GESTIÓN REMOTA Y EFICIENTE DE LA DOCUMENTACIÓN

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GESTIÓN REMOTA Y EFICIENTE DE LA DOCUMENTACIÓN

Consecuencias del Covid en las empresas.

Tras el impacto sufrido por el Covid-19 y la transición a la denominada “nueva normalidad”, las empresas se enfrentan en su día a día a continuos retos. Nos hemos visto obligados a adaptarnos a nuevas formas de teletrabajo, qué si bien es cierto que poco a poco se iban asentando en las empresas, con el SARS-CoV-2 hemos tenido que hacerlo en tiempo récord, por lo que las empresas han tenido que acelerar sus procesos de digitalización y automatización. Se pude decir que la eliminación del papel es inminente.

A estas problemáticas, hay que sumarles la cantidad de tiempo invertido por los empleados en sus jornadas laborales a la hora de buscar, ordenar, clasificar, modificar etc, toda la documentación que manejamos. Normalmente, esta nos llega desde muchas fuentes (por correo ordinario, a través de fax, email, incluso a través del móvil) y a través de muchos formatos (papel, PDF, documentos WORD…). Gestionar toda esta información puede suponernos un auténtico caos si no disponemos de una buena herramienta de Gestión Documental, haciendo perder a las empresas tiempo, dinero y eficiencia.

Además, debemos tener en cuenta que un proceso de digitalización implica saber cómo manejar toda la documentación  para cumplir con las leyes de Protección de datos gestionándolos y almacenándolos debidamente. Es muy importante que la herramienta de Gestión Documental elegida cumpla con las leyes que estén en vigor.

*La nueva ley RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) implantada hace unos años por la Unión Europea, regula la protección de los datos de todos los ciudadanos que vivan en la UE.

Oficinas sostenibles

Además de las problemáticas que surgen por no tener una buena estrategia de “Gestión Documental”, debemos resaltar y hacer hincapié en el “Impacto medioambiental” que  genera seguir trabajando con papel en nuestro Planeta.

“Se puede decir que digitalización es igual a sostenibilidad”.

Por esta razón, cada vez son más las empresas que apuestan por las oficinas sostenibles y responsables con el medio ambiente, que evitan el papel y deciden digitalizar todos sus procesos para reducir así el impacto medioambiental que estamos sufriendo. Estas son las llamadas “Oficinas sin Papel”, pero… ¿Saben cómo hacerlo? ¿Tienen las herramientas adecuadas para este cambio?

¡Conocemos la teoría, pasemos a la práctica!

Que ventajas tiene implementar un Software de gestión de contenido empresarial ECM

En estos tiempos de pandemia, una de las mayores ventajas que podemos resaltar es el poder disponer de la información de forma centralizada y permitir trabajar con ella desde cualquier lugar del mundo, ya sea en tu oficina, tu casa o incluso desde el móvil. Para ello, necesitamos un Software de gestión adecuado.

El ECM (Enterprise Content Management) engloba la gestión de documentos y la gestión de información. Este sistema nos asegura tener una información organizada y eficiente, la cual repercutirá directamente en la productividad empresarial.

 AmyPro es “Socio Tecnológico” del mayor fabricante europeo de software ECM: SER Group”.

SER Group, es una empresa dedicada a la gestión documental  y gestión de contenidos empresariales e identificada como VISIONARIOS en el último Cuadrante Mágico de Gartner”.

 

SER Group cuenta con una de las mejores herramientas de gestión documental en el mercado, su solución tecnológica DoxiS4 ECM. Gracias a esta herramienta, las empresas podrán decir adiós al papel para dar la bienvenida a la digitalización de documentos.

DoxiS4 es capaz de capturar, clasificar, procesar, validar y almacenar de manera centralizada toda la documentación recibida a través de las distintas formas y formatos descritos en párrafos anteriores.

En resumen, con DoxisS4 las empresas podrán conseguir:

  • Automatizar sus procesos, obteniendo una mayor eficiencia en su gestión. Por lo tanto, podremos Minimizar costes: Doxis4 digitaliza e indexa toda la correspondencia en papel, facturas, certificados, albaranes…eliminando los cuellos de botella y consiguiendo así más eficiencia y menos coste para la empresa.
  • Mejorar las comunicaciones tanto internas como externas: Gracias a DoxiS4, podremos tener acceso a toda la documentación tanto dentro como fuera de la compañía. Se podrán compartir documentos de manera segura con colaboradores externos.
  • Cumplir con las leyes. Todos los datos de nuestros procesos quedan archivados correctamente y solo podrán acceder las personas adecuadas. Nos aseguramos de que cumplimos las normativas que se encuentren en vigor en ese momento.
  • Compartir información de una forma segura y cumpliendo con los requerimientos de GDPR

Fdo: Noelia Vaqueriza

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