Author Archives: Noelia Vaqueriza

  • 0

“RECEPCIÓN DE FACTURAS EN FORMATO PDF”

No son pocas las empresas que nos preguntan y se interesan por saber cuáles son las ventajas de recibir las facturas electrónicamente y que requisitos se deben cumplir para que una factura recibida en formato PDF sea válida.

En este artículo, os contaremos precisamente estas cuestiones, que ventajas tiene recibir las facturas en formato PDF y que requisitos se deben cumplir para que la factura electrónica sea igual de válida que las facturas en papel.

¿Qué supone la recepción de las facturas en PDF para las empresas?

La recepción y emisión de las facturas en formato papel, resulta un trabajo tedioso para los Departamentos de Facturación”. Las personas encargadas en estos departamentos de tramitar las facturas recibidas de nuestros proveedores, lo han de hacer de manera manual, primero registrando las facturas con todos sus datos y segundo, poniéndolas en custodia durante todo el periodo de conservación establecido para cumplir la Ley.

¿Qué supone este procedimiento para el trabajador? Recibir la factura en papel y registrarlas de manera manual hace que aumenten los tiempos de gestión y a su vez, hace que aumente la probabilidad de error durante el proceso.

¿Qué supone este procedimiento para la empresa? Sin lugar a duda, esta gestión supone para las empresas, ya sean de mayor o menor tamaño, un aumento de “costes” .

Es por ello, que todas las empres de mayor o menor volumen, deberían de Automatizar los procesos de recepción de Facturas de Proveedor”

¿Qué ventajas tiene recibir las facturas en formato PDF?

Si establecemos en nuestra empresa un modelo de recepción de factura en formato PDF, las personas encargadas de tramitarlas, conseguirán reducir los tiempos en la gestión de las facturas, pudiendo así dedicarse a otras funciones de gran valor en la empresa. Además, verán cómo se reduce la intervención manual. Esto supone una drástica disminución de probabilidad de error durante todo el proceso, consiguiendo así ser más eficientes.

Las empresas verán como disminuyen los gastos de gestión en el procesamiento de las facturas recibidas en formato PDF con lo que conseguirán obtener un ahorro en de costes.

¿Qué validez tienen las facturas recibidas en formato PDF?

Las facturas recibidas en PDF tienen la misma validez que las facturas recibidas en papel, siempre y cuándo se cumplan unos requisitos mínimos que establece el Departamento de Gestión Tributaría de la AEAT.

Según el Real Decreto 1619/2012 de 30 de Noviembre, las facturas recibidas y expedidas en formato PDF, son consideradas facturas electrónicas y por lo tanto, tienen la misma validez que una factura en papel, aunque esta no haya sido firmada digitalmente.

Sin embargo, una factura recibida en papel y escaneada posteriormente para su custodia o archivado, NO se considera factura electrónica.

La conservación de las facturas electrónicas debe asegurar su legibilidad en formato original, sin necesidad de tener que guardarlas en papel (evitamos extravíos y reducimos el uso del papel en nuestra empresa)

¿Qué requisitos debe cumplir la factura en PDF?

Para que una factura electrónica (factura en PDF recibida o expedida por correo electrónico) y una factura en papel sea válida, deben cumplir los siguientes requisitos de garantía:

  • La factura siempre deberá de contener los datos del emisor y receptor (razón social, CIF, y domicilio), un número que la identifique y la fecha de expedición.
  • Deberemos describir los productos o servicios contratados o prestados, así como el importe de estos servicios desglosando el IVA (esto último es un requisito indispensable para cualquier factura ya sea electrónica o no).
  • El cliente, siempre debe dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas en PDF mediante un email. En dicha autorización, que debe ser expresa y por escrito, se debe indicar la cuenta de envío y recepción de las facturas, para evitar así posibles errores.
  • Se debe garantizar la autenticidad del origen e integridad del documento. Por ello, se aconseja y acostumbra a utilizar la dirección de correo corporativo de la empresa. El formato recomendado para la recepción y emisión de las facturas suele ser en PDF, ya que con este formato no se puede alterar el contenido de las facturas.

