¿Qué es ECM?
ECM, también conocido por sus siglas en ingles como Enterprise Content Management es un conjunto de tecnológicas y estrategias que permiten a las organizaciones poder gestionar, almacenar y entregar toda la información de cualquier departamento, de una manera eficiente y 100% segura a lo largo de los procesos, tanto administrativos, ejecutivos o incluso, en la propia cadena de valor.
ECM en la Gestión Documental
Ya han pasado unos años desde la pandemia, y, a pesar de que muchas organizaciones ya estaban adaptadas al teletrabajo y disponían de los medios necesarios para digitalizar procesos de negocios, muchas otras no lo estaban ni tenían los medios necesarios para adaptarse, por un lado, a una nueva forma de trabajo a distancia y por otro, no disponían de medios para almacenar, gestionar y custodiar la información, de una manera telemática o digital. Estas empresas se vieron en la obligación de implantar a pasos agigantados herramientas y soluciones que les permitieran trabajar de manera remota, eficiente y segura.
Es aquí dónde toman un papel muy importante las herramientas ECM en los procesos de gestión documental ya que permiten la captura, almacenamiento, gestión y entrega de cualquier documento electrónico y además trabajar y obtener esta información desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo, y siempre en tiempo real.
Objetivos de un sistema ECM en una empresa
Gracias a la Automatización de tareas repetitivas, la centralización de toda la información en un mismo entorno, y la implementación de controles de seguridad y upgrade de versiones, lograremos algunos de los objetivos principales de las organizaciones como; ser más efectivos en los procesos de gestión documental, asegurar la integridad de toda la información, reducción de errores, asegurar la confidencialidad de la documentación y acceder a ella en tiempo real y desde cualquier lugar.
¿Cuáles son las principales funcionalidades?
Como hemos mencionado en líneas anteriores, algunas de las funciones básicas en un sistema ECM son:
- Captura y almacenamiento de documentos en un repositorio central y seguro
- Búsqueda y recuperación de cualquier documento, rápidamente y con gran precisión
- Flujo de trabajo y colaboración entre diferentes departamentos de una empresa y los distintos usuarios de la herramienta
- Gestión de versiones, tanto su creación, como su control y upgrade
- Seguridad y cumplimento normativo asegurando la integridad y disponibilidad de la información
¿Qué ventajas tiene integrar la gestión documental en una empresa?
La gestión documental en una empresa es una parte fundamental ya que nos permite custodiar, almacenar y acceder a todos los documentos importantes de una organización:
- Mejora de la eficiencia ya que los sistemas de gestión documental nos permiten automatizar los procesos, eliminando las tareas manuales y repetitivas y reduciendo drásticamente los errores.
- Elimina la información y documentos físicos en papel
- El acceso a la información es más rápido y fácil con búsquedas más sencillas gracias al empleo de Inteligencia Artificial (IA)
- Aumento y mejora de la productividad y la toma de decisiones
- Además, mejora la transparencia y responsabilidad gracias a un control y seguimiento más eficaces
- Permite una mayor colaboración entre distintos departamentos y equipos dentro de una organización
- Mayor seguridad y control de la información gracias a la implantación de medidas de seguridad para proteger los documentos de una empresa
- Correcta gestión del ciclo de vida de los documentos
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