

Recientemente ha sido liberado el informe Gartner sobre las capacidades críticas de las Plataformas de Servicios de Contenido o por sus siglas en inglés CSP (Content Services Platforms).  ¿QUIÉN ES GARTNER Y QUÉ SON SUS CUADRANTES? Gartner es una empresa consultora y de investigación de las tecnologías de la información dedicada en exclusiva a investigar y analizar las tendencias del mercado. Cada año, se publica el Cuadrante Mágico de Gartner, que incluye las empresas TIC más relevantes a nivel internacional. El objeto del Cuadrante Mágico de Gartner es ayudarte a determinar cómo los proveedores de tecnología ejecutan sus visiones establecidas, y como se desempeñan frente a la visión del mercado. Como complemento a su cuadrante, Gartner provee valoraciones de usuarios finales (Peer Insights), qué según la propia consultora, «Gartner Peer Insights» es una plataforma gratuita de revisión y calificación diseñada para los responsables de la toma de decisiones de software y servicios empresariales. Las reseñas pasan por un proceso estricto de validación y moderación para garantizar su autenticidad. PERO, ¿QUÉ SON LAS PLATAFORMAS DE SERVICIOS DE CONTENIDO? Una plataforma de servicios de contenido (CSP) es una parte vital de la estrategia de servicios de contenido de cualquier organización. Los CSP se alinean mejor con los casos de uso que cubren los aspectos más formales de cómo se usa el contenido en una organización. Los CSP generalmente brindan capacidades avanzadas para inteligencia de contenido, administración de registros, automatización de procesos y federación. El mercado de plataformas de servicios de contenido es muy maduro, pero existe una diferenciación entre los proveedores en la forma en que aplican las capacidades de inteligencia, su enfoque de la federación y sus aplicaciones de servicios de contenido prediseñadas. Los proveedores tienen estrategias muy diferentes para conectarse a aplicaciones comerciales de terceros, y los proveedores de CSP tienen distintos niveles de experiencia en la integración con aplicaciones verticales e incluso departamentales. RESULTADO DEL INFOME GARTNER  Como resultado de dicho informe SER Group ha alcanzado la mayor calificación entre los proveedores valorados en las siguientes áreas: «PUNTUACIONES DE PRODUCTOS DE LOS PROVEEDORES PARA EL CASO DE USO DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL» «PUNTUACIONES DE PRODUCTOS DE LOS PROVEEDORES PARA EL CASO DE USO DE GOBIERNO DE LA INFORMACIÓN» Además, ha conseguido una alta posición entre las otras categorías valoradas, situándose entre los 4 fabricantes mejor valorados UNOS VISIONARIOS SER Group está categorizado en el Cuadrante Mágico para CSP de Gartner como “Visionarios” y consiguen una valoración general por parte de los usuarios de 4.4 puntos sobre 5, considerado como “Excelente” en el informe 2020 de Capacidades Críticas. NUESTRA RELACIÓN CON SER GROUP  En AmyPro Solutions somos Gold Partner de Grupo SER desde el año 2017, el mayor fabricante europeo de ECM, ayudando a empresas como la tuya en el camino hacia la transformación digital con el uso del software Doxis4. No dudes en ponerte en CONTACTO con nosotros para más información. Fdo: Francisco Fernández Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

Un año más, AmyPro participa en la nueva edición anual de la guía Quién es Quién 2020 de Ausape. En esta guía, que ya cuenta con diez ediciones, podrás encontrarnos como asociados especiales de Ausape.Gracias a ella y a Ausape, podemos estrechar lazos con toda la comunidad SAP, ya que es de gran utilidad para todos sus usuarios. En nuestra ficha, podréis encontrar un breve resumen sobre nosotros, nuestra propuesta de valor, nuestras soluciones y servicios y por qué elegirnos. Descárgate el PDF Quién es Quién 2020 Si quieres saber más no dudes en contactarnos Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

Mucho hemos hablado de la importancia que tiene en las empresas acelerar sus procesos de digitalización y  automatización, dejando atrás el uso del papel, y pudiendo trabajar desde cualquier lugar del mundo. Tras la pandemia, muchas son las empresas que apuestan por un modelo de trabajo híbrido o incluso 100% Outside. Para ello, debemos disponer de una buena herramienta de «Gestión Documental», que nos permita cumplir con las leyes, reducir el impacto medio ambiental y disponer de la información de una forma centralizada para poder trabajar con ella desde cualquier lugar y mediante cualquier dispositivo. Hace poco más de un año, nuestro Co-Fundador Javier Jiménez, daba una entrevista en el periódico digital «El económista», dónde explicaba la importancia de la gestión de documentos así como la gestión de la información y datos asociados a los diferentes procesos de negocio. Todo esto conseguido gracias a la «Gestión de Contenido Empresarial» (ECM Enterprise Content Management) Nuestra experiencia adquirida a lo largo de los años en clientes de distinta tipología, distintos sectores, distinta casuística, y distintos países, nos permite tener el know-how para aconsejar la mejor solución y minimizar los riesgos asociados al conocimiento o gestión de proyecto. Podéis leer la entrevista completa en el siguiente enlace. Leer entrevista Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

