La Factura Electrónica en España, una mirada hacia el futuro
La adopción de la factura electrónica en España ha ido en aumento con el paso del tiempo, tanto si hablamos de emisión como de recepción. Esta tendencia no solo representa un avance tecnológico, sino que también señala un ahorro significativo de tiempo y costes en su gestión. La creciente adopción de la factura electrónica se ve impulsada por la normativa actual y la nueva «Ley Crea y Crece»
En el caso específico de España, la «Ley Crea y Crece» trae consigo algunas obligaciones para las empresas. El Artículo 12 obliga a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales. Este articulo modifica la normativa actual de la Ley 56/2007, lo que representa un paso importante hacia la digitalización total de las operaciones comerciales en el país.
Se prevé que el reglamento sea publicado en el primer trimestre del 2024. Una vez publicado, se establecen unos plazos para que las empresas puedan adaptarse a esta medida paulatinamente. Estos plazos varían dependiendo del volumen de facturación de cada empresa:
Las empresas que facturen más de 8 millones de euros tendrán un plazo de 12 meses para adaptarse
Las empresas que facturen menos de 8 millones de euros tendrán un plazo de 24 meses para hacerlo
Esto significa que todas las empresas tendrán que estar emitiendo y recibiendo facturas electrónicas en un plazo máximo de dos años
Ley Crea y Crece: Objetivos y Obligaciones
Aprobada el 22 de septiembre de 2022 y publicada en el BOE como Ley 18/2022, la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas conocida como «Ley Crea y Crece», es una de las principales reformas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
Establece una serie de medidas que afectan tanto a emisores como a receptores de facturas electrónicas. Su objetivo es promover la transparencia, la eficiencia y la accesibilidad en las operaciones de facturación electrónica
Objetivos:
Lucha contra la morosidad comercial
Se busca garantizar el cumplimiento de la normativa de morosidad comercial general y sectorial con datos fiables sobre los plazos de pago de los clientes a los proveedores. Estas medidas incluyen:
- Monitorización del cumplimiento de la normativa de morosidad comercial.
- Permitir conocer los plazos efectivos de pago y establecer el periodo medio de pago de cada empresa.
- Las empresas que incumplan plazos de pago no podrán acceder a subvenciones públicas.
- Deberán publicar su periodo medio de pago a proveedores, el volumen monetario y número de facturas pagadas.
- Publicación anual de un listado de empresas que hayan incumplido los plazos de pago conforme a la Ley 3/2004, de 29 de diciembre.
Digitalización de las empresas
Especialmente de las pymes y los profesionales autónomos, en el marco del Plan de Recuperación de la economía española.
Garantizar la trazabilidad y control de pagos
Con ello se busca reducir costes y aumentar la eficiencia.
Aumentar la liquidez de las empresas
Se pretende reducir el periodo medio de pago y cumplir con los plazos establecidos.
Obligaciones
Información sobre el Estado de la Factura
Uno de los aspectos más importantes de la «Ley Crea y Crece» es la obligación que impone tanto a los emisores como a los receptores de las facturas electrónicas de proporcionar en todo momento información sobre el estado de la misma. Estos estados (aceptado, rechazado o pago) son estados obligatorios que deben de ir acompañados siempre de la fecha correspondiente y deben ser facilitados en un plazo máximo de 4 días. Esto significa que, en todo momento, ambas partes deben tener la capacidad de saber en que estado se encuentra la factura y cuándo se pagará
Interconexión e Interoperabilidad Gratuita de Plataformas
La nueva ley también establece que las plataformas deben garantizar su interconexión e interoperabilidad de manera gratuita. Esto es vital para garantizar el flujo de facturas y asegurar que no existan barreras técnicas que puedan dificultar el proceso de facturación electrónica.
Almacenamiento de Facturas
Al igual que los plazos actuales, la «Ley Crea y Crece» establece que las facturas electrónicas deben guardarse por un período de 4 años. Durante este tiempo, tanto el emisor como el receptor pueden solicitar una copia de la factura en cualquier momento, sin ningún coste adicional.
Acceso a Programas de Facturación
Además, la ley también requiere que las empresas proporcionen acceso a los programas de facturación electrónica. Esto significa que los usuarios deben tener la capacidad de leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de manera gratuita.
Sanciones por Incumplimiento
Es importante destacar que el incumplimiento de cualquiera de estas normas puede llevar a sanciones significativas. En particular, las sanciones pueden llegar hasta los 10.000€ por cada infracción cometida.
Formatos Aceptados de la Factura Electrónica en España
La legislación establece diferentes formatos válidos para el intercambio de facturas. Es fundamental que las facturas electrónicas contengan la información estructurada y regulada por el RD 1619/2012. De lo contrario, no se podrá integrar el dato en el ERP del cliente y no realizar la automatización, por lo que se invalida el PDF. Los formatos aceptados son:
- XML, que ya se utiliza en la administración pública “FACTURAE”
- EDI, que viene utilizándose en varios sectores
- UBL, que utiliza en el resto de Europa “PEPPOL”
Durante los primeros 12 meses, las empresas obligadas a emitir facturas en formato electrónico, deben acompañarlas de un documento en formato PDF que garantice su legibilidad especialmente para aquellas empresas y profesionales que aún no estén obligados a recibirlas de forma electrónica
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