Sobre este último punto, para la gestión de la factura en SAP, se suele almacenar el correo del emisor asociado al registro de la aplicación (en este caso FS2 Accounts Payable), lo que ayudará a identificar de un vistazo rápido el documento original de la factura.

Tras el cumplimiento de estos requisitos y tras la nueva Ley , quedaría suprimida la condición de la firma mediante certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria en las facturas en PDF.

Si quieres saber más, ponte en contacto con nosotros y te informaremos más detalladamente sobre la “facturación electrónica”.

 

FDO: Noelia Vaqueriza


  • 0

GESTIÓN REMOTA Y EFICIENTE DE LA DOCUMENTACIÓN

Consecuencias del Covid en las empresas.

Tras el impacto sufrido por el Covid-19 y la transición a la denominada “nueva normalidad”, las empresas se enfrentan en su día a día a continuos retos. Nos hemos visto obligados a adaptarnos a nuevas formas de teletrabajo, qué si bien es cierto que poco a poco se iban asentando en las empresas, con el SARS-CoV-2 hemos tenido que hacerlo en tiempo récord, por lo que las empresas han tenido que acelerar sus procesos de digitalización y automatización. Se pude decir que la eliminación del papel es inminente.

A estas problemáticas, hay que sumarles la cantidad de tiempo invertido por los empleados en sus jornadas laborales a la hora de buscar, ordenar, clasificar, modificar etc, toda la documentación que manejamos. Normalmente, esta nos llega desde muchas fuentes (por correo ordinario, a través de fax, email, incluso a través del móvil) y a través de muchos formatos (papel, PDF, documentos WORD…). Gestionar toda esta información puede suponernos un auténtico caos si no disponemos de una buena herramienta de Gestión Documental, haciendo perder a las empresas tiempo, dinero y eficiencia.

Además, debemos tener en cuenta que un proceso de digitalización implica saber cómo manejar toda la documentación  para cumplir con las leyes de Protección de datos gestionándolos y almacenándolos debidamente. Es muy importante que la herramienta de Gestión Documental elegida cumpla con las leyes que estén en vigor.

*La nueva ley RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) implantada hace unos años por la Unión Europea, regula la protección de los datos de todos los ciudadanos que vivan en la UE.

Oficinas sostenibles

Además de las problemáticas que surgen por no tener una buena estrategia de “Gestión Documental”, debemos resaltar y hacer hincapié en el “Impacto medioambiental” que  genera seguir trabajando con papel en nuestro Planeta.

“Se puede decir que digitalización es igual a sostenibilidad”.

Por esta razón, cada vez son más las empresas que apuestan por las oficinas sostenibles y responsables con el medio ambiente, que evitan el papel y deciden digitalizar todos sus procesos para reducir así el impacto medioambiental que estamos sufriendo. Estas son las llamadas “Oficinas sin Papel”, pero… ¿Saben cómo hacerlo? ¿Tienen las herramientas adecuadas para este cambio?

¡Conocemos la teoría, pasemos a la práctica!

Que ventajas tiene implementar un Software de gestión de contenido empresarial ECM

En estos tiempos de pandemia, una de las mayores ventajas que podemos resaltar es el poder disponer de la información de forma centralizada y permitir trabajar con ella desde cualquier lugar del mundo, ya sea en tu oficina, tu casa o incluso desde el móvil. Para ello, necesitamos un Software de gestión adecuado.

El ECM (Enterprise Content Management) engloba la gestión de documentos y la gestión de información. Este sistema nos asegura tener una información organizada y eficiente, la cual repercutirá directamente en la productividad empresarial.

 AmyPro es “Socio Tecnológico” del mayor fabricante europeo de software ECM: SER Group”.

SER Group, es una empresa dedicada a la gestión documental  y gestión de contenidos empresariales e identificada como VISIONARIOS en el último Cuadrante Mágico de Gartner”.

 

SER Group cuenta con una de las mejores herramientas de gestión documental en el mercado, su solución tecnológica DoxiS4 ECM. Gracias a esta herramienta, las empresas podrán decir adiós al papel para dar la bienvenida a la digitalización de documentos.

