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AUTOMATIZACIÓN INTELIGENTE: Cómo CEPSA ha optimizado la recepción de sus facturas de la mano de Amypro Solutions

CASO DE ÉXITO: Cepsa, es una de las compañías de referencia más importantes del sector energético, con presencia en los cinco continentes y con más de 90 años de trayectoria en el mercado. Es una de las compañías internacionales líderes en el compromiso con la movilidad y la energía sostenible y actualmente se encuentra entre las diez primeras empresas de Europa por volumen de facturación.

Este gran volumen de facturación requiere una implementación en sus acciones internas enfocadas dentro del entorno SAP, para mejorar la recopilación de datos en todas sus facturas entrantes.

Para poder gestionar todos sus procesos internos, CEPSA conocía y tenía implementado las herramientas de Kofax Capture y Kofax Transformation, pero necesitaba mejoras y optimizaciones en los procesos de automatización.

¿Cuáles eran las dificultades y desafíos por los que atravesaba Cepsa?

Dado a su gran volumen de facturación, Cepsa necesitaba modernizar y optimizar los procesos en sus departamentos de “cuentas por pagar”.

Como paso inicial en su camino a la “Transformación Digital”, Cepsa, necesitaba ampliar las características y necesidades de las herramientas actuales de automatización de facturas que tenían implementadas, Kofax Capture y Kofax Transformation por una más completa y con mayor funcionalidad, que permitiese mejorar sus procesos internos de negocio, en este caso la “Automatización de facturas de Proveedor”

 ¿Cómo lo hicimos?

Nuestro Caso de éxito: Cepsa confió en nosotros para llevar a cabo la automatización y modernización del proceso de facturación para así mejorar la productividad, optimizar el flujo de caja, llevar un mejor control de sus procesos internos y mejorar la relación con sus proveedores. Nuestros profesionales analizaron y auditaron las necesidades que presentaba CEPSA en ese momento, y es ahí donde se les propuso como solución la herramienta Kofax Total Agility  como plataforma de factura OCR, una plataforma más moderna, más completa y con mayor funcionalidad, ejecutando así el proyecto, minimizando la gestión de cambios por parte del usuario y obteniendo una mejora en la usabilidad de la herramienta.

Por lo tanto, conseguimos pasar de una plataforma de Captura (KC-KTM) a una plataforma de “Automatización Inteligente” (Kofax Total Agility) debido a sus características para la automatización de procesos y la integración con otros módulos, subprocesos y componentes externos o de terceros, permitiendo implementar la automatización con los procesos de Captura dirigidos. Está plataforma, permitió su integración con VIM  (solución de gestión de facturas de proveedor en SAP) y OpenText (repositorio y gestor documental), dos de las plataformas para SAP que ya tenía el cliente para la “Automatización de Facturas”

¿Qué resultados logramos en CEPSA?

Gracias a la auditoria de AmyPro como partner especializado en los productos de Intelligent Automation y  Kofax, como socio colaborador y líder mundial en soluciones de automatización y captura inteligente, CEPSA ha alcanzado unos resultados y mejoras visibles gracias a la implementación de la plataforma KTA:

  1. El nivel de automatización se mejora en un 95%.
  2. Se redefinen algunos procesos que se adaptan a los requisitos legales y de cumplimiento, basándose en la herramienta BPM que ofrece KTA.
  3. Reestructuración del área de negocio.
  4. Mejora en la extracción online de datos de hasta un 100%
  5. Ahorro de tiempo en los procesos y contabilidad de facturas.
  6. Automatización de flujos de trabajo en caso de fallo.
  7. Mejor seguimiento de los procesos internos.

Esta solución ha mejorado tanto las métricas de la compañía como la gestión de datos para el entorno SAP y la aparición de ventajas sobre los productos de su competencia. De esta forma, existe la posibilidad de añadir nuevos procesos de negocio y otro tipo de documentos como los de RRHH, en caso de ser necesarios.

Actualmente seguimos colaborando con Cepsa actualizando su plataforma, mejorando sus procesos y extendiendo estas mejoras a otros países de su compañía.

¿Te ha parecido interesante este caso? ¿Quieres implementarlo en tu empresa?

En AmyPro, analizamos los procesos y las formas de trabajar de las compañías.

Contáctanos y nuestro equipo de profesionales analizará los procesos, realizará un diagnóstico completo y te explicará las posibles soluciones que se adecuen a tus necesidades. 

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