Tech

SAP Vendor Invoice Management by OpenText, conocido también por sus siglas VIM, es una «Solución Empresarial” integrada en SAP que sirve para «optimizar» la gestión y procesamiento de las facturas de proveedor. ¿CUÁLES SON LAS PROBLEMÁTICAS DEL PROCESAMIENTO DE FACTURAS DE PROVEEDORES? La recepción y tramitación de facturas de proveedor, en sus diferentes formatos, ya sea en papel, pdf, xml…puede resultar un trabajo tedioso para las personas que componen los departamentos de cuentas a pagar. Tener que registrar los datos de todas las facturas que recibimos a diario puede llevarnos a errores humanos, por no hablar del tiempo que invertimos en realizar estas tareas. Cuando hablamos de la recepción de facturas en papel, se complica aún más el proceso ya que debemos archivar y almacenar dichas facturas por el tiempo que establece la ley. Antes de almacenarlas y custodiarlas, debemos registrar todos los datos que componen una factura para su correcta gestión (datos cliente, importe, fechas de pago etc). Este proceso tan tedioso puede implicar una serie de problemas y errores que nos llevaran tiempo en su resolución y por tanto, perdida de eficiencia en su gestión: Pérdida de la factura. Errores al pasar los datos de manera manual. Retrasos en los pagos a proveedores. Comunicación entre departamentos. Falta de visibilidad para el proveedor. ¿QUE PODEMOS HACER PARA OPTIMIZAR EL TRABAJO? Disponer de una herramienta que sea capaz de “Optimizar” el procesamiento de todo el ciclo de vida de una factura de proveedor, sin necesidad a penas de intervención humana, hace que las empresas vean reducidos los costes económicos que implican estos procesos y los tiempos de gestión que invierten sus empleados, ayudándolas así a optimizar todos sus procesos de información y gestión. ¿CÓMO PODEMOS CONSEGUIR MÁS EFICIENCIA EN LA GESTIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDOR? Gracias a la solución “Vendor Invoice Management” de OpenText. Esta solución se implementa mediante un proceso controlado por el sistema, basado en “Reglas o Roles Empresariales” pre-configuradas. El procesamiento de las facturas controlado y centralizado garantiza que las periodificaciones de facturas se determinen sin el menor esfuerzo mediante la gestión de obligaciones, procesándose de forma precisa y realizando los pagos a proveedores en tiempo. VIM se apoya en la «Inteligencia Artificial» para simplificar tareas repetitivas y de igual forma, utilizando «Machine Learning», aprende de las acciones realizadas por los usuarios, lo que permite al motor OCR (Intelligent Capture) mejorar el reconocimiento y extracción de los datos, reduciendo las validaciones manuales de los usuarios. Permite acceder de forma inmediata a toda la información desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo, acciones muy necesarias tras la nueva normalidad y la demanda tan alta de teletrabajo. Los documentos se almacenan en un repositorio seguro (Archive Center) lo que imposibilita la perdida de la documentación. Es capaz de clasificar y enviar automáticamente las excepciones en los datos de las facturas, junto con los documentos necesarios, a las personas adecuadas para su correspondiente resolución. El proveedor tendrá mayor visión del estado de sus facturas ya que el sistema permite el envío de notificaciones automáticas al proveedor, así como envío de comunicaciones cuando el usuario está procesando una factura. De igual forma, el proveedor dispondrá de un portal para conocer el estado exacto de sus facturas y su previsión de pago. Dada su gran versatilidad, VIM se integra con otras soluciones de SAP como ARIBA Network, Business Intelligent, FIORI, Bots conversacionales … y no sólo sirve para procesar facturas ya que en las últimas versiones podemos procesar otros tipos de documento como pueden ser los albaranes o pedidos de venta entre otros. Adicionalmente se integra con otras soluciones de gestión de la información (EIM) OpenText para SAP como puede ser Extended ECM for SAP para dar una visión más global de los proveedores y sus datos relacionados (facturas, pedidos, solicitudes, etc). Si aún no has actualizado tú versión de VIM, ect… contamos sus beneficios y ventajas en este artículo.  ¿Por qué AmyPro? En AmyPro, trabajamos con soluciones líderes en el mercado. Nuestro equipo certificado, con más de quince años de experiencia en implantaciones de la solución de SAP Vendor Invoice Management by Opentext, te ayudará a optimizar la recepción y procesamiento de tus facturas de proveedor. FDO: Noelia Vaqueriza Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

