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Best Practices para alcanzar la excelencia en cuentas a pagar

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Best Practices para alcanzar la excelencia en cuentas a pagar

Para garantizar una gestión ágil y eficiente en los pagos a proveedores, es imprescindible la Digitalización del proceso de Cuentas por Pagar. Esta es una etapa clave en la “Transformación Digital”que están viviendo cada vez más empresas. 

¿MI EMPRESA AÚN RECIBE FACTURAS Y ALBARANES EN PAPEL? 

Un proceso de recepción de facturas es más eficaz si conseguimos digitalizar la recepción de estas y automatizar la entrada de datos en nuestro ERP, optimizando aquellas partes del proceso que son más tediosas y reduciendo las tareas manuales.

¿CUÁLES SON LOS DESAFÍOS Y LAS PROBLEMÁTICAS MÁS COMUNES A LOS QUE SE ENFRENTAN LOS DEPARTAMENTOS DE CUENTAS POR PAGAR? 

1. La gran variedad de formatos y métodos de entrega de facturas de proveedor: vía email, portal web, PDF, Word, papel… Poder administrarlas supone un gran desafío para las empresas, ya que su ciclo de vida es:

  • Recepción y administración de la factura.
  • Ingresar los detalles de las facturas en SAP.
  • Archivar correctamente y por el periodo de tiempo adecuado todas las facturas.

2. El 15% de las facturas tienen excepciones:  

  • Comunicación deficiente con el proveedor (los cambios de precios o acuerdos acordados con el proveedor no se registran correctamente en SAP)  
  • Se registran cantidades erróneas e incluso existen demoras en el registro.  
  • La factura se envía a la entidad jurídica incorrecta y/o desde la entidad proveedora incorrecta. 
  • Moneda incorrecta, impuestos incorrectos y muchas más excepciones. 

3. En ocasiones, se duplican los pagos e incluso llegan a perderse facturas.  

4. Poca visibilidadde volúmenes, rendimiento ycuellos de botella.  

5. No es raro que los contratos estén vigentes, pero no se usen porque nadie conoce los término y condiciones más favorables.  

 6. Por último, se pierde un porcentaje significativo de oportunidades de aprovechar descuentos por pronto pago.  

¿QUÉ PODEMOS HACER PARA AFRONTAR ESTOS DESAFÍOS? 

Todos estos desafíos pueden abordarse seleccionando un Software adecuado, pero no solo ello se debería tener en cuenta.   Una buena medición de los departamentos de cuentas por pagar hará que se mejore su eficacia.  Hay dos KPImuy importantesy fáciles de medir:  

  • El número de facturas procesadas por FTE de cuentas a pagar refleja el coste de personal del proceso. Tópicos como el ingreso manual de los datos, las múltiples correcciones de datos, la tediosa colaboración y navegación a través de pantallas complejas contribuyen a una baja eficiencia. 
  • El tiempo de cicloestá estrictamente relacionado con la calidad del proceso y la capacidad de garantizar un comportamiento de pago predictivo, incluida la captura de todos los descuentos existentes más descuentos adicionales. Un tiempo de ciclo corto también asegura que los libros se cierren lo antes posible y que se eliminen las declaraciones financieras costosas.  

Detrás de todos estos obstáculos, y a consecuencia del COVID 19, las empresas han decidido acelerar sus procesos de registro de facturas y han dado el salto a la “Digitalización de Facturas de Proveedor”.

¿EN QUE CONSISTE DIGITALIZAR Y OPTIMIZAR EL PROCESO?

La Transformación Digital del proceso de cuentas a pagar, no solo consiste en digitalizar las facturas en papel para transformarlas en un documento electrónico (PDF), si no que implica cambiar todo el proceso implementando tecnologías y software que nos permitan pasar de trabajar con documentos en papel y tareas 100% manuales a digitalizar y optimizar tanto la recepción de las facturas, cómo la indexación manual de datos.

¿CÓMO OPTIMIZAMOS LA RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS? 

  • Pasando de la recepción de la factura en papel, a automatizar la recepción de las facturas vía correo electrónico.
  • Apostando por la Facturación Electrónica. Esta, cada vez se extiende a más países. Nos permite, no solo Automatizar la recepción, sino también la indexación de los datos en nuestro ERP.
  • Apostando por la implementación de Portales de Autoservicios de Proveedores, que habilitan una comunicación directa con el proveedor, para que pueda generar directamente la factura y pueda estar en todo momento informado del estado de pago de esta, reduciendo así las consultas e incidencias.  

¿CÓMO AUTOMATIZAMOS EL PROCESO DE INDEXACIÓN DE LOS DATOS Y LA CONTABILIZACIÓN? 

  • Podemos utilizar  tecnología RPA (Robotic Process Automation que nos permita automatizar la recepción del correo, capturando de forma automática la información y adjuntos que nos llegan.
  • A través de tecnología OCR (Optical Character Recognition) capaz de extraer de forma inteligente la información que viene en el documento, transformarla en Metadatos, e insertarla de forma automática en nuestro ERP.  
  • Habilitando “Reglas de Negocio” que permitan validar los datos recibidos de forma automática y en base a las excepciones, Enrutar la factura a la persona correspondiente de resolver la excepción en cada momento. 
  • Aplicando tecnología Machine Learning: esto permite que el sistema aprenda en base a acciones que se tomaron en el pasado para corregir errores futuros. 

¿QUÉ SE PUEDE ESPERAR GRACIAS A LA DIGITALIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DEL PROCEOS DE REGISTRO DE FACTURAS? 

  • Las empresas podrán obtener un ahorro de costes: los errores manuales son costosos y suponen una pérdida de tiempo del personal. Un proceso de facturación optimizado libera recursos y permite que las personas adecuadas hagan lo correcto en el momento adecuado.  
  • Con la facturación electrónica, podrás eliminar el papel en tú empresa, apostando por una Oficina Sostenible y reduciendo el Impacto Medioambiental que tenemos en la actualidad.
  • Las empresas obtendrán una mayor productividad en sus empleados: podrán dedicar tiempo a otras tareas importantes e imprescindibles para las empresas. 
  • Mejora la comunicacióncon los proveedores en tiempo real, optimizando la colaboración con ellos y permitiendo acelerar el proceso y eliminar excepciones.  
  • Optimiza el flujo de caja:resolver problemas de Cash Flowacelerando la resolución de problemas de pagos y mejorando los programas de descuento.  
  • Análisis detallado del procesoen tiempo real, así como la obtención de métricas diarias.  
  • Garantizar el cumplimiento legalde las facturas de proveedor.  

 Lleva a la excelencia tú Departamento de Cuentas a Pagar gracias a la Medición, Transformación, Automatización y Digitalización de tus facturas de Proveedor. 

Si quieres conocer más sobre cómo podemos optimizar tu proceso de cuentas a pagar y cuál es el Software más adecuado, contáctanos.

Fdo: Noelia Vaqueriza

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