DoxiS4 es capaz de capturar, clasificar, procesar, validar y almacenar de manera centralizada toda la documentación recibida a través de las distintas formas y formatos descritos en párrafos anteriores.

En resumen, con DoxisS4 las empresas podrán conseguir:

  • Automatizar sus procesos, obteniendo una mayor eficiencia en su gestión. Por lo tanto, podremos Minimizar costes: Doxis4 digitaliza e indexa toda la correspondencia en papel, facturas, certificados, albaranes…eliminando los cuellos de botella y consiguiendo así más eficiencia y menos coste para la empresa.
  • Mejorar las comunicaciones tanto internas como externas: Gracias a DoxiS4, podremos tener acceso a toda la documentación tanto dentro como fuera de la compañía. Se podrán compartir documentos de manera segura con colaboradores externos.
  • Cumplir con las leyes. Todos los datos de nuestros procesos quedan archivados correctamente y solo podrán acceder las personas adecuadas. Nos aseguramos de que cumplimos las normativas que se encuentren en vigor en ese momento.
  • Compartir información de una forma segura y cumpliendo con los requerimientos de GDPR

Fdo: Noelia Vaqueriza

CONTACTANOS  o solicítanos una DEMO personalizada.

 

 

 

 


  • 0

BEST PRACTICES PARA ALCANZAR LA EXCELENCIA EN CUENTAS A PAGAR

Para garantizar una gestión ágil y eficiente en los pagos a proveedores, es imprescindible la Digitalización del proceso de Cuentas por Pagar. Esta es una etapa clave en la “Transformación Digital”que están viviendo cada vez más empresas. 

¿MI EMPRESA AÚN RECIBE FACTURAS Y ALBARANES EN PAPEL? 

Un proceso de recepción de facturas es más eficaz si conseguimos digitalizar la recepción de estas y automatizar la entrada de datos en nuestro ERP, optimizando aquellas partes del proceso que son más tediosas y reduciendo las tareas manuales.

¿CUÁLES SON LOS DESAFÍOS Y LAS PROBLEMÁTICAS MÁS COMUNES A LOS QUE SE ENFRENTAN LOS DEPARTAMENTOS DE CUENTAS POR PAGAR? 

1. La gran variedad de formatos y métodos de entrega de facturas de proveedor: vía email, portal web, PDF, Word, papel… Poder administrarlas supone un gran desafío para las empresas, ya que su ciclo de vida es:

  • Recepción y administración de la factura.
  • Ingresar los detalles de las facturas en SAP.
  • Archivar correctamente y por el periodo de tiempo adecuado todas las facturas.

2. El 15% de las facturas tienen excepciones:  

  • Comunicación deficiente con el proveedor (los cambios de precios o acuerdos acordados con el proveedor no se registran correctamente en SAP)  
  • Se registran cantidades erróneas e incluso existen demoras en el registro.  
  • La factura se envía a la entidad jurídica incorrecta y/o desde la entidad proveedora incorrecta. 
  • Moneda incorrecta, impuestos incorrectos y muchas más excepciones. 

3. En ocasiones, se duplican los pagos e incluso llegan a perderse facturas.  

4. Poca visibilidadde volúmenes, rendimiento ycuellos de botella.  

5. No es raro que los contratos estén vigentes, pero no se usen porque nadie conoce los término y condiciones más favorables.  

 6. Por último, se pierde un porcentaje significativo de oportunidades de aprovechar descuentos por pronto pago.  

¿QUÉ PODEMOS HACER PARA AFRONTAR ESTOS DESAFÍOS? 

Todos estos desafíos pueden abordarse seleccionando un Software adecuado, pero no solo ello se debería tener en cuenta.   Una buena medición de los departamentos de cuentas por pagar hará que se mejore su eficacia.  Hay dos KPImuy importantesy fáciles de medir:  

  • El número de facturas procesadas por FTE de cuentas a pagar refleja el coste de personal del proceso. Tópicos como el ingreso manual de los datos, las múltiples correcciones de datos, la tediosa colaboración y navegación a través de pantallas complejas contribuyen a una baja eficiencia. 
  • El tiempo de cicloestá estrictamente relacionado con la calidad del proceso y la capacidad de garantizar un comportamiento de pago predictivo, incluida la captura de todos los descuentos existentes más descuentos adicionales. Un tiempo de ciclo corto también asegura que los libros se cierren lo antes posible y que se eliminen las declaraciones financieras costosas.  