En Octubre del 2020, OpenText liberó las nuevas versiones de VIM, “Versión 7.6” para SAP ECC y “Versión 20.4” para SAP S/4HANA. Ambas soluciones serán soportadas hasta el 2025, siendo esta una de las principales razones por las que se debe actualizar la versión, ya que las anteriores dejarán de estarlo, quedándose obsoletas. Cabe destacar, que si aún dispones de la versión SAP ECC 6.0, se amplía el mantenimiento dos años más, por lo que será compatible hasta el 2027. Las versiones actuales de VIM, nos brindan más herramientas y nuevas ventajas que permitirán expandir y explotar mucho más aún la gran cantidad de información y procedimientos que se realizan antes de llegar a tan importante punto del proceso de aprovisionamiento logístico de cualquier empresa, como lo es el cumplimiento de compromisos a proveedores. ¿ En qué se diferencian las versiones ? Las nuevas versiones de OpenText, VIM 7.6 y 20.4, nos ofrecen una gran variedad de herramientas y funcionalidades mucho más avanzadas, capaces de incluir roles, reglas y acciones utilizando “Machine Learning” con el fin de optimizar y automatizar mucho más el proceso de la gestión de facturas de proveedores en SAP. Ambas versiones son similares, si bien es cierto que una de las principales diferencias está en el tipo de instalación SAP que posea la empresa.  Versión VIM 7.6, se instalará en empresas que tengan versiones SAP ECC ( Enterprise Central Component ). Versión VIM 20.4, se instalará en empresas que tengan la nueva versión S4/HANA. 5 Razones por las que actualizar tu versión VIM 1.Ciclo de vida. Ciclo de vida para las versiones S4/HANA La versión 20.4 para S4/HANA, dejará de estar soportada en Diciembre del 2025. La versión 16.3 para S4/HANA, dejará de estar soportada en Diciembre del 2022. La versión 7.5 para S4/HANA dejó de estar soportada en Diciembre del 2019. Ciclo de vida para las versiones ECC La versión 7.6 para ECC dejará de estar soportada en Diciembre del 2025. La versión 7.5 para ECC dejará de estar soportada en Diciembre del 2023. Todas las versiones anteriores, están fuera de soporte actualmente, por lo tanto, deben de hacer el Upgrade para estar dentro del soporte y mantenimiento de SAP / OpenText. El resto de versiones, tiene algo más de tiempo, pero deberían de ir planificando el Upgrade. 2. Licenciamiento. Solutions Beyond Invoice (más allá de las finanzas), que permite, bajo el mismo licenciamiento trabajar con las soluciones: Pedidos de Venta. Confirmación de ordenes. Notas de Entrega. Cotizaciones. Avisos de Pago. Aunque son soluciones ya conocidas bajo Business Center, el cambio en el licenciamiento va a dar un empuje a las soluciones y ayudará a los clientes a seleccionar estas herramientas.   Este cambio nos permite bajo un mismo licenciamiento trabajar y explotar las soluciones que van de la mano en procesos previos a procesamiento de facturas, para así obtener mejores resultados e información más expedita al momento de necesitarla. 3. Smart Coding para facturas financieras (sin orden de compra). Gracias a esta nueva funcionalidad de codificación, el sistema aprende automáticamente de facturas que ya se han contabilizado anteriormente detectando facturas similares y proponiendo al usuario acciones basadas en experiencias pasadas. 4. Mejoras Fiori. Nos brinda mayor comodidad, flexibilidad y accesibilidad en una era de tecnología donde todo gira entorno a dispositivos móviles y es menor el uso de desktops o portátiles en este nuevo mundo llamado 2.0. La nueva versión trae consigo un reporte en Fiori del ciclo de vida de las facturas. Se han incluido también mejoras de integración para aprobaciones masivas, sustitutos de aprobadores y traducción de comentarios de usuarios. 5. Facturación Electrónica. Se pronostica que el mercado global abarcará 550 mil millones de facturas al año. Se espera que cuadriplicará su tamaño para el 2035, Las nuevas versiones de VIM dan soporte a los siguientes formatos de  «Facturación Electrónica»:                       FatturaPA (Italia) X-Rechnung (Alemania) Soporte formato Europeo Facturas UBL / Peppol (por ejemplo, Benelux) Reforma de la facturación electrónica en India Documento técnico de configuración para países no estándar En hoja de ruta para el Q2: Singapur, México,… Adicionalmente, se integra de forma nativa con SAP Document Compliance (E-Document) lo que permite dar cobertura a muchas otras más localizaciones.    Estas son algunas de las principales razones por la que debes actualizar tu versión de VIM, pero hay muchas más en las que no vamos a profundizar en este artículo.  Podéis poneros en contacto con nosotros para ampliaros información al respecto. Estar atentos a nuestras RRSS, porque en los próximos días, daremos información de nuestro próximo Webinar en dónde explicaremos en vivo por qué debes actualizar tu versión de VIM.        Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email

Te ayudamos a transitar por el camino que te llevará a SAP S/4HANA Recientemente SAP ha extendido el “deadline” hasta 2027 para el soporte de sus soluciones ECC, de esta forma todos los clientes deben migrar a S/4 HANA antes de esa fecha si no quieren quedarse fuera de soporte estándar. SAP estima, a datos de DSAG – 2019, los siguientes porcentajes en cuanto a planificación de sus clientes para la migración a S/4 SAP estima, a datos de DSAG – 2019, los siguientes porcentajes en cuanto a planificación de sus clientes para la migración a S/4 Los expertos en SAP aseguran que no menos del 20% del volumen de datos que albergan la mayoría de los sistemas constituyen “datos basura”, sin impacto en la actividad diaria. Por ello aconsejan que, siempre que las empresas migren a nuevas versiones, se libren de estos datos obsoletos que no aportan nada. Muchas veces se resisten porque quieren asegurarse de que podrán volver a la versión anterior en caso de que algo salga mal durante la migración. Incluso si todo va bien, este tipo de datos se suelen conservar en el sistema. En las versiones precedentes de SAP esta forma de proceder podría no ser significativa ya que los datos se almacenaban únicamente en el disco duro y apenas existían costes adicionales. Sin embargo, SAP HANA conserva permanentemente todos los datos en la memoria principal y el aumento del nivel de almacenamiento eleva considerablemente los costes, razón por la que se justifica una depuración de datos previa a la propia migración. Adicionalmente, un proceso preventivo de archivado de datos, nos ayudará a simplificar la migración a SAP S/4HANA tanto en tiempo como en costes. En AmyPro, nuestro equipo de expertos te acompañaran en el tránsito hacia S/4 HANA, asesorándote e involucrándose en aspectos clave de este proceso tales como: limpieza de datos «no necesarios», estrategia de Archiving, simplificación de procesos, experiencia de usuario (UX), diseño e infraestructura, informes y analíticas, etc. …. Compartir en facebook Facebook Compartir en twitter Twitter Compartir en linkedin LinkedIn Compartir en email Email