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GESTIÓN EFICIENTE DE EXTRACTOS BANCARIOS EN SAP

 

EL PROCESO TRANSVERSAL. GESTIÓN DE COBROS

Con el tiempo, la sistematización de los procesos administrativos ha favorecido un mayor nivel de control y promoción de la eficiencia al interior de las empresas. Es en este sentido donde SAP ha soportado estos procesos mediante el uso de módulos altamente direccionados como la mejor herramienta de gestión en la que pueda apoyarse nuestro recurso humano.

La acción interdependiente de las actividades de las diferentes áreas empresariales se ven reflejadas en el alto nivel de integralidad entre los módulos SAP, encadenando asertivamente los procesos.

Como resultado de la operación empresarial, (sin importar su tipo de negocio), se generan aquellos efectos que permiten sostener y crecer a las empresas en el primer punto de integralidad que se corresponde con el proceso (y módulo) de facturación. Todas las facturas en SAP cuentan con mecanismos de identificación múltiples que servirán de engranaje para las siguientes operaciones al interior del módulo como de los sucesivos en el proceso transversal.

Las facturas, a su vez, tienen atributos particulares, estados, novedades y diferentes variaciones en el dinámico estado de su gestión. Esto genera efectos (segundo punto de integralidad) en los movimientos contables que nos permiten valorar la situación de la empresa, base fundamental para la toma de decisiones.

Sin embargo, toda estimación debe contar con un cotejo contra el recurso económico disponible lo más preciso posible para que la toma de decisiones sea viable y completa. Es aquí donde cobra tanta importancia un tercer paso en la gestión: el movimiento de tesorería se vuelve fundamental.

Hasta aquí todo parece algo perfectamente alcanzable, pero la realidad es otra. Los departamentos de tesorería efectúan movimientos de recursos económicos en base a la información enlazada con otros módulos. Esto nos ofrece una información relativamente absoluta de la situación económica empresarial, pero su máximo grado de certeza se alcanza con el conocimiento y entendimiento de los extractos bancarios que mostrarán el estado de las cuentas bancarias y por lo tanto, la realidad del recurso, lo que hoy por hoy es el calvario de toda la gestión.

Este cuarto aspecto, la conciliación bancaria, se logra primero, mediante la transcripción de la información del extracto bancario hacia la arquitectura del sistema empresarial y posteriormente identificando y asociando los movimientos en la cuenta bancaria con los movimientos en Tesorería.

Asumiendo que los cruces de información den un estado próximo a la realidad absoluta, será posible el quinto aspecto de la gestión (más bien un aspecto de interpretación y decisión) que se corresponde con el mencionado cotejo entre lo estimado, lo realizado y el estado del recurso económico en bancos.

DIFICULTADES Y PROBLEMÁTICAS EN LOS DEPARTAMENTOS DE TESORERÍA

Existe una gran variedad en la recepción de extractos bancarios, el más común es el formato PDF. Este factor, depende siempre de los bancos, no de las empresas.

A partir de esta información, nuestro personal en tesorería buscarán algún mecanismo manual o automatizado para transcribir la información del extracto bancario en alguna base de datos.

Será necesaria la revisión y comparación de los datos que podrá abarcar, según el grado de trabajo,  desde la comprobación manual al muestreo(para estimar la validez de los datos), así como la ejecución de diversos métodos de rastreo al interior de la información capturada.

Los sistemas automatizados también presentan variaciones entre sí y diversos grados de versatilidad, que redundan en el nivel de trabajo correctivo sobre los datos capturados por parte del personal que trabaje sobre ellos.

Este será un aspecto altamente desgastante y tedioso,  repitiéndose mes tras mes y  ocupando horas de trabajo de ajuste del personal.

La validación de los datos transcritos es solo una parte del proceso, ya que aún nos quedaría una de las piezas más importantes en este tedioso procedimiento: “la conciliación en sí.”

Esta, implica tanto la identificación de los diferentes movimientos bancarios, como aspectos que claramente se puedan asociar a movimientos de tesorería y estos a su vez a movimientos contables y de facturación.

Y como aspecto nunca faltante cada mes, la eterna presentación de registros en el extracto no asociables a nada o a muchas cosas. La comparación entre los apuntes contables de la empresa contra las cuentas bancarias.

FS2 AUTOBANK, HERRAMIENTA PARA ALIVIAR ESTAS PROBLEMATICAS

Ante las problemáticas descritas tenemos una opción con un alto nivel de satisfacción y alivio a la gestión de tesorería. FS2 Autobank es una solución integrada en el entorno SAP ( S/4HANA , ECC, y otros sistemas SAP) que permite la digitalización de los extractos bancarios sean de tipo impreso, PDF, Excel u otros. El sistema se encargará de enlazar la información al interior de cada documento con sus respectivos apuntes contables.

La automatización de la conciliación bancaria se consigue con el reconocimiento de datos del extracto bancario por medio de herramientas de identificación de los caracteres sobre las imágenes para posteriormente ser volcados al sistema SAP de forma ordenada, clasificada y categorizada, lo que permite ahorrar tiempo y minimizar errores.