Detrás de todos estos obstáculos, y a consecuencia del COVID 19, las empresas han decidido acelerar sus procesos de registro de facturas y han dado el salto a la “Digitalización de Facturas de Proveedor”.

¿EN QUE CONSISTE DIGITALIZAR Y OPTIMIZAR EL PROCESO?

La Transformación Digital del proceso de cuentas a pagar, no solo consiste en digitalizar las facturas en papel para transformarlas en un documento electrónico (PDF), si no que implica cambiar todo el proceso implementando tecnologías y software que nos permitan pasar de trabajar con documentos en papel y tareas 100% manuales a digitalizar y optimizar tanto la recepción de las facturas, cómo la indexación manual de datos.

¿CÓMO OPTIMIZAMOS LA RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS? 

  • Pasando de la recepción de la factura en papel, a automatizar la recepción de las facturas vía correo electrónico.
  • Apostando por la Facturación Electrónica. Esta, cada vez se extiende a más países. Nos permite, no solo Automatizar la recepción, sino también la indexación de los datos en nuestro ERP.
  • Apostando por la implementación de Portales de Autoservicios de Proveedores, que habilitan una comunicación directa con el proveedor, para que pueda generar directamente la factura y pueda estar en todo momento informado del estado de pago de esta, reduciendo así las consultas e incidencias.  

¿CÓMO AUTOMATIZAMOS EL PROCESO DE INDEXACIÓN DE LOS DATOS Y LA CONTABILIZACIÓN? 

  • Podemos utilizar  tecnología RPA (Robotic Process Automation que nos permita automatizar la recepción del correo, capturando de forma automática la información y adjuntos que nos llegan.
  • A través de tecnología OCR (Optical Character Recognition) capaz de extraer de forma inteligente la información que viene en el documento, transformarla en Metadatos, e insertarla de forma automática en nuestro ERP.  
  • Habilitando “Reglas de Negocio” que permitan validar los datos recibidos de forma automática y en base a las excepciones, Enrutar la factura a la persona correspondiente de resolver la excepción en cada momento. 
  • Aplicando tecnología Machine Learning: esto permite que el sistema aprenda en base a acciones que se tomaron en el pasado para corregir errores futuros. 

¿QUÉ SE PUEDE ESPERAR GRACIAS A LA DIGITALIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DEL PROCEOS DE REGISTRO DE FACTURAS? 

  • Las empresas podrán obtener un ahorro de costes: los errores manuales son costosos y suponen una pérdida de tiempo del personal. Un proceso de facturación optimizado libera recursos y permite que las personas adecuadas hagan lo correcto en el momento adecuado.  
  • Con la facturación electrónica, podrás eliminar el papel en tú empresa, apostando por una Oficina Sostenible y reduciendo el Impacto Medioambiental que tenemos en la actualidad.
  • Las empresas obtendrán una mayor productividad en sus empleados: podrán dedicar tiempo a otras tareas importantes e imprescindibles para las empresas. 
  • Mejora la comunicacióncon los proveedores en tiempo real, optimizando la colaboración con ellos y permitiendo acelerar el proceso y eliminar excepciones.  
  • Optimiza el flujo de caja:resolver problemas de Cash Flowacelerando la resolución de problemas de pagos y mejorando los programas de descuento.  
  • Análisis detallado del procesoen tiempo real, así como la obtención de métricas diarias.  
  • Garantizar el cumplimiento legalde las facturas de proveedor.  

 Lleva a la excelencia tú Departamento de Cuentas a Pagar gracias a la Medición, Transformación, Automatización y Digitalización de tus facturas de Proveedor. 

 

Si quieres conocer más sobre cómo podemos optimizar tu proceso de cuentas a pagar y cuál es el Software más adecuado, contáctanos.

Fdo: Noelia Vaqueriza


  • 0

AmyPro Solutions en “Quién es Quién 2018”

Búscanos en la guía que identifica a los mejores socios para los proyectos SAP

Read More