“RECEPCIÓN DE FACTURAS EN FORMATO PDF”

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“RECEPCIÓN DE FACTURAS EN FORMATO PDF”

No son pocas las empresas que nos preguntan y se interesan por saber cuáles son las ventajas de recibir las facturas electrónicamente y que requisitos se deben cumplir para que una factura recibida en formato PDF sea válida.

En este artículo, os contaremos precisamente estas cuestiones, que ventajas tiene recibir las facturas en formato PDF y que requisitos se deben cumplir para que la factura electrónica sea igual de válida que las facturas en papel.

¿Qué supone la recepción de las facturas en PDF para las empresas?

La recepción y emisión de las facturas en formato papel, resulta un trabajo tedioso para los Departamentos de Facturación”. Las personas encargadas en estos departamentos de tramitar las facturas recibidas de nuestros proveedores, lo han de hacer de manera manual, primero registrando las facturas con todos sus datos y segundo, poniéndolas en custodia durante todo el periodo de conservación establecido para cumplir la Ley.

¿Qué supone este procedimiento para el trabajador? Recibir la factura en papel y registrarlas de manera manual hace que aumenten los tiempos de gestión y a su vez, hace que aumente la probabilidad de error durante el proceso.

¿Qué supone este procedimiento para la empresa? Sin lugar a duda, esta gestión supone para las empresas, ya sean de mayor o menor tamaño, un aumento de “costes” .

Es por ello, que todas las empres de mayor o menor volumen, deberían de Automatizar los procesos de recepción de Facturas de Proveedor”

¿Qué ventajas tiene recibir las facturas en formato PDF?

Si establecemos en nuestra empresa un modelo de recepción de factura en formato PDF, las personas encargadas de tramitarlas, conseguirán reducir los tiempos en la gestión de las facturas, pudiendo así dedicarse a otras funciones de gran valor en la empresa. Además, verán cómo se reduce la intervención manual. Esto supone una drástica disminución de probabilidad de error durante todo el proceso, consiguiendo así ser más eficientes.

Las empresas verán como disminuyen los gastos de gestión en el procesamiento de las facturas recibidas en formato PDF con lo que conseguirán obtener un ahorro en de costes.

¿Qué validez tienen las facturas recibidas en formato PDF?

Las facturas recibidas en PDF tienen la misma validez que las facturas recibidas en papel, siempre y cuándo se cumplan unos requisitos mínimos que establece el Departamento de Gestión Tributaría de la AEAT.

Según el Real Decreto 1619/2012 de 30 de Noviembre, las facturas recibidas y expedidas en formato PDF, son consideradas facturas electrónicas y por lo tanto, tienen la misma validez que una factura en papel, aunque esta no haya sido firmada digitalmente.

Sin embargo, una factura recibida en papel y escaneada posteriormente para su custodia o archivado, NO se considera factura electrónica.

La conservación de las facturas electrónicas debe asegurar su legibilidad en formato original, sin necesidad de tener que guardarlas en papel (evitamos extravíos y reducimos el uso del papel en nuestra empresa)

¿Qué requisitos debe cumplir la factura en PDF?

Para que una factura electrónica (factura en PDF recibida o expedida por correo electrónico) y una factura en papel sea válida, deben cumplir los siguientes requisitos de garantía:

  • La factura siempre deberá de contener los datos del emisor y receptor (razón social, CIF, y domicilio), un número que la identifique y la fecha de expedición.
  • Deberemos describir los productos o servicios contratados o prestados, así como el importe de estos servicios desglosando el IVA (esto último es un requisito indispensable para cualquier factura ya sea electrónica o no).
  • El cliente, siempre debe dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas en PDF mediante un email. En dicha autorización, que debe ser expresa y por escrito, se debe indicar la cuenta de envío y recepción de las facturas, para evitar así posibles errores.
  • Se debe garantizar la autenticidad del origen e integridad del documento. Por ello, se aconseja y acostumbra a utilizar la dirección de correo corporativo de la empresa. El formato recomendado para la recepción y emisión de las facturas suele ser en PDF, ya que con este formato no se puede alterar el contenido de las facturas.

Sobre este último punto, para la gestión de la factura en SAP, se suele almacenar el correo del emisor asociado al registro de la aplicación (en este caso FS2 Accounts Payable), lo que ayudará a identificar de un vistazo rápido el documento original de la factura.

Tras el cumplimiento de estos requisitos y tras la nueva Ley , quedaría suprimida la condición de la firma mediante certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria en las facturas en PDF.

Si quieres saber más, ponte en contacto con nosotros y te informaremos más detalladamente sobre la “facturación electrónica”.

 

FDO: Noelia Vaqueriza