Cada día las siglas RPA están más presentes y con más fuerza en las actividades diarias de las empresas, pero ¿qué es RPA? Es el acrónimo de Robotic Process Automation, tecnología que permite a las organizaciones automatizar tareas como si una persona real las estuviera realizando en las propias aplicaciones y sistemas. Imagínese al RPA como un conjunto de robots entrenados que actúan como trabajadores virtuales, ejecutando procesos de información repetitivos basados en reglas, mejorando así la precisión y la eficiencia. Una de las principales características de la creación de robots (o bots) es la facilidad y rapidez de creación de procesos automáticos. El concepto RPA no es nuevo, pero en la actualidad, con el auge de la inteligencia artificial (AI), la tecnología RPA está ganando valor ya que la AI está haciendo posible que el software RPA realice tareas más complicadas al combinar la automatización de procesos con el aprendizaje automático. Los fabricantes de software están desarrollando robots que pueden abordar funciones de trabajo de nivel superior, incluyendo muchas de las que requieren un cierto grado de juicio. Algunos de estos nuevos roles incluyen verificar una firma en un cheque, evaluar reclamaciones de seguros y detectar fraudes en la documentación aportada. Mercado Actual y futuro Según Gartner, el 60% de las grandes multinacionales desplegaron RPA de manera parcial en 2018. Esta tecnología se ha vuelto más popular debido a un cambio general hacia la automatización de tareas en todo tipo de industrias, tratando de conseguir ahorros en los costes y mejorar la productividad. Solo en los servicios financieros, RPA puede ayudar a los trabajadores procesando reclamaciones de seguros o administrando multitud de tareas repetitivas. Gartner predijo que para 2020, las máquinas inteligentes serían una de las cinco principales prioridades de inversión para más del 30% de los CIO. Por lo tanto, independientemente del momento en que cada empresa se encuentre, el RPA lo tenemos ya aquí y jugará un papel importante en la función financiera del futuro. Gartner opina que las empresas tendrán “bots” como parte de su fuerza de trabajo digital desplegada en toda la organización. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, si bien la tecnología RPA puede acelerar los procesos organizacionales, los “bots” no pueden reparar procesos rotos; al menos no todavía y resulta imprescindible diseñar correctamente el proceso porque no siempre estamos trabajando de manera efectiva. Esta tecnología tiene infinidad de casos de uso aplicables, entre los que podemos destacar por nuestra experiencia: • Procesos de Alta (On-boarding) – (alta de proveedores, incorporaciones, siniestros, incidencias, reclamaciones, altas de usuario, etc.)• Gestión automática de datos maestros• Cierre Financiero y Procesos de pagos/facturación (AP / AR)• Comparativas de Precios – Materiales entre distintos proveedores, buscadores para viajes, hoteles, seguros, etc.)• Gestión de la Cadena de Suministro• OSINT – Seguridad Cibernética• Seguimiento Soporte – Seguimiento de estado de incidencias• Gestión de Calidad – Revisión automatizada de documentación • Emisión de documentos generados desde un input automático u otras aplicaciones • Gestión de respuestas a consultas de proveedores.• Auditorías de gastos – Elaboración de informes.• Gestión de órdenes de compra – Gestión automatizada de órdenes de compra.• Generación de informes (regulatorios/Normativa, terceros interesados, desempeño)• Validación de datos/Pruebas de migración de datos/interfaces. Independientemente del sector de actividad en que nos encontremos, existen oportunidades para implementar RPA en todas las áreas de tu organización, desde el equipo de AmyPro podemos ayudarte en el análisis de tus procesos actuales, recomendarte posibles casos  de uso para tu sector y acompañarte en la implantación del proyecto. Si tienes detectadas oportunidades de automatización dentro de la compañía o quieres que te ayudemos a encontrarlas, AmyPro Solutions puede ayudarte a convertirla en realidad.  Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

Ya queda  menos para el Fórum Ausape. Durante el mismo, haremos demostraciones en nuestro Stand de las principales soluciones de negocio que ofrecemos.  Aquí nuestra agenda de actividades. ¡¡ No podéis faltar!! Facebook Twitter LinkedIn Email