Sin embargo, es habitual encontrar:

  • La presencia de comisiones bancarias de diferentes valores.
  • Más de un movimiento bancario para una misma factura

Estas son situaciones que el sistema podrá sortear en la gran mayoría de casos conforme a una apropiada parametrización. Aun así, en aquellos pequeños porcentajes de casos donde quedan rezagos de movimientos bancarios que no pudieron ser exitosamente asociados a movimientos contables / facturas, nuestro sistema los hará fácilmente visibles para poder investigarlos y gestionarlos.

El grado estimado de automatización esperado oscila entre el 90 al 95% de los datos, generando un claro alivio a la carga laboral en la empresa relacionada con la transcripción de información de extractos, validación y homologación.

Por todo ello consideramos que FS2 Autobank es la solución más idónea para la gestión del flujo de caja y conciliación de extractos bancarios en tu empresa. Si tienes dudas de la solución o quieres una demostración no dudes en contactarnos.

 

FDO: Karina Cantor

 

 


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Facturación Electrónica en Colombia

Colombia, al igual que muchos otros países latinoamericanos, está apostando fuerte por la facturación electrónica, pero ¿Están las empresas colombianas preparadas para emitir y recibir facturas electrónicamente? ¿cuáles son los últimos cambios llevados a cabo por la DIAN?

¡!Te lo explicamos todo en el siguiente artículo¡¡

Un poco de historia

En abril de 2016, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emprendió el “Plan Piloto de Factura Electrónica”. Fue un proyecto en el que participaron 58 empestas colombianas, con el fin de detectar y corregir posibles errores en el modelo de facturación.

El 29 de Diciembre de 2017, se publicó un decreto en el cual se exponía que; todas las empresas que solicitaron rangos de numeración para factura electrónica conforme al decreto 1929 durante los cinco años anteriores, tenían seis meses para sumarse a la facturación electrónica”.

El pasado 5 de Mayo de 2020, se publicó la Resolución 000042, a través de la cual se da a conocer las definiciones, condiciones y fechas que se deben seguir para la implementación de la facturación electrónica en el ámbito Nacional Colombiano, siendo el 1 de Noviembre de ese mismo año, la fecha inicial para que todas las empresas se sumasen a esta implementación.

¿Qué objeto tiene acatar la norma?

El objetivo principal es que entre los contribuyentes del país se puedan reducir las altas tasas de evasión fiscal de Colombia y minimizar los costos económicos, aumentar la sostenibilidad e incrementar la eficiencia en las empresas

 ¿Cuáles son las principales exigencias del conglomerado de normas vigentes?

1. Todas las facturas electrónicas requieren validación por la DIAN previamente a su expedición.

2. Los fallos de comunicación electrónica que impidan la validación previa deberán corregirse antes de 48 horas.

3. La facturación electrónica aplica a las operaciones de compra y venta de bienes y servicios, pagos de nómina, exportaciones, importaciones y los pagos a favor de “no responsables” del impuesto sobre las ventas (IVA).

4. En el año 2020, solo se permitirá la facturación del 30% de los impuestos descontables, reduciendo dicho porcentaje al 20% y 10% para los años 2021 y 2022 respectivamente.

5.La DIAN ofrece un facturador gratuito para empresas o personas que no realicen grandes operaciones. Para las empresas con grandes operaciones que quieran soportar su facturación ante la DIAN, podrán optar por el uso de proveedores tecnológicos o por mecanismos propios de facturación.

6.Las empresas que no facturen electrónicamente no se le permitirá la deducción de sus gastos de la renta.

7.Las empresas que contraten los servicios de un proveedor de facturación electrónica pueden suscribir pólizas de responsabilidad fiscal ante los eventuales inconvenientes que se presenten frente a la DIAN en relación con el reporte enviado.

8.La facturación electrónica implica tanto la emisión de facturas electrónicas, como la recepción de las facturas de proveedores.

¿Cuáles son los cambios más recientes?

1.Simplificación de las responsabilidades fiscales, dentro de la que se incluye un valor que identifica la situación de no ser responsable fiscal.

2.Reducción de 12 a solo 3 categorías o tipos de documentos electrónicos (Estándar, AIU y Mandatos).

¿Qué consecuencias tiene incumplir la norma?

Por ejemplo, Una empresa que expida factura sin los requisitos solicitados por la DIAN, puede afrontar multas equivalentes al 1 % del valor de las operaciones facturadas, sin exceder un máximo de 950 UVT; aproximadamente 32 millones de pesos. Por no cumplir con los plazos la multa será hasta de 15.000 UVT.

El artículo 657 contempla el cierre temporal del establecimiento a todas aquellas empresas que reincidan en el incumplimiento de los requisitos legales para la generación de facturas electrónicas.

 ¿Qué puedo hacer si no cuento con un sistema adaptado a la recepción de facturación electrónica?

En AmyPro contamos con una amplia trayectoria en la recepción de archivos de facturas electrónicas e integración con el ERP. Ofrecemos el servicio de recepción de facturas de terceros, validación de la información y ajuste de los mecanismos de estructuración conforme a los cambios normativos que se presenten.

Para más Info sobre la legislación vigente:

https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000042%20de%2005-05-2020.pdf

¿Tienes dudas? Puedes contactarnos aquí:

https://amypro.es/contactanos/

Fdo: Karina Cantor