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ECM – Gestión documental

Gestionar el contenido de información de una forma más rápida y sencilla.

El término ECM surge a raíz de la necesidad de gestionar el contenido de información de una forma más rápida y sencilla – dentro de las empresas – y acelerar los procesos de gestión documental.

¿Qué es ECM? Significado y beneficios

ECM conocido como gestión documental de contenido empresarial o por sus siglas en inglés, Enterprise Content Management, es un concepto asociado a la gestión y estrategia (documental) que recopila diferentes procesos, áreas, productos y soluciones dentro de la actividad global de cada empresa.

Gracias a la implementación de esta herramienta, la información recurrente para cada situación estará a disposición en tiempo y forma a lo largo de los procesos, tanto administrativos, ejecutivos o incluso, en la propia cadena de valor.

La característica principal de ECM es la reducción de la información y documentos de forma física, donde se consigue una mayor satisfacción de los trabajadores, socios, clientes y de la propia empresa. Asimismo, es una herramienta de gestión documental que facilita la integración con SAP.

Significado de las siglas ECM

ECM – Gestión documental - Enterprise

1. Enterprise

Hace referencia a la palabra “empresarial” y abarca todos los aspectos, departamentos, funciones, etc. que forman la empresa sea cuál sea el tamaño o sector de actividad.

Se recopilan aplicaciones para toda la organización uniendo el entorno corporativo con las diferentes áreas, conecta las actividades de cada departamento estableciendo un punto en común gracias a la información y aporta valor añadido a las acciones de la empresa.

Cada sector o departamento puede acceder a la información, procesos empresariales y tareas desde diferentes lugares.

ECM – Gestión documental - Content

2. Content

Son los archivos o contenidos en sí que se tratan dentro de la empresa. No tiene en cuenta el tipo de documento, formato o soporte como datos, tareas, procesos, procedimientos…

Su objetivo es agrupar todos los archivos, tengan una estructura organizada (por ejemplo asientos contables) o no (como correos electrónicos).

ECM – Gestión documental - Management

3. Management

El término “Management” se enfoca en el registro de todo tipo de información o documentación relevante. Para ello, se debe administrar de forma estructurada enfocada a la actividad de la organización, sus procesos, ediciones y archivados.

Se recopilan los datos y la información tratada en una “sala de digitalización”, se estructura y se pone a disposición de los trabajadores de forma consistente, fiable y segura.

Beneficios de ECM – Gestión documental

Gracias a la implementación de herramientas ECM para la gestión documental en tu empresa obtendrás numerosos beneficios como:

Proceso ECM

Gracias a la implementación de herramientas ECM para la gestión documental en tu empresa obtendrás numerosos beneficios como:

  1. Eliminar la información y documentos físicos en papel.
  2. Organizar la información no estructurada y revisar la estructurada, con el objetivo de ordenar los documentos según las necesidades de la empresa.
  3. Centralizar la información estructurada en un solo lugar, denominado “sala de digitalización”.
  4. Optimizar la toma de decisiones y tareas para mejorar y reducir los tiempos.
  5. Conseguir un valor añadido respecto a la competencia, gracias a la implementación de ECM obtendrás una ventaja competitiva.
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