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ECM – Gestión documental
Gestionar el contenido de información de una forma más rápida y sencilla.
El término ECM surge a raíz de la necesidad de gestionar el contenido de información de una forma más rápida y sencilla – dentro de las empresas – y acelerar los procesos de gestión documental.
¿Qué es ECM? Significado y beneficios
ECM conocido como gestión documental de contenido empresarial o por sus siglas en inglés, Enterprise Content Management, es un concepto asociado a la gestión y estrategia (documental) que recopila diferentes procesos, áreas, productos y soluciones dentro de la actividad global de cada empresa.
Gracias a la implementación de esta herramienta, la información recurrente para cada situación estará a disposición en tiempo y forma a lo largo de los procesos, tanto administrativos, ejecutivos o incluso, en la propia cadena de valor.
La característica principal de ECM es la reducción de la información y documentos de forma física, donde se consigue una mayor satisfacción de los trabajadores, socios, clientes y de la propia empresa. Asimismo, es una herramienta de gestión documental que facilita la integración con SAP.
Significado de las siglas ECM
1. Enterprise
Hace referencia a la palabra “empresarial” y abarca todos los aspectos, departamentos, funciones, etc. que forman la empresa sea cuál sea el tamaño o sector de actividad.
Se recopilan aplicaciones para toda la organización uniendo el entorno corporativo con las diferentes áreas, conecta las actividades de cada departamento estableciendo un punto en común gracias a la información y aporta valor añadido a las acciones de la empresa.
Cada sector o departamento puede acceder a la información, procesos empresariales y tareas desde diferentes lugares.
2. Content
Son los archivos o contenidos en sí que se tratan dentro de la empresa. No tiene en cuenta el tipo de documento, formato o soporte como datos, tareas, procesos, procedimientos…
Su objetivo es agrupar todos los archivos, tengan una estructura organizada (por ejemplo asientos contables) o no (como correos electrónicos).
3. Management
El término “Management” se enfoca en el registro de todo tipo de información o documentación relevante. Para ello, se debe administrar de forma estructurada enfocada a la actividad de la organización, sus procesos, ediciones y archivados.
Se recopilan los datos y la información tratada en una “sala de digitalización”, se estructura y se pone a disposición de los trabajadores de forma consistente, fiable y segura.
Beneficios de ECM – Gestión documental
Gracias a la implementación de herramientas ECM para la gestión documental en tu empresa obtendrás numerosos beneficios como:
- Organización de tareas más eficaz
- Mejorar preservación de la información corporativa
- Aumento de la productividad
- Procesos más rápidos y sencillos
- Correcta gestión del ciclo de vida de los documentos
- Mayor seguridad y control
- Búsquedas sencillas gracias al empleo de la inteligencia artificial (IA)
Proceso ECM
Gracias a la implementación de herramientas ECM para la gestión documental en tu empresa obtendrás numerosos beneficios como:
- Eliminar la información y documentos físicos en papel.
- Organizar la información no estructurada y revisar la estructurada, con el objetivo de ordenar los documentos según las necesidades de la empresa.
- Centralizar la información estructurada en un solo lugar, denominado “sala de digitalización”.
- Optimizar la toma de decisiones y tareas para mejorar y reducir los tiempos.
- Conseguir un valor añadido respecto a la competencia, gracias a la implementación de ECM obtendrás una ventaja competitiva.
AmyPro integra ECM en el entorno SAP
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