La Automatización Robótica de Procesos, también conocida por sus siglas en inglés como (RPA), es una tecnología de software que permite crear robots (bots, algoritmo o software) de una forma fácil y ágil a partir de una serie de reglas establecidas. Gracias a esta tecnología, conseguimos automatizar las diferentes acciones manuales repetitivas con alto volumen de información, permitiendo a los empleados dedicarse a tareas de mayor valor para la empresa, y a su vez, reduciendo los posibles errores humanos. Es una tecnología relativamente nueva y es muy rápida de implementar.
¿Qué puede hacer un robot RPA?
- Archivos: Puede crear, leer, editar archivos como hojas de cálculo, archivos de texto.
- Directorios o carpetas: Crear, editar nombres, eliminarlos, saber la cantidad que hay en un directorio específico, mover documentos…
- Aplicaciones de escritorio o web: puede navegar en las diferentes opciones del sistema, loguearse con un usuario y contraseña que le asignemos, navegar y cargar información de formularios y esperar respuestas de estos sistemas e interactuar con cualquier interfaz gráfica.
- Correo electrónico: puede enviar y recibir correos, descargar información tanto del texto del correo como de los archivos adjuntos.
- Bases de datos: Consultar y agregar datos, editar y eliminar datos.
- Tomar decisiones simples: Decisiones sencillas sin alta complejidad.
- Realizar cálculos: cálculos numéricos, métricas, operaciones matemáticas, porcentajes, etc.
- Reconocer imágenes: Con la ayuda de la tecnología OCR que nos permite reconocer texto a través de imágenes.
Beneficios del RPA
1.- Aumento de la productividad de los empleados
La Automatización Robótica de Procesos acelera los flujos de trabajo y hace que los empleados de una empresa queden liberados de tareas repetitivas y tediosas, pudiendo dedicar más tiempo a tareas delicadas, complejas y de mayor valor.
2.- Ahorra tiempo y costes
Las tareas repetitivas suponen una gran inversión de tiempo y dinero. Un robot es mucho más rápido que el ser humano, pueden realizar una mayor cantidad de trabajo, nunca se cansan y trabajan ininterrumpidamente los 365 días del año.
3.- Integración
Las mejores soluciones de RPA, pueden combinarse e integrarse con otras tecnologías como OCR e Inteligencia Artificial (IA). Además, pueden adquirir diversas funcionalidades, tales como la firma certificada, validación de flujos, la trazabilidad, el reporting, o la validación de firmas digitalizadas, entre otros.
4.- Mejora de la analítica
Los resultados que obtenemos de los robots son precisos y sin errores, conociendo estos datos en tiempo real, lo que mejora la calidad de la analítica en el proceso permitiendo una correcta toma de decisiones. Además, se podrán añadir más robots cuándo haya más carga de trabajo.
5.- Eficiencia
Mejora la eficiencia de los procesos entre un 50 y un 90% ya que se invierte menos tiempo y recursos de procesamiento.
6.- No intrusivo
El RPA se puede instalar sin interferir en los sistemas, ya que no se necesita la intervención del departamento de IT.
Casos de uso de RPA
A continuación, nombramos algunos casos de uso de RPA:
1.- Alta proveedores, clientes y nuevos empleados
Este procedimiento sucede cuando damos de alta en el sistema de nuestra empresa a un proveedor, un cliente o un nuevo empleado. Debemos incluirlos dentro de las gestiones operativas como, por ejemplo, Razón social, CIF, datos bancarios etc, para proveedores, datos de facturación, contratos, anexos etc, para clientes o imputación de horas, de gastos, generar un nuevo e-mail, etc, para nuevos trabajadores. Un sistema RPA es capaz de realizar todas estas tareas en poco tiempo, sin errores, y sin la necesidad de intervención humana.
2.- Mantenimiento de proveedores, clientes y nuevos empleados
Basándonos en el ejemplo anterior, si necesitamos actualizar los datos de nuestros empleados, realizar un nuevo contrato con nuestro proveedor, o modificar algún dato de nuestros clientes, lo podremos conseguir con el sistema RPA ya que es capaz de automatizar procesos que desencadenan de otros eventos.
3.- Atención al cliente
Actualmente, nuestros clientes buscan inmediatez y respuestas en el menor tiempo posible de todas sus consultas o reclamos. Gracias a la “Automatización de Procesos”, es posible reconocer estas consultas o reclamos, para luego clasificarlas por categorías y asegurar que sean derivadas al departamento o áreas adecuadas para una rápida resolución.
4.- Procesamiento de facturas y nóminas
En el caso de las nóminas, es una tarea repetitiva, que sucede todos los meses, en la cual incluimos una gran cantidad de datos. El riesgo de errores puede retrasar los pagos del personal. RPA puede verificar la hoja de asistencia de los empleados, las horas trabajadas, horas extras, generar ganancias y deducciones etc, evitando así fallos y retrasos en los pagos.
Lo mismo pasa con el procesamiento de facturas, ya que implica una gran cantidad de datos a registrar y una gran cantidad de facturas que se deben procesar. Puede dar lugar a errores y a su vez pueden llevar a demoras en los pagos a nuestros proveedores. Gracias a la tecnología RPA, podemos Automatizar dicho proceso, minimizando errores, cumpliendo las leyes y los plazos de pago.
5.- Comparación de precios
El personal encargado del departamento de compras está en constante búsqueda del precio adecuado en la adquisición de la materia prima o productos que necesitan para fabricarlos, ya que esto repercute en los ingresos de la compañía. Con la implementación de RPA este proceso de investigación se automatiza y se ahorra mucho tiempo y dinero ya que son los bots los encargados de comparar en el mercado precios, cualidades y calidad de diferentes proveedores. El resultado: las empresas pueden obtener sus productos al mejor precio posible y con la mejor calidad.
6.-Actualizaciones de CRM
Realizar nuevas entradas y actualizaciones en nuestro CRM suele ser bastante tedioso, es por ello que con la ayuda del RPA, se optimiza este proceso en la recopilación de los datos del contacto, identifica los datos que puedan faltar, actualiza la información, y además de ello, rastrea la web para encontrar información de prospectos logrando enriquecer la lista de contactos existente.
Sin lugar a duda, la RPA, es una de las tecnologías de la industria 4.0, que llegó para quedarse y que nos ofrece un amplio abanico de posibilidades en cuanto a su implementación en las diferentes áreas de la empresa debido a su eficiencia y operatividad.
En AmyPro, contamos con sistemas de RPA que pueden ayudarte en la optimización de los procesos en todas las áreas de tu organización. Contáctanos o solicítanos una demo y nuestro equipo de profesionales analizará los procesos actuales de tú empresa, para así poder recomendarte los posibles caso de uso que más se adapten a tus necesidades.
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