AUTOMATIZA LA RECEPCIÓN DE FACTURAS CON VIM

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AUTOMATIZA LA RECEPCIÓN DE FACTURAS CON VIM

SAP Vendor Invoice Management by OpenText, conocido también por sus siglas VIM, es una “Solución Empresarial” integrada en SAP que sirve para “optimizar” la gestión y procesamiento de las facturas de proveedor. 

¿CUÁLES SON LAS PROBLEMÁTICAS DEL PROCESAMIENTO DE FACTURAS DE PROVEEDORES?

La recepción y tramitación de facturas de proveedor, en sus diferentes formatos, ya sea en papel, pdf, xml…puede resultar un trabajo tedioso para las personas que componen los departamentos de cuentas a pagar. Tener que registrar los datos de todas las facturas que recibimos a diario puede llevarnos a errores humanos, por no hablar del tiempo que invertimos en realizar estas tareas.

Cuando hablamos de la recepción de facturas en papel, se complica aún más el proceso ya que debemos archivar y almacenar dichas facturas por el tiempo que establece la ley. Antes de almacenarlas y custodiarlas, debemos registrar todos los datos que componen una factura para su correcta gestión (datos cliente, importe, fechas de pago etc). Este proceso tan tedioso puede implicar una serie de problemas y errores que nos llevaran tiempo en su resolución y por tanto, perdida de eficiencia en su gestión:

  • Pérdida de la factura.
  • Errores al pasar los datos de manera manual.
  • Retrasos en los pagos a proveedores.
  • Comunicación entre departamentos.
  • Falta de visibilidad para el proveedor.

¿QUE PODEMOS HACER PARA OPTIMIZAR EL TRABAJO?

Disponer de una herramienta que sea capaz de “Optimizar” el procesamiento de todo el ciclo de vida de una factura de proveedor, sin necesidad a penas de intervención humana, hace que las empresas vean reducidos los costes económicos que implican estos procesos y los tiempos de gestión que invierten sus empleados, ayudándolas así a optimizar todos sus procesos de información y gestión.

¿Cómo podemos conseguir más eficiencia en la gestión de facturas de proveedor?

Gracias a la solución “Vendor Invoice Management” de OpenText.

Esta solución se implementa mediante un proceso controlado por el sistema, basado en “Reglas o Roles Empresariales” pre-configuradas. El procesamiento de las facturas controlado y centralizado garantiza que las periodificaciones de facturas se determinen sin el menor esfuerzo mediante la gestión de obligaciones, procesándose de forma precisa y realizando los pagos a proveedores en tiempo.

VIM se apoya en la Inteligencia Artificial” para simplificar tareas repetitivas y de igual forma, utilizando “Machine Learning”, aprende de las acciones realizadas por los usuarios, lo que permite al motor OCR (Intelligent Capture) mejorar el reconocimiento y extracción de los datos, reduciendo las validaciones manuales de los usuarios.

Permite acceder de forma inmediata a toda la información desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo, acciones muy necesarias tras la nueva normalidad y la demanda tan alta de teletrabajo. Los documentos se almacenan en un repositorio seguro (Archive Center) lo que imposibilita la perdida de la documentación.

Es capaz de clasificar y enviar automáticamente las excepciones en los datos de las facturas, junto con los documentos necesarios, a las personas adecuadas para su correspondiente resolución.

El proveedor tendrá mayor visión del estado de sus facturas ya que el sistema permite el envío de notificaciones automáticas al proveedor, así como envío de comunicaciones cuando el usuario está procesando una factura. De igual forma, el proveedor dispondrá de un portal para conocer el estado exacto de sus facturas y su previsión de pago.

Dada su gran versatilidad, VIM se integra con otras soluciones de SAP como ARIBA Network, Business Intelligent, FIORI, Bots conversacionales … y no sólo sirve para procesar facturas ya que en las últimas versiones podemos procesar otros tipos de documento como pueden ser los albaranes o pedidos de venta entre otros.

Adicionalmente se integra con otras soluciones de gestión de la información (EIM) OpenText para SAP como puede ser Extended ECM for SAP para dar una visión más global de los proveedores y sus datos relacionados (facturas, pedidos, solicitudes, etc).

Si aún no has actualizado tú versión de VIM,  no te pierdas nuestro artículo en dónde te explicamos las ventajas de la solución y los beneficios que obtendrás al actualizarla.

 ¿Por qué AmyPro?

En AmyPro, trabajamos con soluciones líderes en el mercado. Nuestro equipo certificado, con más de quince años de experiencia en implantaciones de la solución de SAP Vendor Invoice Management by Opentext, te ayudará a optimizar la recepción y procesamiento de tus facturas de proveedor.

FDO: Noelia Vaqueriza